Der Nachweis, ob und in welchem Umfang Fahrten tatsächlich durchgeführt wurden, ist in der Einkommensteuer in mehrfacher Hinsicht wichtig, vor allem bei Kilometergeldern, die der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer aus Anlass von Dienstreisen gewährt, bzw bei Aufwendungen für berufliche Fahrten, die als Werbungskosten geltend gemacht werden, oder bei der sachbezugsrelevanten Privatnutzung von firmeneigenen Fahrzeugen durch Arbeitnehmer. Bei ungenauer Fahrtenbuchführung riskiert der Arbeitnehmer die (teilweise) Verweigerung der Steuerbegünstigung bzw der Reduktion des Sachbezugs durch die Finanzbehörden. Nun kann es aber bei mithilfe eines Computerprogramms wie zB Excel erstellten Aufzeichnungen zu einem Aufeinanderprallen der Kriterien der "formellen Ordnungsmäßigkeit" und der "materiellen Richtigkeit" kommen. Anlässlich mehrerer aktueller UFS-Entscheidungen (von 13. 2. 2013, RV/2062-W/11, 3. 6. 2013, RV/0011-L/10 sowie 3. 7. 2013, RV/0548-G/09) beschäftigt sich der Beitrag mit der Frage, ob formelle Mängel alleine zu einer (schätzungsweisen) Nichtanerkennung eines Fahrtenbuchs führen. Aus der Judikatur des VwGH und UFS und aus der in den LStR 2002 artikulierten Verwaltungspraxis, wonach sich die geforderten Inhalte ebenso aus anderen Aufzeichnungen als einer als "Fahrtenbuch" bezeichneten Dokumentation ergeben können, leitet der Autor ab, dass ein formell mangelhaftes EDV-Fahrtenbuch der freien Beweiswürdigung unterliegt und nur dann Anlass für Abweichungen (im Schätzungswege) geben wird, wenn im jeweiligen Einzelfall besondere Umstände gegen eine materielle Richtigkeit dieses Beweismittels sprechen.
