Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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3.6 Zeitpunkt der Sorgfaltspflichten

Die meldepflichtigen Rechtsträger haben gemäß § 3 Abs. 3 WiEReG die Sorgfaltspflichten gemäß § 3 Abs. 1 WiEReG zumindest jährlich durchzuführen und zu prüfen, ob die an das Register gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Der genaue Zeitpunkt kann grundsätzlich durch die Rechtsträger festgelegt werden (beispielsweise anlässlich der Jahresabschlussprüfung) wobei der maximale Abstand zwischen der Durchführung der Sorgfaltspflichten ein Jahr beträgt.

§ 5 Abs. 1 letzter Satz WiEReG legt zudem fest, dass Rechtsträger, die nicht gemäß § 6 WiEReG von der Meldepflicht befreit sind, binnen vier Wochen nach der Fälligkeit der jährlichen Überprüfung gemäß § 3 Abs. 3 WiEReG die bei der Überprüfung festgestellten Änderungen zu melden oder die gemeldeten Daten zu bestätigen haben (jährliche Meldepflicht). Die Bestätigung der gemeldeten Daten erfolgt durch Abgabe einer neuen Meldung, allerdings ohne dass die in das Meldeformular vorgeladenen Daten abgeändert werden.

Rechtsträger, die nach § 6 WiEReG meldebefreit sind, müssen keine jährliche Meldung abgeben. Sie müssen aber im Rahmen der Durchführung ihrer jährlichen Sorgfaltspflichten (§ 3 Abs. 1 WiEReG) überprüfen, ob die Voraussetzungen für die Meldebefreiung weiter vorliegen.

Rechtsträger, die eine subsidiäre Meldung mit automatischer Datenübernahme (nach § 5 Abs. 5 WiEReG) abgegeben haben, unterliegen weiterhin der jährlichen Meldeverpflichtung. Diese müssen zumindest einmal jährlich überprüfen, ob die Voraussetzungen für die subsidiäre Meldung noch vorliegen. Liegen diese weiterhin vor, so ist dieser Umstand bei der Meldung zu bestätigen und anzugeben ob nach Ausschöpfung aller Möglichkeiten die wirtschaftlichen Eigentümer nicht festgestellt und überprüft werden konnten (§ 5 Abs. 1 Z 3 lit. b Variante 1 oder Variante 2 WiEReG). Siehe hierzu die Ausführungen zur subsidiären Meldung in Abschnitt 4 (Meldung der Daten durch die Rechtsträger).

Die Fälligkeit der jährlichen Meldung bestimmt sich grundsätzlich nach dem Datum der letzten jährlichen Überprüfung gemäß § 3 Abs. 3 WiEReG.

Beispiel: die Erstmeldung erfolgte am 1. September 2018. Die jährliche Überprüfung erfolgte im Folgejahr zum gleichen Zeitpunkt, also dem 1. September 2019. Die Fälligkeit der jährlichen Überprüfung ist im Jahr 2020 der 1. September 2020. Die Meldung hat binnen vier Wochen nach der Fälligkeit der jährlichen Überprüfung zu erfolgen, dh. bis zum 29. September 2020. Wird die jährliche Überprüfung früher durchgeführt, so hat dies keine Verkürzung der Meldefrist zur Folge, da sich diese nach der Fälligkeit der jährlichen Überprüfung bestimmt. Es sollte allerdings darauf geachtet werden, dass die Meldung zeitnah nach dem Abschluss der jährlichen Überprüfung übermittelt wird, damit nicht aufgrund zwischenzeitlich eingetretener Änderungen eine unrichtige Meldung abgegeben wird.

Mit der Retournierung des vom Klienten firmenmäßig gefertigten standardisierten Formulars "Auftrag zur Meldung an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer" kann der Vorgang der Überprüfung jedenfalls als abgeschlossen betrachtet werden.

Da der Zeitpunkt der jährlichen Überprüfung nicht im Register gespeichert wird und diese vor bzw. spätestens am Tag der Meldung stattgefunden haben muss, ist für das automatisationsunterstützte Zwangsstrafenverfahren der Tag der (letzten manuell vorgenommenen) Meldung heranzuziehen, damit jedenfalls die gesetzlich vorgesehene Frist gewahrt bleibt. Da der letzte mögliche Zeitpunkt für die Durchführung der jährlichen Überprüfung vor Einführung der jährlichen Meldeverpflichtung der 9. Jänner 2020 war, können automatisationsunterstützte Zwangsstrafenverfahren wegen einer Verletzung der jährlichen Meldeverpflichtung frühestens ab dem 9. Februar 2021 eingeleitet werden. Dabei ist zu prüfen, ob die zu diesem Zeitpunkt im Register eingetragene Meldung eines Rechtsträgers, der nicht gemäß § 6 WiEReG von der Meldepflicht befreit ist, länger als ein Jahr und vier Wochen aufrecht ist.

Da grundsätzlich keine Bedenken gegen eine Vorverlegung der jährlichen Überprüfung bestehen, erfüllt auch eine Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer im Zuge einer Änderungsmeldung die Voraussetzungen der jährlichen Überprüfung. Erfolgt daher im obigen Beispiel eine Überprüfung und Änderungsmeldung am 10. Mai 2020, so ist die Frist für die jährliche Überprüfung ab diesem Meldedatum neu zu berechnen. Dies ist auch bei der Androhung und Verhängung von Zwangsstrafen entsprechend zu berücksichtigen.

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