42.6.5.3 Datenübermittlung in FinanzOnline

42.6.5.3.1 Zulassung zur Datenübermittlung in FinanzOnline

§ 10 Abs. 1 Sonderausgaben-DÜV regelt die Zulassung zum Verfahren der Sonderausgaben-Datenübermittlung in FinanzOnline. Mit der Zulassung ist zugleich für das Verfahren zur Ermittlung des vbPK SA des Zuwendenden sichergestellt, dass daran nur Organisationen teilnehmen, für die ein vbPK SA zur Erfüllung ihrer Verpflichtung aus § 18 Abs. 8 EStG 1988 zu ermitteln ist.

Teilnehmer an der Sonderausgabendatenübermittlung werden auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen in der "Liste begünstigter Einrichtungen (zB Spenden, Kirchen, Versicherungen)" veröffentlicht.

Es ist zwischen einer amtswegigen Zulassung und einer antragsgebundenen Zulassung im Rahmen eines bescheidförmigen Verfahrens zu unterscheiden.

Folgenden Organisationen wird gemäß § 10 Z 1 der Verordnung der Zugang für die FinanzOnline-Teilnahme von der Finanzverwaltung ohne Antrag ermöglicht:

1. 1. Eine Organisation, die auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen als spendenbegünstigt ausgewiesen ist (§ 4a Abs. 8 EStG 1988).
2. 2. Die Österreichische Akademie der Wissenschaften.
3. 3. Das Österreichische Archäologische Institut.
4. 4. Das Institut für Österreichische Geschichtsforschung.
5. 5. Die Österreichische Nationalbibliothek.
6. 6. Das Österreichisches Filminstitut gemäß § 1 des Filmförderungsgesetzes, BGBl. Nr. 557/1980.
7. 7. Das Bundesdenkmalamt.
8. 8. Der Bundesdenkmalfonds gemäß § 33 des Denkmalschutzgesetzes, BGBl. Nr. 533/1923.
9. 9. Die Internationale Anti-Korruptions-Akademie (IACA).
10. 10. Die Diplomatische Akademie.
11. 11. Ein Landesfeuerwehrverband und eine freiwillige Feuerwehr. Der Österreichische Bundesfeuerwehrverband hat dem Bundesministerium für Finanzen die Landesfeuerwehrverbände und die Bezeichnungen der freiwilligen Feuerwehren im Bundesgebiet für die Teilnahme an der Datenübermittlung bekannt zu geben und allfällige nachträgliche Änderungen zu melden.

Andere als in Rz 12037 genannte übermittlungspflichtige Organisationen (zB ein Museum oder eine Universität), haben beim Finanzamt Österreich den Antrag zu stellen, als Teilnehmer am Verfahren zur Übermittlung von Sonderausgabendaten in FinanzOnline zugelassen zu werden. Dafür steht das amtliche Formular "Spend 1" zur Verfügung. Das Finanzamt Österreich hat mit Bescheid festzustellen, ob die Voraussetzungen für die Datenübermittlung vorliegen. Jede Änderung der tatsächlichen Verhältnisse, die auf die Zulassung von Einfluss ist, ist dem Finanzamt Österreich innerhalb eines Monates zu melden. Gegen einen ablehnenden Bescheid kann Beschwerde erhoben werden.

Für eine unmittelbar aufgrund des Gesetzes spendenbegünstigte Einrichtung (zB ein Museum) ist solange kein Antrag gemäß § 10 Abs. 1 Z 2 Sonderausgaben-DÜV erforderlich, solange sie ausschließlich Zuwendungen vereinnahmt, für die sie keine Datenübermittlungsverpflichtung trifft (Spenden ohne Datenbekanntgabe). Der Umstand, dass die Einrichtung keine Maßnahmen zur Erfüllung der Spendenbegünstigung getroffen hat, zieht in diesem Fall für den Bestand der Spendenbegünstigung keine negativen Rechtsfolgen nach sich.

