Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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7.1.1 Einsicht im Rahmen der Anwendung von Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden

Der Begriff "Verpflichtete" wurde aus der Richtlinie (EU) 2015/849 auch für das WiEReG übernommen. Diese dürfen gemäß § 9 Abs. 2 WiEReG Einsicht in das Register nehmen, wenn diese im Inland den Vorschriften zur Verhinderung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung unterliegen und ihren Sitz im Inland haben. Grundsätzlich dürfen die Verpflichteten aus Gründen des Datenschutzes nur im Rahmen der Anwendung ihrer Sorgfaltspflichten zur Verhinderung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung gegenüber ihren Kunden Einsicht in das Register nehmen.

Im Zuge der Anwendung der Sorgfaltspflichten gegenüber einem Kunden als meldepflichtigen Rechtsträger darf Einsicht in alle Rechtsträger genommen werden, die mit dem Kunden in einem wirtschaftlichen oder rechtlichen Naheverhältnis stehen und daher für die Beurteilung des wirtschaftlichen Eigentums an dem Kunden oder der Eigentums- und Kontrollstruktur relevant sind. Ebenfalls ist eine Einsicht zulässig, wenn bei Überprüfung einer verdächtigen Transaktion hinsichtlich Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung eines Kunden, der wirtschaftliche Eigentümer der Transaktionspartei des Kunden festgestellt werden muss.

Der Begriff des Kunden bezieht sich hierbei auf die in den jeweiligen Materiengesetzen maßgebliche Definition für die betreffenden Verpflichteten (zB § 2 Z 15 FM-GwG). Der Begriff des Kunden umfasst allerdings jedenfalls auch Personen, mit denen konkrete Gespräche im Hinblick auf die Begründung einer Geschäftsbeziehung geführt werden, da die Sorgfaltspflichten zur Feststellung und Überprüfung von wirtschaftlichen Eigentümern bereits vor Begründung einer Geschäftsbeziehung durchzuführen sind. Dabei ist zu beachten, dass erst ab einer Kontaktaufnahme mit dem Kunden, bei dem Aussicht auf die Begründung einer Geschäftsbeziehung besteht, eine Einsicht in das Register zulässig ist. Nicht zulässig ist die Einsicht, wenn es noch gar keinen Kontakt zum Kunden gegeben hat. So ist es zB nicht zulässig, bereits vor Aufnahme des Kontaktes zu einem Kunden zu prüfen, wer dessen wirtschaftliche Eigentümer sind.

Zusätzlich dürfen Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Bilanzbuchhalter, Buchhalter und Personalverrechner (Verpflichtete gemäß § 9 Abs. 1 Z 6 bis 10 WiEReG) im Auftrag ihrer Mandanten auch dann Einsicht nehmen, wenn dies für die Zwecke der Beratung ihrer Mandanten und genossenschaftliche Revisionsverbände für die Zwecke der Beratung ihrer Mitglieder jeweils im Hinblick auf die Feststellung, Überprüfung und Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer ihrer Mandanten bzw. Mitglieder erforderlich ist sowie für die Zwecke der Beratung von wirtschaftlichen Eigentümern im Hinblick auf die Stellung von Anträgen gemäß § 10a und § 14 Abs. 7 WiEReG.

Die Einsicht der Verpflichteten erfolgt durch den Abruf eines mit einer Amtssignatur der Registerbehörde versehenen einfachen Auszugs gemäß § 9 Abs. 4 WiEReG oder eines erweiterten Auszugs gemäß § 9 Abs. 5 WiEReG. Ein Abruf des Auszugs ist nur für konkrete Rechtsträger (unter Angabe des vollständigen Namens des Rechtsträgers oder der entsprechenden Stammzahl) oder konkrete natürliche Personen möglich. Die Suche nach einer bestimmten natürlichen Person ist grundsätzlich nur für Kreditinstitute und bestimmte Verpflichtete (§ 9 Abs. 1 Z 1, 4 und 6 bis 10 WiEReG) möglich, da diese einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Zudem ist es dafür erforderlich, dass die natürliche Person neben ihrem Namen durch die Eingabe eines oder mehrerer zusätzlicher Identifikatoren eindeutig bestimmt werden kann.

Gemäß § 11 Abs. 1 WiEReG dürfen sich Verpflichtete bei der Anwendung ihrer Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden nicht ausschließlich auf die im Register enthaltenen Angaben über die wirtschaftlichen Eigentümer eines Rechtsträgers verlassen, sondern haben bei der Erfüllung ihrer Sorgfaltsplichten nach einem risikobasierten Ansatz vorzugehen. Die damit verbundenen Maßnahmen entnehmen Verpflichtete, die der Aufsicht der FMA unterliegen, den entsprechenden Rundschreiben der FMA.

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