7. Abschnitt
Aufbewahrung von Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen
Allgemeines zur Aufbewahrung
(§ 105 BHG 2013)
§ 82
(1) Sämtliche Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen einschließlich der Monatsnachweise sind sieben Jahre sicher und geordnet aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Finanzjahres, auf das sich die Unterlagen und Aufschreibungen beziehen. Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen sind darüber hinaus so lange aufzubewahren, als sie in anhängigen Verfahren für die Beweisführung von Bedeutung sind.
(2) Die Ausscheidung und Vernichtung von Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen vor Ablauf der in Abs. 1 genannten Aufbewahrungsfrist ist nur dann zulässig, wenn die betreffenden Unterlagen von untergeordneter Bedeutung sind und die Nachvollziehbarkeit der Gebarung auf Grund anderer Unterlagen oder Aufschreibungen weiterhin möglich ist. Das zuständige haushaltsleitende Organ darf die Ausscheidung und Vernichtung nur mit Zustimmung der Bundesministerin für Finanzen oder des Bundesministers für Finanzen und des Rechnungshofes bewilligen.
(3) Die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen obliegt grundsätzlich der BHAG.
(4) Die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen obliegt abweichend von Abs. 3 den zuständigen Organen des Bundes, wenn
- 1. die Verrechnungsaufschreibungen in sonstigen Verrechnungskreisen nach § 39 Abs. 4 geführt werden,
- 2. die Verrechnungsaufschreibungen von den Zahlstellen nach § 71 bis zur Abrechnung geführt werden,
- 3. die Mitwirkung der BHAG an der Verrechnung nicht zwingend vorgesehen ist, oder
- 4. dies durch Sonderregelungen nach § 2 Abs. 1 festgelegt ist und die Aufbewahrung nach § 83 Abs. 3 vorgesehen ist.