31.1 Allgemeines
Der Arbeitgeber hat dem Finanzamt oder der Österreichischen Gesundheitskasse ohne besondere Aufforderung für alle im abgelaufenen Kalenderjahr beschäftigten Arbeitnehmer einen Lohnzettel zu übermitteln. Bei Veräußerung, Aufgabe oder Liquidation eines Betriebes ist der Lohnzettel bereits zu diesem Zeitpunkt zu übermitteln. Erfolgen nach Übermittlung des Lohnzettels steuerlich relevante Ergänzungen des Lohnkontos, besteht die Verpflichtung zur Übermittlung eines berichtigten Lohnzettels innerhalb von zwei Wochen ab erfolgter Ergänzung. Die Übermittlung der Lohnzettel hat grundsätzlich elektronisch zu erfolgen, und zwar bis Ende Februar des folgenden Kalenderjahres. Für diese elektronische Übermittlung ist das Datensammelsystem der österreichischen Sozialversicherung (ELDA) vorgesehen.Die Übermittlung über ELDA setzt lediglich einen Internetzugang, nicht hingegen eine automationsunterstützte (softwareunterstützte) Lohnverrechnung bzw. ein Lohnverrechnungsprogramm voraus. Steht daher ein Internetzugang zur Verfügung, sind die Lohnzetteldaten jedenfalls elektronisch zu übermitteln, und zwar gleichgültig, ob das Lohnkonto automationsunterstützt oder händisch geführt wird. Im Falle einer händischen Lohnverrechnung ist die in ELDA vorgesehene Ausfüllmaske auszufüllen (siehe auch www.elda.at).
Ist die elektronische Übermittlung dem Arbeitgeber mangels technischer Voraussetzungen nicht zumutbar, ist ein Papierlohnzettel bis spätestens Ende Jänner des folgenden Kalenderjahres zu übermitteln. Dies ist der Fall, wenn der Arbeitgeber selbst über keinen Internetanschluss verfügt und die Lohnverrechnung auch nicht von einer anderen Stelle (zB Wirtschaftstreuhänder) mit entsprechenden technischen Einrichtungen durchgeführt wird. Ein Papierlohnzettel ist ausschließlich an das zuständige Finanzamt zu übermitteln.
Siehe auch Beispiel Rz 11220.
Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder über dessen Verlangen für Zwecke der Veranlagung einen Lohnzettel nach dem amtlichen Vordruck auszufertigen.Bei Beendigung des Dienstverhältnisses im Laufe eines Kalenderjahres ist der Lohnzettel ebenso bis spätestens Ende Februar (bzw. Ende Jänner) des Folgejahres zu übermitteln. Eine unterjährige Übermittlung ist jedoch möglich. Bei Eröffnung der Insolvenz über das Vermögen des Arbeitgebers (siehe Rz 1233a); ist bis zum Ende des zweitfolgenden Kalendermonats ein Lohnzettel an das Finanzamt des Arbeitgebers oder an die Österreichische Gesundheitskasse zu übermitteln.Als Beendigungszeitpunkt gilt das arbeitsrechtliche Ende des Dienstverhältnisses, ausgenommen bei einer Beendigung während des Krankenstandes. Hat der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des arbeitsrechtlichen Endes noch Ansprüche auf Krankenentgelt, ist am Lohnzettel als Ende des Dienstverhältnisses das Datum der letztmaligen Auszahlung eines Krankenentgeltes anzugeben.
Beispiel:
Der Arbeitnehmer wird während des Krankenstandes am 20. März gekündigt. Er hat Anspruch auf Entgeltfortzahlung bis zum Ende des Krankenstandes am 10. Mai. Als Ende des Dienstverhältnisses ist am Lohnzettel der 10. Mai anzugeben.
Wurde auf Grund der unterjährigen Beendigung eines Dienstverhältnisses bereits unterjährig ein Lohnzettel übermittelt, ist nach Ablauf des Kalenderjahres (Rz 1220) kein weiterer Lohnzettel zu übermitteln.
Für Wochengeld und vergleichbare Bezüge aus der gesetzlichen Sozialversicherung sowie dem Grunde und der Höhe nach gleichartige Zuwendungen aus Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbständig Erwerbstätigen sind für Lohnzahlungszeiträume ab 1. Jänner 2001 Lohnzettel von der auszahlenden Stelle zu übermitteln.
Der Lohnzettel ist eine gebührenfreie Mitteilung an das Finanzamt. Bei Weigerung des Arbeitgebers zur Ausstellung eines Lohnzettels bedarf es der Einschaltung des Finanzamtes des Arbeitgebers.