Bei der Anstellung des Bewerbers kommt es zur Überführung von bisher gesammelten Personal- bzw Bewerbungsdaten in Mitarbeiterdaten: alle Daten, die zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses zwingend erforderlich sind, zB zur Gehaltsauszahlung, Versichertenmeldung oder zur Kollektivvertragseinstufung (Vordienstzeiten) können problemlos in die Personalverwaltung übernommen werden (Übereinstimmung mit dem Verarbeitungsverzeichnis nach Art 30 DSGVO beachten). Der Grundsatz der Datensparsamkeit gilt weiterhin, denn nur der schlanke Personalakt ist der datenschutzrechtlich perfekte Personalakt. Sind in der Bewerbungsphase zulässigerweise Personalfragebögen zum Einsatz gekommen, ergibt sich uU die Notwenigkeit einer selektiven Löschung erhobener Daten bzw einer manuellen Kontrolle der Erforderlichkeit des Datensatzes vor Übernahme in das elektronisch geführte Personalverwaltungssystem. Damit gelten die Lösch- und Aufbewahrungsfristen für Personaldaten auch für diese überführten Bewerbungsdaten.
