Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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6.2.1 Allgemeine Anforderungen an die Dokumente

Soweit es sich bei den Dokumenten um Urkunden handelt, muss es sich gemäß § 5a Abs. 2 WiEReG um beweiskräftige Urkunden handeln, die gemäß dem am Sitz der juristischen Personen landesüblichen Rechtsstandard verfügbar sind.

Dokumente können dem berufsmäßigen Parteienvertreter im Original, in Kopie oder in elektronischer Form vorgelegt werden, sofern es sich um beweiskräftige Urkunden handelt, die gemäß dem am Sitz der juristischen Personen landesüblichen Rechtsstandard verfügbar sind. Ein elektronisch übermitteltes Dokument ist nur bei Vorliegen einer elektronischen Signatur ein Originaldokument. Eine Kopie ist gemäß § 5a Abs. 2 WiEReG jedenfalls nicht ausreichend, wenn sich

• der Sitz eines relevanten übergeordneten ausländischen Rechtsträgers im Zeitpunkt der Übermittlung des Compliance-Packages in einem Drittland mit hohem Risiko (§ 2 Z 16 FM-GwG) befindet oder
• Zweifel an der Echtheit einer Urkunde bestehen.

In diesen beiden Fällen müssen die betreffenden Urkunden dem berufsmäßigen Parteienvertreter im Original oder in einer beglaubigten Kopie vorliegen. Wenn beispielsweise einer von mehreren übergeordneten Rechtsträger seinen Sitz in einem Drittland mit hohem Risiko hat, so besteht dieses Erfordernis nur für die Urkunden, die diesen übergeordneten Rechtsträger betreffen. Für die übrigen, in dem Compliance-Package enthaltenen Urkunden besteht dieses Erfordernis nur dann, wenn Zweifel an deren Echtheit bestehen.

Nach erfolgter Prüfung durch den Parteienvertreter sind Kopien der vorgelegten Originaldokumente anzufertigen, mit dem Vermerk "Original vorgelegt am:" unter Angabe des Datums und eines Hinweises auf einen nachvollziehbar erkennbaren Vermerkersteller zu versehen und an das Register zu übermitteln.

Eine beglaubigte Abschrift (beglaubigte Kopie) ist die Bestätigung durch eine mit öffentlichem Glauben versehene Urkundsperson (zB Notar/in), einem Gericht oder der ausstellenden Behörde, dass die Kopie einer Urkunde mit dem Original übereinstimmt. Eine Beglaubigung der Echtheit der Unterschrift erhöht die Beweiskraft der Urkunde.

Beglaubigungen von öffentlichen Urkunden im internationalen Rechtsverkehr haben grundsätzlich in der Form einer Legalisation (diplomatische Beglaubigung) zu erfolgen. Diese erfordert eine Zwischenbeglaubigung durch das Außenministerium des jeweiligen Drittstaates und eine Beglaubigung durch den befugten Konsularbeamten/in der österreichischen Botschaft des Staates, aus dem die Urkunde stammt.

Bei Staaten, die das Haager Beglaubigungsübereinkommen unterzeichnet haben, tritt die Apostille an die Stelle der Legalisation. Sie ist ebenfalls eine Echtheitsbestätigung, wird jedoch von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt und bedarf keiner weiteren Bestätigung (Für die jeweils zuständigen Behörden siehe BGBl. Nr. 27/1968, zuletzt geändert durch BGBl. III Nr. 168/2016; für nähere Informationen zur Beglaubigung bzw. Apostille siehe die Homepage des Österreichischen Außenministeriums).

Sofern Dokumente nicht in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sind, so sind - unabhängig davon, ob sich der Sitz eines relevanten übergeordneten ausländischen Rechtsträgers im Zeitpunkt der Übermittlung des Compliance-Packages in einem Drittland mit hohem Risiko befindet oder Zweifel an der Echtheit der betreffenden Urkunde bestehen - zusätzlich zu der (beglaubigten) Kopie eine beglaubigte Übersetzungen des Dokuments oder jedenfalls der relevanten Teile in deutscher oder englischer Sprache mit dem Compliance-Package an das Register zu übermitteln. Bei einer beglaubigten Übersetzung bestätigt der Übersetzer seine Übersetzung anhand der Originale und garantiert deren Richtigkeit und Vollständigkeit mit einer Beglaubigungsformel, einem Stempel und seiner Unterschrift.

Als Legalisation wird auch die Beglaubigung der Unterschrift des Übersetzers nach erfolgter Übersetzung und Bestätigung durch den Übersetzer bezeichnet. Diese erhöht die Beweiskraft der Beglaubigung der Übersetzung, ist aber nicht erforderlich.

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