Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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6.2 Anforderungen an die Dokumente

Im Folgenden werden die Anforderungen an jene Informationen, Daten und Dokumente dargestellt, welche im Rahmen des Compliance-Packages an die Registerbehörde zu übermitteln sind. Dokumente, die an das Register übermittelt werden, müssen gemäß § 5a Abs. 4 WiEReG immer aktuell sein. Dies ist insbesondere auch bei Dokumenten in Bezug auf die inländischen Ebenen zu beachten, bei denen grundsätzlich keine Anforderung dahingehend besteht, dass diese im Zeitpunkt der Meldung nicht älter als sechs Wochen sein dürfen. Die Beurteilung, ob ein Dokument aktuell ist, obliegt dem berufsmäßigen Parteienvertreter, der das Compliance-Package an das Register übermittelt. Sofern dem Parteienvertreter keine gegenteiligen Umstände bekannt sind, so darf dieser annehmen, dass diese aktuell sind, wenn der Rechtsträger dies gemäß § 5a Abs. 5 WiEReG bestätigt.

Auszüge aus ausländischen Handels-, Gesellschafts- oder Trustregistern dürfen gemäß § 5a Abs. 4 WiEReG nur dann an das Register übermittelt werden, wenn diese im Zeitpunkt der Meldung nicht älter als sechs Wochen sind. Relevant ist das jeweilige Datum, an dem der Auszug erstellt wurde.

In begründeten Ausnahmefällen können auch Auszüge aus ausländischen Handels-, Gesellschafts- oder Trustregistern, die älter als sechs Wochen sind, herangezogen werden, wenn dies aufgrund der faktischen Umstände notwendig ist (zB wegen des Postlaufes oder weil dem Parteienvertreter erst auf Nachfrage die zusätzlich notwendigen Unterlagen vom Rechtsträger zur Verfügung gestellt wurden; der Notwendigkeit von Übersetzungen oder Beglaubigungen). Der Parteienvertreter hat jedenfalls auch in diesen Fällen darauf Bedacht zu nehmen, dass es sich um beweiskräftige Unterlagen handelt, anhand deren die Identität und die Eigentums- und Kontrollstruktur der betreffenden Rechtsträger festgestellt und überprüft werden kann.

Kein begründeter Ausnahmefall kann jedoch bei Auszügen vorliegen, die einfach (im Hinblick auf den mit der Beschaffung verbundenen Organisations- bzw. Kostenaufwand) eingeholt werden können und nicht übersetzt werden müssen, wie dies regelmäßig bei Auszügen in deutscher oder englischer Sprache aus öffentlich zugänglichen Registern der Fall sein wird.

Wenn einzelne Dokumente im Rahmen einer Ergänzungsmeldung (§ 5a Abs. 8 WiEReG) übermittelt werden, berührt dies die ursprüngliche Aktualität der bereits zuvor übermittelten/gespeicherten Dokumente nicht.

Gemäß § 5a Abs. 5 WiEReG ist die Bestätigung der Geschäftsführung des Rechtsträgers jedenfalls vor der Übermittlung der Meldung oder Ergänzung einzuholen, diese ist jedoch nicht an das Register zu übermitteln. Vor Abgabe der WiEReG Meldung kann die Bestätigung der Geschäftsführung des Rechtsträgers gemäß § 5a Abs. 5 WiEReG nach Eingabe aller Daten und Übernahme der Dokumente im Meldeformular als Auftrag zur Meldung an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer erstellt und somit noch vor der Übermittlung der Meldung eingeholt werden.

Auf der Formularseite "Compliance-Package" des Meldeformulars "WiEReG - Meldung durch Parteienvertreter" sind insgesamt vier Kategorien für den Upload der zu übermittelnden Informationen, Daten und Dokumente vorgesehen, nämlich die Angaben zur Beteiligungsstruktur (Organigramm), Dokumente des meldenden Rechtsträgers, Dokumente von relevanten übergeordneten inländischen Ebenen sowie Dokumente von relevanten übergeordneten ausländischen Ebenen. Dabei sind den zu übermittelnden Informationen, Daten und Dokumenten mithilfe einer Dropdown-Liste die jeweils passenden Dokumentenarten zuzuordnen, worauf in den im Folgenden dargestellten Unterpunkten näher eingegangen wird.

Es wird darauf hingewiesen, dass im Meldeformular zum Compliance-Package keine Warnmeldung erfolgt, sollten einzelne Dokumente, welche gemäß § 5a WiEReG für bestimmte Rechtsträger zwingend zu übermitteln sind, nicht unter der entsprechenden Dokumentenart hochgeladen und übermittelt werden. Es liegt in der Verantwortung des meldenden Parteienvertreters, die Vollständigkeit des Compliance-Packages anhand der gesetzlichen Bestimmungen zu überprüfen.

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