Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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6.3 Dokumente zu übergeordneten inländischen Rechtsträgern

Für relevante inländische übergeordnete Rechtsträger sind gemäß § 5a Abs. 1 Z 3 WiEReG die in § 5a Abs. 1 Z 2 lit. a bis h WiEReG genannten Dokumente zu übermitteln.

Aus der Verpflichtung zur Ergreifung von angemessenen Maßnahmen gemäß § 3 Abs. 1 WiEReG, um die Eigentums- und Kontrollstruktur zu verstehen, folgt, dass die gesamte Eigentums- und Kontrollstruktur verstanden werden muss. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle wirtschaftlichen Eigentümer identifiziert werden können und dass erforderlichenfalls eine Zusammenrechnung von Beteiligungen, Stimmrechten oder Kontrollverhältnissen erfolgen kann. Davon zu unterscheiden ist die Verpflichtung zur Übermittlung von Dokumenten, die nur dann zu erfolgen hat, wenn die jeweiligen inländischen übergeordneten Rechtsträger gemäß § 5a Abs. 1 Z 3 WiEReG relevant sind.

Relevant sind jene übergeordneten inländischen Rechtsträger, welche in einer Beteiligungskette nach § 2 Z 1 lit. a sublit. bb WiEReG maßgebend für die Ermittlung eines etwaigen indirekten wirtschaftlichen Eigentümers am meldenden Rechtsträger sind und jene, die erforderlich sind, um beurteilen zu können, ob eine Hinzurechnung von Aktien, Stimmrechten oder Kontrollverhältnissen zu erfolgen hat. Relevant können übergeordnete Rechtsträger daher auch dann sein, wenn aufgrund der jeweiligen Beteiligungshöhe oder anderer Umstände eine Zusammenrechnung der Anteile naheliegen könnte.

Im Falle von subsidiären Meldungen gemäß § 5 WiEReG und einer subsidiären Meldung mit automatischer Datenübernahmen gemäß § 5 Abs. 5 WiEReG sind zumindest jene Dokumente zu übermitteln, die die Beteiligungs- und Kontrollverhältnisse am meldepflichtigen Rechtsträger in einer Weise darstellen, aus der sich das Nichtvorhandensein wirtschaftlicher Eigentümer schlüssig nachvollziehen lässt. Betreffend die Art der zu übermittelnden Unterlagen sind neben einem Organigramm auch in diesen Fällen die in § 5a Abs. 1 Z 2 lit. a bis h bzw. Z 4 lit. a bis e WiEReG genannten Dokumente heranzuziehen.

Bei Vorliegen von Stimmrechts- oder Kontrollverhältnissen, die von den Beteiligungsverhältnissen abweichen, sind auf der betreffenden Beteiligungsebene die erforderlichen Nachweise und Dokumente gemäß § 5a Abs. 1 Z 2 WiEReG einzuholen. Ob das Erfordernis zur Einholung solcher Unterlagen besteht, kann anhand folgender Bestätigungen beurteilt werden:

• Firmenmäßig gezeichnete Bestätigung der Geschäftsführung des meldenden Rechtsträgers (§ 5a Abs. 5 WiEReG) bei inländischen Sachverhalten, sofern die Richtigkeit der Erklärung durch die Einholung von erweiterten, aktuellen WiEReG-Auszügen (nicht älter als sechs Wochen) der inländischen Zwischenglieder nachvollzogen werden kann.
• Firmenmäßig gezeichnete Bestätigung der Geschäftsführung des meldenden Rechtsträgers (§ 5a Abs. 5 WiEReG) bei Sachverhalten in anderen Mitgliedstaaten, sofern die Richtigkeit der Erklärung durch die Einholung von aktuellen Auszügen (nicht älter als sechs Wochen) aus einem den Anforderungen der Art. 30 oder 31 der Richtlinie (EU) 2015/849 entsprechendem Register nachvollzogen werden kann.
• Firmenmäßig gezeichnete Bestätigung der Geschäftsführung des meldenden Rechtsträgers (§ 5a Abs. 5 WiEReG) und firmenmäßig gezeichnete Bestätigung der Geschäftsführung des obersten Rechtsträgers bei in- und ausländischen Sachverhalten, sofern der Sitz der Zwischenebenen nicht in einem Drittland mit hohem Risiko liegt. Befindet sich der Sitz einer Zwischenebene hingegen in einem Drittland mit hohem Risiko, ist von ebendiesem zwischengelagerten Rechtsträger ebenfalls eine firmenmäßig gezeichnete Bestätigung der Geschäftsführung einzuholen.

