Schritt 1: Überprüfen Sie vor jeder Verarbeitung von personenbezogenen Daten die Rechtmäßigkeit und sorgen Sie für ausreichende Datenschutzmanagementsysteme.

Arbeiten Sie mit einer strukturierten Datenbank, die selektives Löschen ermöglicht. Zu viele Daten befinden sich nach wie vor in unstrukturierten elektronischen Informationen wie E-Mails, SMS, WhatsApp oder auch Fotos.

Optimal ist der Einsatz einer strukturierten Datenbank, in der Unternehmen die exponentiell steigende Datenmenge auch zukünftig im Griff behalten. Stellen Sie dabei sicher, dass für jede Datenverarbeitung eine erforderliche Erlaubnis vorliegt und diese nur im notwendigen Maß stattfindet. Greifen Sie für Datenverarbeitungen im Rahmen der Beschäftigtenverhältnisse nicht primär auf die Einwilligungen der Mitarbeiter zurück, denn in den meisten Fällen sind diese weder hilfreich noch erforderlich, weil die Rechtmäßigkeit ohnehin aufgrund des Dienstverhältnisses oder einer gesetzlichen Grundlage gegeben ist. Zur Bedeutung der Einwilligung im Beschäftigtendatenschutz siehe Fragen 55 bis 58.