Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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3.5 Aufbewahrungspflichten der Rechtsträger

Die meldepflichtigen Rechtsträger haben gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG Kopien der Dokumente und Informationen, die für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten gemäß § 3 Abs. 1 WiEReG erforderlich sind, bis mindestens fünf Jahre nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums der natürlichen Person aufzubewahren. Dies beinhaltet alle relevanten Nachweise über die Eigentums- und Kontrollverhältnisse der rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümer des meldepflichtigen Rechtsträgers sowie alle relevanten Dokumente, die zur Überprüfung der Identität der wirtschaftlichen Eigentümer herangezogen wurden.

Durch die Übermittlung eines vollständigen Compliance-Packages für einen Rechtsträger (siehe Abschnitt 6 Erstellung von Compliance-Packages) gilt die Aufbewahrungspflicht gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG als erfüllt. Wesentlich ist daher, dass das Compliance-Packages im Zeitpunkt der Übermittlung vollständig ist. Das bedeutet, dass die Aufbewahrungspflicht für die Dauer der Gültigkeit des Compliance-Packages auch dann als erfüllt anzusehen ist, wenn innerhalb der Gültigkeitsdauer ein verwiesenes Compliance-Package ungültig wird.

Es bestehen keine Bedenken, wenn der Verpflichtung gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG dadurch entsprochen wird, dass sich die meldepflichtigen Rechtsträger zum Zwecke der Aufbewahrung der Unterlagen eines in § 5a Abs. 3 WiEReG genannten geeigneten Dritten bedienen, welcher die in § 3 Abs. 2 WiEReG genannten Kopien der Dokumente und Informationen im Auftrag des meldepflichtigen Rechtsträgers für diesen verwahrt. In diesen Fällen hat der gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG verpflichtete Rechtsträger angemessene Schritte zu unternehmen, um zu gewährleisten, dass der geeignete Dritte ihm unverzüglich auf sein Ersuchen die für ihn verwahrten Informationen und Unterlagen weiterleiten kann. Die endgültige Verantwortung für die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten verbleibt bei dem Rechtsträger, der auf den geeigneten Dritten zurückgreift.

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