Einleitung
Unter Kurzarbeit versteht man allgemein eine vorübergehende Verkürzung der Arbeitszeit unter Herabsetzung des Entgelts aufgrund wirtschaftlicher Schwierigkeiten.1
Als teilweisen Ausgleich für das herabgesetzte Entgelt zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Kurzarbeitsunterstützung,2 sodass dieser weiterhin ein Bruttoentgelt von mindestens 88 % erhält (= Bruttoersatzrate).3
Das AMS gewährt dem Arbeitgeber dafür eine Förderung – die Kurzarbeitsbehilfe.4
Hinweis
Das Budget für die Kurzarbeitsbeihilfe ist mit jährlich 20 Mio. Euro begrenzt5 und es findet eine Reihung der Anträge nach deren Einlangen statt!
Um in den Genuss dieser Förderung zu kommen, müssen die wirtschaftlichen Schwierigkeiten
- vorübergehend sein,
- dürfen nicht saisonbedingt sein,
- müssen ihre Ursache in unternehmensexternen Umständen haben,
- die vom Unternehmen nicht beeinflussbar sind.6
Der Bundesminister für Arbeit hat das AMS angewiesen, den Zugang zur Kurzarbeit streng zu prüfen.7
Hinweis
Mit der Einführung der COVID-19-Kurzarbeit im März 2020 wurden die Rahmenbedingungen der Kurzarbeit grundlegend geändert und im Laufe der Zeit mehrfach angepasst. Mit Wirkung ab 1. 10. 2023 wurde die Kurzarbeit grundlegend umgestaltet und wieder der Rechtslage vor der COVID-Pandemie angenähert.
Zweck
Kurzarbeit verfolgt den Zweck, Arbeitsplätze zu sichern.8 Aus diesem Grund führt das AMS eine Arbeitsmarktprüfung durch: Sollten die betroffenen AN am Arbeitsmarkt leicht vermittelbar sein, lehnt es das Kurzarbeitsbegehren ab.9 Das ist momentan sehr häufig der Fall.
Begriffe
Zu den verschiedenen Begriffen in Zusammenhang mit der Kurzarbeit siehe die Arbeitshilfe „Begriffsbestimmung“.
Verfahren
Beratungsgespräch
Arbeitgeber müssen, um das Antragsverfahren einzuleiten, vorher ein Beratungsgespräch mit dem AMS und den Sozialpartnern absolvieren, in dem die Zugangsvoraussetzungen überprüft werden und über Alternativen zur Kurzarbeit beraten wird. Hierzu muss der Arbeitgeber als erstes dem AMS formlos über das eAMS-Konto seine Absicht mitteilen, Kurzarbeit zu beantragen. Das AMS arrangiert daraufhin einen Beratungstermin. Die Kurzarbeit selbst kann frühestens drei Wochen nach dieser Mitteilung beginnen.
Sozialpartnervereinbarung
Die Einführung der Kurzarbeit erfordert den Abschluss einer Sozialpartnervereinbarung. Dabei handelt es sich um eine vorgefertigte Vereinbarung zwischen der Wirtschaftskammer und der zuständigen Fachgewerkschaft, in der die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen der Kurzarbeit festgelegt werden. Diese Vereinbarung ist je nachdem, ob es einen zuständigen Betriebsrat gibt, entweder als Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarung konzipiert.
Die Sozialpartnervereinbarung ist unter folgenden Links online abrufbar:
Wirtschaftliche Begründung
Bereits vor dem obligatorischen Beratungsgespräch muss der Arbeitgeber dem AMS eine wirtschaftliche Begründung für die Notwendigkeit der Kurzarbeit darlegen. Der Arbeitgeber muss dem AMS dazu fogende Unterlagen übermitteln:
- Jahresabschlüsse der letzten beiden Wirtschaftsjahre
- Umsätze der letzten 12 Monate der 12 Kalendermonate aus 2019
- Information zur Entwicklung des Lagerstandes je Monat
- Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter je Monat
- Auftragsbuch
- Planung für den Zeitraum während und nach den wirtschaftlichen Beschäftigungsschwierigkeiten
- Bestätigungen über Auftragsstornierungen oder Lieferverzögerungen
Praxistipp
Die Prüfung der wirtschaftlichen Begründung durch das AMS erfolgt (anders als früher) nach einem äußerst strengen Kriterienkatalog.10 Besonderes Augenmerk wird auf die „externe Umstände“ und das Kriterium „vorübergehend“ gelegt. In der Praxis scheitern die meisten Kurzarbeitsbegehren an diesem Kriterienkatalog.
Kurzarbeitsbegehren
Erst wenn die Sozialpartnervereinbarung vollständig ausgefüllt ist und der Betriebsrat bzw die betroffenen Arbeitnehmer diese unterschrieben haben, kann der Arbeitgeber über das eAMS-Konto ein Kurzarbeitsbegehren (Erstbegehren) stellen. Dabei handelt es sich um den Antrag auf Kurzarbeitsbeihilfe. Gleichzeitig muss der Arbeitgeber die Sozialpartnervereinbarung hochladen.