Sobald Zuwendungen angenommen werden, für die die Datenübermittlung durch Bekanntgabe der Identifikationsdaten begehrt wird, ist die Organisation zur Datenübermittlung und Antragstellung gemäß § 10 Abs. 1 Z 2 Sonderausgaben-DÜV verpflichtet. Kommt die Einrichtung der Datenübermittlungsverpflichtung auch nach Aufforderung durch das zuständige Finanzamt nicht nach, kann ihr ein Zuschlag zur Körperschaftsteuer iHv 20 % der zugewendeten Beträge vorgeschrieben werden (siehe Rz 12013).

Die Zulassung zur Datenübermittlung mit Bescheid bestätigt zugleich, dass der Teilnehmer eine sonderausgabenbegünstigte Organisation ist.

Insbesondere folgende Institutionen haben im Rahmen der Antragstellung offen zu legen, dass die jeweiligen materiell-rechtlichen Tatbestandsvoraussetzungen für die Spendenbegünstigung und die Registrierung vorliegen:

• Forschungsförderungsfonds gemäß § 4a Abs. 3 Z 2 EStG 1988 sowie Forschungseinrichtungen gemäß § 4a Abs. 3 Z 4 bis Z 5 EStG 1988
• Gemeinnützige und gewinnlose Forschungsstiftungen (§ 4a Abs. 3 Z 2a EStG 1988)
• Museen von Körperschaften öffentlichen Rechts (§ 4a Abs. 4 lit. b EStG 1988; zum Begriff "Körperschaft öffentlichen Rechts" siehe KStR 2013 Rz 36; zum Begriff "Museum" siehe Rz 12041, Rz 12042 und Rz 12043)
• Privatmuseen mit überregionaler Bedeutung (§ 4a Abs. 4 lit. b EStG 1988, siehe dazu Rz 12044)

Eine Einrichtung ist als steuerlich begünstigtes "Museum‟ zu qualifizieren, wenn bestimmte Qualitätskriterien (Rz 12042) erfüllt sind. Diese beruhen auf den "Ethischen Richtlinien für Museen‟ des Internationalen Museumsrates (International Council of Museums - ICOM).

Die "Ethischen Richtlinien‟ spiegeln Prinzipien wider, die in der internationalen Museumswelt allgemein anerkannt sind. Danach ist ein Museum eine ständige, der Öffentlichkeit zugängliche Einrichtung im Dienst der Gesellschaft und ihrer Entwicklung, die zu Studien-, Bildungs- und Unterhaltungszwecken materielle Zeugnisse von Menschen und ihrer Umwelt beschafft, bewahrt, erforscht, bekannt macht und ausstellt.

Folgende Voraussetzungen müssen für die Qualifikation als Museum erfüllt sein:

1. 1. Eine Organisation, die auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen als spendenbegünstigt ausgewiesen ist (§ 4a Abs. 8 EStG 1988).
2. 2. Die Österreichische Akademie der Wissenschaften.
3. 3. Das Österreichische Archäologische Institut.
4. 4. Das Institut für Österreichische Geschichtsforschung.
5. 5. Die Österreichische Nationalbibliothek.
6. 6. Das Österreichisches Filminstitut gemäß § 1 des Filmförderungsgesetzes, BGBl. Nr. 557/1980.
7. 7. Das Bundesdenkmalamt.
8. 8. Der Bundesdenkmalfonds gemäß § 33 des Denkmalschutzgesetzes, BGBl. Nr. 533/1923.
9. 9. Die Internationale Anti-Korruptions-Akademie (IACA).
10. 10. Die Diplomatische Akademie.
11. 11. Ein Landesfeuerwehrverband und eine freiwillige Feuerwehr. Der Österreichische Bundesfeuerwehrverband hat dem Bundesministerium für Finanzen die Landesfeuerwehrverbände und die Bezeichnungen der freiwilligen Feuerwehren im Bundesgebiet für die Teilnahme an der Datenübermittlung bekannt zu geben und allfällige nachträgliche Änderungen zu melden.
12. 1. Die Einrichtung muss über eine schriftliche und publizierte Satzung, ein Statut oder ein anderes allgemein zugängliches Dokument verfügen, das seinen rechtlichen Status, seinen Auftrag, seine Dauerhaftigkeit und seinen Zweck klar darlegt.
13. 2. Die Einrichtung muss fachlich geleitet werden, ihre Sammlung muss fachmännisch betreut werden und wissenschaftlich ausgewertet werden können.
14. 3. Der Einrichtung müssen die erforderlichen materiellen und personellen Ressourcen zu Verfügung stehen, die die Erfüllung ihre Aufgaben langfristig zu gewährleisten. Dazu ist insbesondere erforderlich:
15. a) Es müssen ausreichende finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, um den Betrieb zu ermöglichen und weiter entwickeln zu können. Die finanzielle Gebarung muss ordnungsmäßig sein und nachvollziehbar dokumentiert werden.
16. b) Es muss eine von Größe, Angebotsvielfalt und Öffnungszeiten abhängige ausreichende Personalausstattung vorhanden sein.
17. c) Es müssen angemessene Räumlichkeiten und ein geeignetes Umfeld vorhanden sein.
18. 4. Die Einrichtung und ihre Sammlung(en) müssen allen Interessierten zu angemessenen, regelmäßigen Zeiten zugänglich sein.
19. 5. Die Einrichtung muss über eine Sammlung authentischer Objekte von kulturellem und oder historischem Wert verfügen, die in einen genetischen und funktionellen Zusammenhang gebracht und ordnungsgemäß verwaltet werden. Dazu ist insbesondere erforderlich:
20. a) Für die Sammlung muss eine klar definierte Sammlungsrichtlinie vorliegen, an der sich die Weiterentwicklung des Bestandes auszurichten hat.
21. b) Die Sammlung muss nach anerkannten Standards dokumentiert werden. Diese Dokumentation muss eine vollständige Kennzeichnung und Beschreibung jedes Stückes beinhalten, über sein Umfeld, seine Herkunft, seinen Zustand, seine Behandlung sowie seinen gegenwärtigen Standort Auskunft geben. Diese Sammlungsdaten sind sicher zu verwahren und so zu katalogisieren, dass ein Zugriff durch Befugte jederzeit gewährleistet ist.
22. c) Die dauerhafte Erhaltung der physischen und immateriellen Integrität der Sammlungsgegenstände muss gewährleistet sein.
23. d) Die Sammlung muss homogen, wissenschaftlich schlüssig und konservatorisch einwandfrei präsentiert werden und damit eine spezifische Bildungsfunktion erfüllen.

Kein Museum sind insbesondere folgende Einrichtungen:

• Konzeptionslose Ansammlungen verschiedenartiger Objekte ohne fachbezogenen Hintergrund.
• Ansammlungen gleichartiger Objekte ohne fachbezogenen Hintergrund oder ohne Bildungsfunktion.
• Fachbezogene aber einem kommerziellen Zweck dienende Verkaufsschauen, auch wenn sie aus nicht mehr gebräuchlichen oder auf dem allgemeinen Markt erhältlichen Objekten bestehen.
• Rein didaktischen oder informativen Zwecken dienende Ausstellungen ohne Sammlung als fachbezogener Hintergrund und ohne fachliche oder wissenschaftliche Betreuung bzw. Bearbeitung der Objekte.
• Rein wissenschaftliche Sammlungen, die nicht regelmäßig der Öffentlichkeit zur Besichtigung zugänglich sind.

Fungiert keine öffentlich-rechtliche Körperschaft als Träger des Museums (zB ein Verein nach dem Vereinsgesetz), besteht Übermittlungspflicht nur dann, wenn das Museum Sammlungsgegenstände zur Schau stellt, die in geschichtlicher, künstlerischer oder sonstiger kultureller Hinsicht von überregionaler Bedeutung sind. Das ist nach der Verordnung BGBl. II Nr. 34/2017 der Fall, wenn sie durch ihre Einzigartigkeit, Besonderheit oder Vielfalt der Sammlung einen besonderen Stellenwert verleihen oder als Grundlage eines spezifischen Alleinstellungsmerkmals fungieren. Ob dies zutrifft, ist insbesondere nach folgenden Kriterien zu beurteilen:

