Archivierung von Geschäftsunterlagen - Rückstellungen, Heft 5/2006

Sowohl die unternehmensrechtlichen (handelsrechtlichen) als auch die steuerlichen Bestimmungen - § 212 HGB (künftig UGB), § 132 BAO und § 18 Abs 10 UStG - sehen für die Geschäftsunterlagen allgemein eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren vor. Davon betroffen sind nicht nur die Bücher (also die Finanzbuchhaltung), die Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege, sondern auch alle „Geschäftspapiere“ soweit sie mit den Geschäftsfällen im direkten Zusammenhang stehen, und auch Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse mit Lageberichten, Konzernabschlüsse und „Handelsbriefe“. Sind Unterlagen für noch nicht abgeschlossene Verfahren wie z.B. in Berufungsverfahren von Bedeutung, müssen diese Unterlagen bis zum Verfahrensabschluss aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungspflichten reichen über das Ende eines Unternehmens hinaus. So bestimmt z.B. § 93 des GmbH-Gesetzes, dass die Bücher und Schriften einer aufgelösten GmbH sieben Jahre lang nach Ende des Liquidationsjahres einem „Verwahrer“ zur Aufbewahrung zu übergeben sind. Die Person des Verwahrers wird - wenn Gesellschaftervereinbarungen fehlen - vom Handelsgericht bestimmt.