Das Kurzarbeitsbegehren kann grundsätzlich nicht rückwirkend eingebracht werden.11 Die Kurzarbeit kann frühestens drei Wochen und einen Tag nach dem Beratungsgespräch beginnen.12
Einholung der Zustimmung der Sozialpartner
Der Arbeitgeber muss, bevor er das Kurzarbeitsbegehren einreicht, die Sozialpartnervereinbarung neuerdings wieder den Sozialpartnern zur Zustimmung vorlegen. Das AMS holt deren Zustimmung nicht mehr automatisch ein. Dabei prüfen die Sozialpartner die wirtschaftliche Notwendigkeit und die korrekte Ausgestaltung der Kurzarbeit.
Förderungsmitteilung
Nach Zustimmung der Sozialpartner genehmigt das AMS das Kurzarbeitsbegehren, sofern alle formalen und inhaltlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, mittels einer Förderungsmitteilung. Hierdurch kommt ein Vertrag zwischen dem Arbeitgeber und dem AMS über die Leistung der Kurzarbeitsbeihilfe zustande. Die in der Förderungsmitteilung angegebenen Bedingungen müssen strikt eingehalten werden, da sonst die Rückforderung der Kurzarbeitsbeihilfe droht.
Praxistipp
In der Praxis werden Kurzarbeitsbegehren sehr häufig wegen Formfehlern oder unrichtiger Umsatzzahlen abgelehnt. Das AMS erteilt nicht immer einen Verbesserungsauftrag, weshalb oft ein neues Kurzarbeitsbegehren gestellt werden muss. Die Folge ist, dass die Kurzarbeit womöglich erst später beginnen kann. Man sollte dem unbedingt durch ein sorgfältiges Ausfüllen von Sozialpartnervereinbarung und Kurzarbeitsbegehren vorbeugen.
Teilabrechnung
Während in der Förderungsmitteilung nur der betragsmäßige Rahmen der Kurzarbeitsbeihilfe angegeben wird, errechnet sich die tatsächlich gebührende Kurzarbeitsbeihilfe nach den tatsächlichen Ausfallstunden. Zu diesem Zweck muss der Arbeitgeber monatlich bis zum 28. des Folgemonats eine Teilabrechnung beim AMS einbringen.
Hinweis
Ein Versäumen dieser Frist ist jedoch kein Ausschlussgrund. Das AMS fordert den Arbeitgeber in einem solchen Fall unter Nachfristsetzung zur Erstattung der Teilabrechnung auf.
Die Teilabrechnungen sind als Abrechnungsdatei über das eAMS-Konto hochzuladen. Die Abrechnungsdatei kann über ein eigenes Online-Webtool generiert werden. Alternativ kann die Abrechnung auch über eine eigens geschaffene Projektdatei, die vom Personalverwaltungsprogramm befüllt wird, erfolgen.
Endabrechnung und Durchführungsbericht
Die Teilabrechnung für den letzten Abrechnungsmonat ergibt zugleich die Endabrechnung. Stellt sich heraus, dass mit dem bewilligten Beihilfengesamtbetrag nicht das Auslangen gefunden werden kann, muss gegebenenfalls ein Änderungsbegehren (siehe unten) gestellt werden.
Zusammen mit der Endabrechnung hat der Arbeitgeber einen Durchführungsbericht im eAMS-Konto hochzuladen. Darin wird erklärt, ob der Beschäftigtenstand (dazu näher unter Kurzarbeit – Inhaltliche Ausgetaltung) verringert wurde. Ist dies der Fall, so muss sich der Arbeitgeber am Durchführungsbericht vom Betriebsrat, mangels eines solchen von der zuständigen Fachgewerkschaft, bestätigen lassen, dass die Verringerung des Beschäftigtenstandes zulässig war.
Änderungsbegehren und Verlängerungsbegehren
Will der Arbeitgeber einzelne Inhalte des Kurzarbeitsbegehrens ändern, so hat er ein Änderungsbegehren zu stellen. Hierzu ist die Sozialpartnervereinbarung entsprechend anzupassen und erneut hochzuladen. Ein Änderungsbegehren kann bis zum Ende des jeweiligen Kurzarbeitsprojekts gestellt werden.
Beispiele
Mit einem Änderungsbegehren können zB die beantragte Beihilfenhöhe korrigiert, die Höhe des Arbeitszeitausfalls erhöht oder weitere Arbeitnehmer in die Kurzarbeit einbezogenen werden.
Will der Arbeitgeber die beantragte Kurzarbeit (nahtlos) verlängern, hat er ein Verlängerungsbegehren zu stellen.
Hinweis
Die Inanspruchnahme der Kurzarbeit ist für insgesamt maximal 24 Monate möglich.13
Wichtige Links
Alle wichtigen Informationen und Dokumente sind unter folgenden Links abrufbar:
- AMS – Infos zur COVID-19-Kurzarbeit
- AMS – Alle wichtigen Dokumente zur Kurzarbeit
- AMS – Kurzarbeits-Richtlinie
- AMS – Abrechnungstool
- AMS – Durchführungsbericht
- WKO – Sozialpartnervereinbarung Einzelvereinbarung
- WKO – Sozialpartnervereinbarung Betriebsvereinbarung
- WKO – FAQ zur Corona-Kurzarbeit
- WKO – COVID-19-Kurzarbeit: Leitfaden Personalverrechnung