Der Begriff des Journalisten ist dem Sprachgebrauch gemäß zu verstehen ist (VwGH 29.9.2004, 2004/13/0089 iVm VwGH 22.4.1992, 92/14/0002). Die Pauschalierung der Werbungskosten stellt auf die Besonderheit der journalistischen Tätigkeit ab und nicht auf die Art des Dienstverhältnisses zu einem bestimmten Dienstgeber.
Die Tätigkeit des Journalisten ist dadurch gekennzeichnet, dass eine Person an der Berichterstattung und/oder Kommentierung von aktuellem Geschehen (Neuigkeiten, also Tagesereignissen) in Medien - und sei es auch redaktionell - mitwirkt (VwGH 22.4.1992, 92/14/0002). Unter Tagesgeschehen ist alles zu verstehen, was Aktualität hat, also nicht nur die jedermann interessierenden täglichen Ereignisse, sondern auch aktuelle Erscheinungen, die lediglich auf Fachinteresse stoßen und nur von Zeit zu Zeit auftreten. Die Vermittlung kann sowohl in der Verfassung von Berichten und/oder Kommentaren bestehen, als etwa auch in der Sammlung, Sichtung, Auswahl, Verbesserung derartigen Materials. Journalistisch ist deshalb nicht nur die Tätigkeit des Reporters, der an Ort und Stelle oder an der Quelle die Neuigkeiten erhebt und weiterleitet, sondern auch die Tätigkeit in der Redaktion durch den Schriftleiter (Redakteur), der unter anderem Beiträge auswählt, bearbeitet oder auch selbst schreibt.
Journalist ist der Überbegriff, der jedenfalls Reporter und Redakteur (Schriftleiter) umfasst. Als Journalist ist somit einerseits derjenige anzusehen, der für eine regelmäßig erscheinende Zeitung, Zeitschrift oder sonstige Publikation (zB Online-Ausgabe einer Zeitung) oder für einen Nachrichtendienst aktuelle Informationen des Tagesgeschehens sammelt und entsprechend verarbeitet, indem er sie in eine für die Weiterverbreitung geeignete Form bringt. Die Verordnung des BMF, BGBl. II Nr. 382/2001, ist aber andererseits auch für Arbeitnehmer anwendbar, die nicht bei Zeitungsunternehmen beschäftigt sind bzw. die nicht dem Journalistengesetz unterliegen.
Regelmäßig erscheinende Publikationen und Druckwerke (Zeitungen, Zeitschriften) sind solche, die wenigstens viermal im Kalenderjahr wiederkehrend erscheinen (vgl. § 1 Abs. 1 Z 2 und 5 Mediengesetz). Nachrichtendienste müssen mindestens einmal wöchentlich erscheinen.
Zu den Journalisten zählen demnach regelmäßig Chefredakteure, andere Schriftleiter, Redakteure, andere ausschließlich journalistisch tätige Mitarbeiter (zB Redakteuraspiranten), nicht hingegen auch mit kommerziellen oder verlegerischen Fragen beschäftigte Personen. Ebenso gehören zu dieser Berufsgruppe Korrespondenten ausländischer Zeitungen, Zeitschriften, Nachrichtenagenturen, Rundfunk- und Fernsehgesellschaften, die als Journalisten beim Bundespressedienst des Bundeskanzleramtes akkreditiert sind.
Journalisten sind auch journalistische Mitarbeiter im Sinne des § 17 Abs. 3 ORF-Gesetz BGBl. 379/1984, die an der journalistischen Gestaltung von Programmen im Hörfunk und Fernsehen mitwirken, insbesondere Redakteure, Reporter, Korrespondenten und Gestalter. Ebenso gelten als Journalisten Personen, die eine gleichartige Tätigkeit bei anderen Radio- und Fernsehgesellschaften ausführen.
Nicht als Journalisten gelten im Allgemeinen Personen, die fallweise Artikel oder Kommentare in Zeitungen veröffentlichen, sowie Pressereferenten oder Pressesprecher von Unternehmen oder anderen Institutionen, und zwar auch dann, wenn für sie ein Presseausweis ausgestellt wurde, weiters Mitarbeiter in Redaktionen, die grafische oder technische Arbeiten, Schreibarbeiten oder Kanzleiarbeiten bzw. sonstige Verwaltungsarbeiten und Hilfsdienste ausführen.