Die Autoren setzen sich mit der Frage auseinander, ob es eine gesetzliche Ablauffrist für Verwarnungen gibt und wann diese gelöscht bzw aus dem Personalakt entfernt werden müssen. Hinsichtlich Verwarnungen lasse sich keine allgemeine Frist aus einem Gesetz ableiten. Zu überlegen sei daher, für welchen Zweck man Verwarnungen benötigt und ob sich aus der Judikatur zur Entlassung oder aus anderen arbeitsrechtlichen Bestimmungen ein Anhaltspunkt für eine "Löschfrist" ableiten lasse. Verwarnungen spielen speziell bei Entlassungen aufgrund beharrlicher Pflichtenverletzung oder aufgrund von Vertrauensunwürdigkeit eine Rolle, sind aber auch etwa im Kündigungsanfechtungsverfahren von Bedeutung oder können als Rechtfertigungsgrund im Diskriminierungsverfahren herangezogen werden. Eine längere Speicherung sei oft gerechtfertigt, jedoch sei immer auf den Einzelfall abzustellen, für welchen Zweck die Aufbewahrung erfolgen soll. Die Autoren geben daher Orientierungshinweise zu "Löschfristen". Sei etwa absehbar, dass es sich beim Inhalt der Verwarnung um eine außergewöhnliche und höchstwahrscheinlich einmalige Situation handelte, müsse die Verwarnung vermutlich nach wenigen Jahren gelöscht werden. Hinsichtlich einer Entscheidung, ob der Dienstnehmer für eine Beförderung entsprechend geeignet ist, gibt es nach Ansicht der Autoren theoretisch keine Zeitgrenzen für eine Löschpflicht. Hat der Dienstnehmer Verhaltensweisen gesetzt, die ihn objektiv ungeeignet für eine bestimmte Position machen, muss es dem Dienstgeber möglich sein, auch noch Jahr(zehnt)e später auf diese Informationen zugreifen zu können. Jedenfalls gäbe es derzeit keine abschließende Antwort auf die Frage der Speicherdauer von Verwarnungen, längere Speicherungen seien aber - immer abhängig vom Einzelfall - zulässig.
