Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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3.4 Angemessene Maßnahmen zur Überprüfung von wirtschaftlichen Eigentümern

Meldepflichtige Rechtsträger haben im Rahmen ihrer Sorgfaltspflichten "angemessene Maßnahmen" zur Überprüfung der Identität ihres wirtschaftlichen Eigentümers zu ergreifen. Dies schließt auch angemessene Maßnahmen mit ein, um seine Eigentums- und Kontrollstruktur zu verstehen. Damit ist gemeint, dass in Fällen eines indirekten wirtschaftlichen Eigentums der meldepflichtige Rechtsträger auch verstehen muss, woraus sich die Stellung seines indirekten wirtschaftlichen Eigentümers ableitet. Dabei stellt die Kenntnis über die Zwischenglieder der Kette zwischen meldepflichtigem Rechtsträger und wirtschaftlichem Eigentümer ein notwendiges Element dar.

In diesem Abschnitt werden die Maßnahmen beschrieben, bei deren Einhaltung davon auszugehen ist, dass angemessene Maßnahmen zur Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer iSd § 3 Abs. 1 WiEReG ergriffen wurden. Auch eine andere Vorgehensweise kann angemessen sein, dies ist jedoch im Einzelfall zu beurteilen. Dies betrifft sowohl Fälle, bei denen die wirtschaftlichen Eigentümer durch den Rechtsträger selbst, als auch jene Fälle, bei denen die wirtschaftlichen Eigentümer durch einen berufsmäßigen Parteienvertreter festgestellt und überprüft wurden.

Schritt 1: Ermittlung der relevanten Beteiligungsstruktur

In einem ersten Schritt sollte die relevante Beteiligungsstruktur ermittelt werden. Bei Gesellschaften mit inländischen Eigentümerstrukturen kann dies entweder durch

• die Einholung von Auszügen aus dem Firmenbuch, Vereinsregister oder Ergänzungsregister für alle relevanten Beteiligungsebenen oder
• durch Einholung eines oder allenfalls mehrerer erweiterter Auszüge aus dem Register erfolgen.

Die Einholung eines erweiterten Auszugs gemäß § 9 Abs. 5 WiEReG wird für berufsmäßige Parteienvertreter empfohlen, da dieser eine Darstellung der relevanten inländischen Beteiligungsstruktur, errechnete wirtschaftliche Eigentümer und oberste Rechtsträger enthält und direkt und indirekt gehaltene Anteile hierbei automatisch zusammengerechnet werden. Dies trifft unabhängig davon zu, ob bereits eine Meldung an das Register erstattet wurde.

Für den Rechtsträger selbst ist die Einholung der Dokumente gemäß § 5a Abs. 1 Z 2 lit. a bis f WiEReG angemessen. Werden die wirtschaftlichen Eigentümer durch einen berufsmäßigen Parteienvertreter festgestellt und überprüft, so ist bei der Geschäftsführung des Rechtsträgers nachzufragen, ob für die Beurteilung des wirtschaftlichen Eigentums relevante von der Beteiligungsstruktur abweichende Stimmrechte oder Kontrollverhältnisse bestehen. Siehe hierzu Abschnitt 6.2 (Anforderungen an die Dokumente).

Für inländische Zwischenebenen und oberste Rechtsträger ist die Einholung der Dokumente gemäß § 5a Abs. 1 Z 2 lit. a bis f WiEReG angemessen. Diese können auch durch Einsicht in ein gültiges Compliance-Package der jeweiligen Rechtsträger eingeholt werden. Siehe hierzu Abschnitt 6.3 (Dokumente zu übergeordneten inländischen Rechtsträgern).

Wenn Beteiligungsstränge ins Ausland verlaufen, wird in einem erweiterten Auszug aus dem Register nur die erste ausländische Ebene der relevanten Beteiligungsstruktur dargestellt. In diesen Fällen ist die relevante ausländische Beteiligungsstruktur auf Basis von landesüblichen beweiskräftigen Nachweisen, insbesondere (ausländischen, dem österreichischen Firmenbuch vergleichbaren) Registerauszügen, zu ermitteln und zu dokumentieren (bspw. durch Anfertigung eines Organigramms). Angemessen ist jedenfalls die Einholung der Dokumente gemäß § 5a Abs. 1 Z 4 lit. a bis c WiEReG. Siehe hierzu Abschnitt 6.4 (Dokumente zu übergeordneten ausländischen Rechtsträgern). Ist für die letzte inländische Ebene ein vollständiges und gültiges Compliance-Package aus dem Register abrufbar, so kann die Feststellung und Überprüfung der betreffenden wirtschaftlichen Eigentümer anhand der in diesem Compliance-Package enthaltenen Dokumente und Nachweise unter sinngemäßer Anwendung von § 11 Abs. 2a WiEReG erfolgen.

Schritt 2: Prüfung, ob Abweichungen aufgrund von Stimmrechten oder Kontrollverhältnissen vorliegen

In einem zweiten Schritt ist zu prüfen, ob relevante Stimmrechte oder Kontrollverhältnisse vorliegen, die von der jeweiligen Beteiligung oder dem Anteil an Aktien abweichen, die für die Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer relevant sind. Auf diese Weise können noch weitere wirtschaftliche Eigentümer (siehe Abschnitt 2.3 (Kontrolle)) hinzukommen.

Ob von den Beteiligungsverhältnissen abweichende Stimmrechts- oder Kontrollverhältnisse vorliegen, sollte gemäß den Abschnitten 6.2.5 (Treuhandschaften), 6.2.6 (Sonstige Nachweise und Dokumente), 6.3 (Dokumente zu übergeordneten inländischen Rechtsträgern) und 6.4 (Dokumente zu übergeordneten ausländischen Rechtsträgern) ermittelt werden.

Schritt 3: Dokumentation

Die für die Feststellung und Überprüfung erforderlichen Kopien der Dokumente und Informationen, sind gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG bis mindestens fünf Jahre nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums der natürlichen Person aufzubewahren (siehe Abschnitt 3.5 Aufbewahrungspflichten der Rechtsträger).

Der meldepflichtige Rechtsträger kann die Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer anstelle der Einsicht in die oben genannten Dokumente auch durch Einsicht in einen Aktenvermerk gemäß § 5a Abs. 3 WiEReG vornehmen. Daher erfüllt jedenfalls auch die Aufbewahrung eines Aktenvermerks, der die Voraussetzungen des § 5a Abs. 3 WiEReG erfüllt, die Aufbewahrungspflicht gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG. Abweichend von § 5a Abs. 3 WiEReG kann ein Aktenvermerk für diese Zwecke unabhängig von dem Vorliegen von berechtigten Gründen verwendet werden. Zu beachten gilt, dass Aktenvermerke aber jedenfalls von den gemäß § 5a Abs. 3 WiEReG zu deren Anfertigung berechtigten Personen (berufsmäßigen Parteienvertretern oder geeigneten Dritten, siehe Abschnitt 6.5 (Aktenvermerke)) ausgestellt werden müssen, um zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten und der Aufbewahrungspflichten nach § 3 Abs. 1 und 2 WiEReG herangezogen werden zu können.

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