1. 1. Eine Organisation, die auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen als spendenbegünstigt ausgewiesen ist (§ 4a Abs. 8 EStG 1988).
2. 2. Die Österreichische Akademie der Wissenschaften.
3. 3. Das Österreichische Archäologische Institut.
4. 4. Das Institut für Österreichische Geschichtsforschung.
5. 5. Die Österreichische Nationalbibliothek.
6. 6. Das Österreichisches Filminstitut gemäß § 1 des Filmförderungsgesetzes, BGBl. Nr. 557/1980.
7. 7. Das Bundesdenkmalamt.
8. 8. Der Bundesdenkmalfonds gemäß § 33 des Denkmalschutzgesetzes, BGBl. Nr. 533/1923.
9. 9. Die Internationale Anti-Korruptions-Akademie (IACA).
10. 10. Die Diplomatische Akademie.
11. 11. Ein Landesfeuerwehrverband und eine freiwillige Feuerwehr. Der Österreichische Bundesfeuerwehrverband hat dem Bundesministerium für Finanzen die Landesfeuerwehrverbände und die Bezeichnungen der freiwilligen Feuerwehren im Bundesgebiet für die Teilnahme an der Datenübermittlung bekannt zu geben und allfällige nachträgliche Änderungen zu melden.
12. 1. Die Einrichtung muss über eine schriftliche und publizierte Satzung, ein Statut oder ein anderes allgemein zugängliches Dokument verfügen, das seinen rechtlichen Status, seinen Auftrag, seine Dauerhaftigkeit und seinen Zweck klar darlegt.
13. 2. Die Einrichtung muss fachlich geleitet werden, ihre Sammlung muss fachmännisch betreut werden und wissenschaftlich ausgewertet werden können.
14. 3. Der Einrichtung müssen die erforderlichen materiellen und personellen Ressourcen zu Verfügung stehen, die die Erfüllung ihre Aufgaben langfristig zu gewährleisten. Dazu ist insbesondere erforderlich:
15. a) Es müssen ausreichende finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, um den Betrieb zu ermöglichen und weiter entwickeln zu können. Die finanzielle Gebarung muss ordnungsmäßig sein und nachvollziehbar dokumentiert werden.
16. b) Es muss eine von Größe, Angebotsvielfalt und Öffnungszeiten abhängige ausreichende Personalausstattung vorhanden sein.
17. c) Es müssen angemessene Räumlichkeiten und ein geeignetes Umfeld vorhanden sein.
18. 4. Die Einrichtung und ihre Sammlung(en) müssen allen Interessierten zu angemessenen, regelmäßigen Zeiten zugänglich sein.
19. 5. Die Einrichtung muss über eine Sammlung authentischer Objekte von kulturellem und oder historischem Wert verfügen, die in einen genetischen und funktionellen Zusammenhang gebracht und ordnungsgemäß verwaltet werden. Dazu ist insbesondere erforderlich:
20. a) Für die Sammlung muss eine klar definierte Sammlungsrichtlinie vorliegen, an der sich die Weiterentwicklung des Bestandes auszurichten hat.
21. b) Die Sammlung muss nach anerkannten Standards dokumentiert werden. Diese Dokumentation muss eine vollständige Kennzeichnung und Beschreibung jedes Stückes beinhalten, über sein Umfeld, seine Herkunft, seinen Zustand, seine Behandlung sowie seinen gegenwärtigen Standort Auskunft geben. Diese Sammlungsdaten sind sicher zu verwahren und so zu katalogisieren, dass ein Zugriff durch Befugte jederzeit gewährleistet ist.
22. c) Die dauerhafte Erhaltung der physischen und immateriellen Integrität der Sammlungsgegenstände muss gewährleistet sein.
23. d) Die Sammlung muss homogen, wissenschaftlich schlüssig und konservatorisch einwandfrei präsentiert werden und damit eine spezifische Bildungsfunktion erfüllen.
24. 1. Die wissenschaftlichen, forschungsbezogenen und erzieherischen Aufgaben des Museums sind nicht nur auf den näheren regionalen Umkreis des Museums bezogen.
25. 2. Das Publikumsinteresse ist nicht bloß der betreffenden Region zuzuordnen, sondern ein wesentlicher Teil der Besucherinnen und Besucher stammt auch aus anderen Regionen.
26. 3. Das Medieninteresse ist nicht bloß der betreffenden Region zuzuordnen.

