Ein amtlicher Gebrauch einer Schrift liegt vor, wenn diese bei einer öffentlichen Behörde, einem Gericht, einem Amt oder einer öffentlichen Kasse (das sind anweisende Stellen iSd finanzgesetzlichen Vorschriften, zB Bundesministerien, Landesregierungen) zu dem Zwecke verwendet wird, zu dem sie ausgestellt worden ist. Dabei ist es gleichgültig, ob die Schrift in Urschrift (Original) oder in einer Abschrift (Kopie) vorgelegt wird.
Die bloße Übergabe einer Schrift zur Herstellung einer amtlichen Abschrift oder zur amtlichen Aufbewahrung ist noch kein amtlicher Gebrauch. Ein bloßes Vorweisen oder Vorzeigen einer Schrift, ohne dass davon aktenmäßig Kenntnis genommen wird, ist auch kein amtlicher Gebrauch. Eine aktenmäßige Kenntnisnahme liegt zB vor, wenn eine Kopie angefertigt und zum Akt genommen wird oder in einem Aktenvermerk die erfolgte Einsichtnahme festgehalten wird.
Ein amtlicher Gebrauch setzt also voraus, dass die Schrift zu einem bestimmten Beweiszweck verwendet wird, dass sie zum Akt genommen wird und dort verbleibt, oder dass zumindest ihr Inhalt durch Amtsvermerk oder amtlich angefertigte Abschrift aktenmäßig festgehalten wird. Dies ist zB dann der Fall, wenn ein Organ der Behörde oder des Gerichtes in die vorgelegte Schrift Einsicht nimmt, sich über deren Inhalt unterrichtet, um das so gewonnene Wissen bei einer Amtshandlung zu verwerten oder auf Grund des so gewonnenen Wissens von einer bestimmten Amtshandlung abzusehen. Zum amtlichen Gebrauch verwendet wird eine Schrift von demjenigen, der sich vor einer Behörde oder dem Gericht auf den Inhalt der Schrift beruft, damit diese zur Kenntnis genommen oder zur Grundlage des amtlichen Handelns gemacht wird.
Die gebührenrechtliche Bedeutung des amtlichen Gebrauches liegt darin, dass durch diesen Vorgang im Zeitpunkt seiner Vornahme ein Gebührenanspruch für Schriften und Urkunden (
§§ 14 und
33 GebG) entsteht, der sonst nicht entstanden wäre. Bedeutsam ist diese Gesetzesbestimmung daher bei Schriften und Urkunden (
§§ 14 und
33 GebG), die im Ausland ausgestellt worden sind.
Die Gebührenschuld durch amtlichen Gebrauch entsteht bei Schriften iSd § 14 GebG nicht nur durch die Verwendung des Originals (Urschrift), sondern auch durch die Verwendung einer beglaubigten oder unbeglaubigten Kopie (Abschrift).
Zu den im Ausland ausgestellten Urkunden über Rechtsgeschäfte (§ 33 GebG) siehe Rz 469 ff, insbesondere Rz 484.
