Kontenregister- und Konteneinschau-Anwendungserlass

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I. Abschnitt: Abgabenverfahren

1. Gemeinsame Bestimmungen

1.1. Geheimhaltungsverpflichtungen

Informationen, die aus Abfragen im Kontenregister (Kontenregistereinsicht) und aus der Konteneinschau gewonnen werden, unterliegen folgenden Verschwiegenheitsverpflichtungen

• Amtsverschwiegenheit gemäßArt. 20 Abs. 3 B-VG
• Abgabenrechtliche Geheimhaltungsverpflichtung gemäߧ 48a BAO
• Bankgeheimnis gemäߧ 38 Abs. 1 BWG ("das Bankgeheimnis ist als Amtsgeheimnis zu wahren")

Diese Bestimmungen sind insbesondere in jenen Fällen zu beachten, in denen andere Behörden, die nicht im Kontenregister abfrageberechtigt sind, im Wege der Amtshilfe Auskünfte aus dem Kontenregister begehren. Auch wenn die Ausnahmeregelungen gemäߧ§ 48a oder 48b BAO eine Auskunftsberechtigung oder Auskunftsverpflichtung normieren, ist § 38 Abs. 1 BWG zu beachten. Das heißt, dass diese Informationen nur weitergegeben werden dürfen, wenn für den Empfänger eine Durchbrechung gemäߧ 38 Abs. 2 BWG normiert ist.

1.2. Ausschluss von der Akteneinsicht

Die Ergebnisse der Einsicht in das Kontenregister und der Konteneinschau sind unter Berücksichtigung des § 38 Abs. 1 BWG von der Akteneinsicht ausgeschlossen, wenn die Akteneinsicht von einer Person beantragt wird, die mit der abgefragten Person oder deren gesetzlichen Vertreter nicht ident ist. Das gilt für gewillkürte Vertreter, da die Kontenregisterabfrage auch Daten von Dritten enthalten könnte:

1.3. Auftrag zur Registerabfrage

Für die Registerabfrage gilt ein strenges Vieraugenprinzip. Für jede Registerabfrage ist ein nach Prüfung der schriftlichen Begründung auf diesem Aktenstück durch Unterschrift erteilter Auftrag der zuständigen Teamleiterin/des zuständigen Teamleiters bzw. deren/dessen Genehmigung erforderlich. Die Registerabfrage ist durch die beauftragte Mitarbeiterin/den beauftragten Mitarbeiter durchzuführen.

Bei Verhinderung der Teamleiterin/des Teamleiters ist die/der mit der Vertretung beauftragte Bedienstete befugt, die Einsicht in das Kontenregister zu beauftragen oder zu genehmigen. Bei selbst zu bearbeitenden Fällen sind Prüfungsaufträge oder Anordnungen zur Einsichtnahme in das Kontenregister von einer anderen Teamleiterin/einem anderen Teamleiter zu erteilen. Diese teamübergreifende Vertretungsregelung ist in einer internen Dienststellenverfügung festzulegen.

1.4. Registerabfrage (Kontenregistereinsicht gemäߧ 4 KontRegG)

Die Kontenregistereinsicht ist keine nach außen gerichtete Amtshandlung, da das Kontenregister beim BMF eingerichtet ist.

Zur Vorbereitung der Registerabfrage ist die exakte Bezeichnung der abzufragenden Person oder des abzufragenden Unternehmens in der Grunddatenverwaltung (GDV) festzustellen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Daten im Kontenregister mit den Daten der GDV übereinstimmen und so irrtümliche Registerabfragen vermieden werden.

Im Kontenregister ist gezielt nach dem Namen der natürlichen Person oder der Bezeichnung des abzufragenden Unternehmens lt. GDV abzufragen (zB Max Mustermann, Mustermann GmbH, Mustermann KG etc.).

Eine Abfrage nach Kontonummer oder Depotnummer ist nur unter einer der folgenden Voraussetzungen zulässig:

• Im Prüfungsverfahren wird eine Kontonummer/Depotnummer vorgefunden, für die der Kontoinhaber/Depotinhaber nicht festgestellt werden kann und eine Nachfrage beim geprüften Unternehmen/bei der geprüften Person führt zu keinem Ergebnis
• In den Fällen des § 241a BAO

Darüber ist eine Niederschrift aufzunehmen bzw. wenn dies nicht möglich ist, ein begründeter Aktenvermerk anzulegen. Mit Gegenzeichnung der Niederschrift/des Aktenvermerkes durch die Teamleiterin/den Teamleiter wird der Auftrag zur Einsicht in das Kontenregister erteilt.

Soweit das Ergebnis der Kontenregistereinsicht für den weiteren Verlauf der Prüfung relevant ist, sind auch weitere Registerabfragen zum Inhaber des festgestellten Kontos/Depots zulässig (zB es stellt sich heraus, dass das Konto einer anderen Person gehört, die wesentliche Entscheidungen im Unternehmen trifft).

1.5. Verständigung gemäߧ 4 Abs. 6 KontRegG

Gemäߧ 4 Abs. 6 KontRegG ist im Abgabenverfahren der Abgabepflichtige (oder sein Vertreter nach § 4 Abs. 3 der Kontenregister-Durchführungsverordnung, BGBl. II Nr. 92/2016) von der erfolgten Registerabfrage über FinanzOnline zu verständigen. Die Verständigung betrifft alle an einem Tag für einen Abgabepflichtigen veranlassten Registerabfragen und enthält lediglich den Hinweis darauf, dass eine Registerabfrage aus Anlass einer Außenprüfung oder durch die Abgabensicherung stattgefunden hat.

Beispiel: Prüfer X startet eine Registerabfrage und muss die Abfrage unterbrechen. Nach drei Stunden wird die Registerabfrage neuerlich gestartet und zu Ende geführt. Es wird nur eine Information über die Registerabfrage in die Databox des Abgabepflichtigen übermittelt. Wird die unterbrochene Abfrage erst am nächsten Tag fortgesetzt, erfolgen zwei Verständigungen.

Die Verständigung erfolgt nach Null Uhr des dritten Tages, der auf den Tag der Abfrage folgt automatisch in FinanzOnline ohne Berücksichtigung von Sonn- und Feiertagen.

1.6. Dokumentationspflichten

Die im vorliegenden Erlass genannten Dokumentationspflichten dienen dem Interesse der Abgabepflichtigen am Schutz ihrer Daten sowie dem Schutz der Bediensteten und sind daher unbedingt erforderlich und dementsprechend genau einzuhalten.

Jede Abfrage im Kontenregister wird dem gültigen IT-Standard des BMF entsprechend mitgeloggt und ist daher nachvollziehbar.

Stellungnahmen zu Nachfragen des Rechtsschutzbeauftragten oder Beschwerden von Abgabepflichtigen sollen auf konkreten Dokumentationen beruhen, um Missbrauchsvorwürfen fundiert entgegentreten zu können.

1.7. Irrtümliche Registerabfrage

Irrtümlich erfolgte Kontoregisterabfragen sind durch Anforderung eines Ausdrucks zu dokumentieren und mit einem Vermerk, aus dem die irrtümliche Abfrage hervorgeht, zu versehen. Die auf dem Ausdruck angezeigten Kontoverbindungen sind zur Wahrung des Bankgeheimnisses unkenntlich zu machen. Der Ausdruck ist umgehend dem zuständigen Teamleiter/ der zuständigen Teamleiterin zur Gegenzeichnung vorzulegen und der Geschäftsleitung zur Aufbewahrung zu übergeben.

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