Das Finanzamt Österreich hat zur sachverständigen Beurteilung des Vorliegens dieser Voraussetzungen die in Angelegenheiten der Bundesmuseen zuständige Bundesministerin oder den dafür zuständigen Bundesminister beizuziehen.

Die Teilnehmer am Datenübermittlungsverfahren können sich eines namhaft zu machenden Dienstleisters bedienen. Ein Dienstleister ist vorab namhaft zu machen und die Beendigung des Dienstleistungsverhältnisses ist unverzüglich mitzuteilen. Dafür steht das amtliche Formular "Spend 2" zur Verfügung.

Dienstleister können aus den in § 6 FOnV 2006 genannten Gründen abgelehnt oder ausgeschlossen werden. Das wäre der Fall, wenn Versuche oder Handlungen unternommen werden, die

• auf eine Störung des ordnungsmäßigen Ablaufes der Datenübermittlungen abzielen,
• eine Störung des ordnungsmäßigen Ablaufes der Datenübermittlungen zur Folge haben oder
• Sicherheitsauflagen, Sorgfalts- oder Geheimhaltungspflichten verletzen.

§ 3 FOnV 2006 gilt für die Anmeldung zu FinanzOnline entsprechend. Keine Anmeldung zu FinanzOnline ist für die in Abs. 2 Z 1 genannten Organisationen und solche Einrichtungen erforderlich, die bereits Teilnehmer gemäß § 2 Abs. 1 FOnV 2006 sind.

42.6.5.3.2 Technische Umsetzung der Datenübermittlung

Entsprechend § 18 Abs. 8 Z 2 EStG 1988 hat die Datenübermittlung im Verfahren FinanzOnline zu erfolgen; die FinanzOnline-Verordnung 2006 - FOnV 2006, BGBl. II Nr. 97/2006, ist auch für dieses Übermittlungsverfahren maßgebend. Damit sind insbesondere die allgemeinen Vorschriften, sowie die Vorschriften betreffend die Sorgfaltspflichten, die Zurechnung und die Unbeachtlichkeit von Anbringen anzuwenden.

Die jährliche Datenübermittlung kann entweder im Datenstromverfahren (XML-Struktur) oder in einem Dialogverfahren in FinanzOnline durchgeführt werden.