Die oben angeführten Bestätigungen sind nicht an die Registerbehörde zu übermitteln, sondern verbleiben beim Parteienvertreter. Eine vorausgefüllte Vorlage für die Bestätigung der Geschäftsführung des meldenden Rechtsträgers gemäß § 5a Abs. 5 WiEReG kann nach Eingabe aller Daten in das Meldeformular als PDF automatisiert erstellt werden. Dazu müssen die Daten im Meldeformular erfasst und zwischengespeichert werden. Die Daten können noch beliebig geändert werden, sind für die Registerbehörde nicht einsehbar und werden erst nach dem Absenden im Register eingetragen.

Liegen Informationen oder konkrete Hinweise vor (zB Hinweis auf das Bestehen einer Aktionärsvereinbarung auf der Homepage einer Konzernmuttergesellschaft; Hinweise auf der Homepage oder im Jahresbericht einer Konzerngesellschaft oder in Medienberichten auf das Bestehen eines einheitlich agierenden Blocks oder Pools von Aktionären, deren Stimm- oder Kontrollrechte zB in einer Summe (Gesamtprozentangabe) für eine konkrete Personen-gruppe oder für "Familie XYZ" ausgewiesen werden), dass Stimmrechts- oder Kontroll-verhältnisse bestehen, die von den festgestellten Beteiligungsverhältnissen abweichen, so müssen die erforderlichen Nachweise und Dokumente gemäß § 5a Abs. 1 Z 2 WiEReG jedenfalls eingeholt und überprüft werden.

Wenn keine Abweichung von der Darstellung der relevanten Beteiligungsstruktur festgestellt wird, so wird es bei einer GmbH auf einer Zwischenebene im Regelfall nicht erforderlich sein, Dokumente zu übermitteln. Bei OG, KG, EWIV, AG und SE sind hingegen immer Dokumente erforderlich, da diesfalls die Beteiligungsverhältnisse nicht im Firmenbuch eingetragen sind.

Wenn für einen übergeordneten Rechtsträger gemäß § 5a Abs. 1 Z 3 WiEReG mit Sitz im Inland ein gültiges Compliance-Package im Register im Zeitpunkt der Meldung gespeichert ist, entfällt für den meldenden Rechtsträger die Verpflichtung zur Übermittlung der Dokumente für diesen Rechtsträger, wenn die Stammzahl dieses Rechtsträgers und der Umstand gemeldet werden, dass auf dieses Compliance-Package verwiesen wird. Die Verantwortung für den Inhalt des verwiesenen Compliance-Packages trägt der Rechtsträger auf den verwiesen wurde. Davon unberührt bleibt die Notwendigkeit zur Übermittlung jener Dokumente, die den meldenden Rechtsträger selbst bzw. die Beteiligungsebenen zwischen dem meldenden Rechtsträger und dem inländischen Rechtsträger, auf den verwiesen wurde, betreffen.

Der Verweis auf ein Compliance-Package eines übergeordneten Rechtsträgers ersetzt jedoch nicht die Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer des meldenden Rechtsträgers durch den Parteienvertreter. Im Rahmen der Überprüfung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers kann gemäß § 11 Abs. 2a WiEReG grundsätzlich auf die in einem vollständigen und gültigen Compliance-Package enthaltenen Dokumente und Nachweise zurückgegriffen werden.

Bezüglich der für Dokumente übergeordneter inländischer Rechtsträger im Meldeformular zum Compliance-Package zu verwendenden Dokumentenarten wird auf die Ausführungen zu den einzelnen Rechtsformen in Abschnitt 6.2 (Anforderungen an die Dokumente) verwiesen.

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