1. 1. Eine Organisation, die auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen als spendenbegünstigt ausgewiesen ist (§ 4a Abs. 8 EStG 1988).
2. 2. Die Österreichische Akademie der Wissenschaften.
3. 3. Das Österreichische Archäologische Institut.
4. 4. Das Institut für Österreichische Geschichtsforschung.
5. 5. Die Österreichische Nationalbibliothek.
6. 6. Das Österreichisches Filminstitut gemäß § 1 des Filmförderungsgesetzes, BGBl. Nr. 557/1980.
7. 7. Das Bundesdenkmalamt.
8. 8. Der Bundesdenkmalfonds gemäß § 33 des Denkmalschutzgesetzes, BGBl. Nr. 533/1923.
9. 9. Die Internationale Anti-Korruptions-Akademie (IACA).
10. 10. Die Diplomatische Akademie.
11. 11. Ein Landesfeuerwehrverband und eine freiwillige Feuerwehr. Der Österreichische Bundesfeuerwehrverband hat dem Bundesministerium für Finanzen die Landesfeuerwehrverbände und die Bezeichnungen der freiwilligen Feuerwehren im Bundesgebiet für die Teilnahme an der Datenübermittlung bekannt zu geben und allfällige nachträgliche Änderungen zu melden.
12. 1. Die Einrichtung muss über eine schriftliche und publizierte Satzung, ein Statut oder ein anderes allgemein zugängliches Dokument verfügen, das seinen rechtlichen Status, seinen Auftrag, seine Dauerhaftigkeit und seinen Zweck klar darlegt.
13. 2. Die Einrichtung muss fachlich geleitet werden, ihre Sammlung muss fachmännisch betreut werden und wissenschaftlich ausgewertet werden können.
14. 3. Der Einrichtung müssen die erforderlichen materiellen und personellen Ressourcen zu Verfügung stehen, die die Erfüllung ihre Aufgaben langfristig zu gewährleisten. Dazu ist insbesondere erforderlich:
15. a) Es müssen ausreichende finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, um den Betrieb zu ermöglichen und weiter entwickeln zu können. Die finanzielle Gebarung muss ordnungsmäßig sein und nachvollziehbar dokumentiert werden.
16. b) Es muss eine von Größe, Angebotsvielfalt und Öffnungszeiten abhängige ausreichende Personalausstattung vorhanden sein.
17. c) Es müssen angemessene Räumlichkeiten und ein geeignetes Umfeld vorhanden sein.
18. 4. Die Einrichtung und ihre Sammlung(en) müssen allen Interessierten zu angemessenen, regelmäßigen Zeiten zugänglich sein.
19. 5. Die Einrichtung muss über eine Sammlung authentischer Objekte von kulturellem und oder historischem Wert verfügen, die in einen genetischen und funktionellen Zusammenhang gebracht und ordnungsgemäß verwaltet werden. Dazu ist insbesondere erforderlich:
20. a) Für die Sammlung muss eine klar definierte Sammlungsrichtlinie vorliegen, an der sich die Weiterentwicklung des Bestandes auszurichten hat.
21. b) Die Sammlung muss nach anerkannten Standards dokumentiert werden. Diese Dokumentation muss eine vollständige Kennzeichnung und Beschreibung jedes Stückes beinhalten, über sein Umfeld, seine Herkunft, seinen Zustand, seine Behandlung sowie seinen gegenwärtigen Standort Auskunft geben. Diese Sammlungsdaten sind sicher zu verwahren und so zu katalogisieren, dass ein Zugriff durch Befugte jederzeit gewährleistet ist.
22. c) Die dauerhafte Erhaltung der physischen und immateriellen Integrität der Sammlungsgegenstände muss gewährleistet sein.
23. d) Die Sammlung muss homogen, wissenschaftlich schlüssig und konservatorisch einwandfrei präsentiert werden und damit eine spezifische Bildungsfunktion erfüllen.
24. 1. Die wissenschaftlichen, forschungsbezogenen und erzieherischen Aufgaben des Museums sind nicht nur auf den näheren regionalen Umkreis des Museums bezogen.
25. 2. Das Publikumsinteresse ist nicht bloß der betreffenden Region zuzuordnen, sondern ein wesentlicher Teil der Besucherinnen und Besucher stammt auch aus anderen Regionen.
26. 3. Das Medieninteresse ist nicht bloß der betreffenden Region zuzuordnen.
27. 1. Beim Datenstromverfahren ist vor der Übermittlung an die Finanzverwaltung das vbPk SA zu ermitteln. Dies erfolgt direkt über eine technische Schnittstelle zum Stammzahlenregister oder indirekt über FinanzOnline. Die Datenübermittlung ist in FinanzOnline mittels Webservice oder File Upload möglich.
28. 2. Im Dialogverfahren sind die für die vbPK SA-Ausstattung erforderlichen und zusätzlich bekannten Daten manuell in einer dafür in FinanzOnline zur Verfügung gestellten Maske einzugeben. Es wird sodann im Hintergrund das vbPK SA ermittelt; der Prozess zur Vergabe des vbPK SA erfolgt hier automatisch ohne weiteres Zutun der Organisation. Wurde das vbPK SA ermittelt, wird das rückgemeldet und es sind die für die Datenübermittlung erforderlichen weiteren Daten (Jahr der Zahlung und Gesamtbetrag) einzugeben; sie sind sodann mit dem ermittelten vbPK SA an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Im Datenstromverfahren kann das einmal ermittelte vbPK SA des Zuwendenden auch für nachfolgende Übermittlungen verwendet werden. Im Dialogverfahren muss der Vor- und Zuname und das Geburtsdatum des Zuwendenden jährlich eingegeben werden, weil auf dieser Grundlage das vbPK SA eigenständig über FinanzOnline ermittelt wird.

Jeder übermittlungspflichtigen Organisation steht es frei zu entscheiden, welches der beiden Verfahren angewendet wird. Die Korrektur eines Datensatzes, der im Datenstromverfahren übermittelt wurde, kann auch im Dialogverfahren vorgenommen werden.