42.6.4 Materielle Regelungen zur Datenübermittlung

42.6.4.1.1 Allgemeines

Zuwendungsempfänger, für die gesetzlich die Verpflichtung zur Datenübermittlung vorgesehen ist (übermittlungspflichtige Organisationen), dürfen eine Datenübermittlung für Zuwendungen, die nach dem 31.12.2016 erfolgen, nur vornehmen, wenn der Zuwendende seinen Vor- und Zunamen und sein Geburtsdatum (Identifikationsdaten) bekannt gegeben hat.

Dem Zuwendenden steht es frei, eine Zuwendung steuerlich zu verwerten oder nicht. Dabei ist zu unterscheiden:

• Stellt eine Zuwendung (zB Spende, Stiftungszuwendung) eine Betriebsausgabe dar, ist sie im Rahmen der Gewinnermittlung zu berücksichtigen und in der Steuererklärung (Beilage E 1a bzw. E 1a-K) in der betreffenden Kennzahl auszuweisen. Der Zuwendende darf diesbezüglich keinen automatischen Datenaustausch anstoßen oder hat eine Datenübermittlung zu untersagen (siehe Rz 12016 ff).
• Ist die Zahlung steuerlich als Sonderausgabe zu qualifizieren, kann sie grundsätzlich, (Ausnahmen siehe in Rz 12062) nur im Wege des automatischen Datenaustausches berücksichtigt werden. Dafür muss der Zahler seine Identifikationsdaten bekannt geben.

Die Verpflichtung zur Datenübermittlung betrifft sämtliche Zuwendungen, die im Kalenderjahr der Bekanntgabe der Identifikationsdaten und einem späteren Kalenderjahr erfolgen; sie entfällt durch Untersagung der Übermittlung durch den Zuwendenden (§ 1 Abs. 2 Sonderausgaben-DÜV).

Beispiel:

A spendet am 5.3.2017 der begünstigten Organisation Z den Betrag von 150 €; er gibt seine Daten korrekt bekannt. Weitere Spenden erfolgen im Jahr 2017 nicht. Die Organisation Z muss für 2017 den Betrag von 150 € übermitteln.
A spendet der Organisation Z im Jahr 2018 einen Betrag von 100 €. Er braucht seine Identifikationsdaten nicht mehr bekannt geben, da die Datenbekanntgabe im Jahr 2017 die Übermittlungsverpflichtung auch für alle Folgespenden auslöst. Die Organisation Z muss daher für 2018 den Betrag von 100 € übermitteln.

Die Bekanntgabe der Identitätsdaten löst keine Datenübermittlungsverpflichtung für Zuwendungen aus, die vor dem Jahr der Datenbekanntgabe erfolgt sind. Der Zuwendungsempfänger kann die Übermittlung auf freiwilliger Basis vornehmen, wenn der Zuwendende dies ausdrücklich wünscht. Es muss gewährleistet sein, dass die von der Übermittlung betroffene Zuwendung auch tatsächlich geleistet worden ist.

42.6.4.1.2 Untersagung der Übermittlung

Der Zuwendende kann der übermittlungspflichtigen Organisation die Datenübermittlung ausdrücklich untersagen. Sie muss vor Durchführung der Datenübermittlung durch die empfangende Organisation erfolgen, die bis spätestens Ende Februar des Folgejahres durchzuführen ist.

Die Untersagung der Datenübermittlung muss der übermittlungspflichtigen Organisation gegenüber so erteilt werden, dass sie für diese unzweifelhaft als solche erkennbar ist; sie ist von ihr zu dokumentieren (§ 4 Sonderausgaben-DÜV).

Eine Untersagung kann für alle künftigen Zuwendungen erfolgen (generelle Untersagung, Rz 12017), oder einzelfallbezogen vorgenommen werden (Rz 12018).

Die Untersagung kann sich auf alle künftigen Zuwendungen beziehen (generelle Untersagung). Ab der Untersagung darf keine Datenübermittlung mehr erfolgen. Die Untersagung kann vom Zuwendenden durch eine neuerliche Bekanntgabe der Identifikationsdaten aufgehoben werden; dem ist eine ausdrücklichen Erklärung gleichzuhalten, dass die Übermittlung auf Grundlage der bereits bekannt gegebenen Daten wieder erfolgen soll.

Fortsetzung des Beispiels (aus Rz 12015):

2019 spendet A am 3.2. den Betrag von 300 €. Am 4.5. untersagt er der Organisation Z die Übermittlung weiterer Spenden, weil er feststellt, dass Spenden an die Organisation Z sich bei ihm künftig nicht mehr auswirken werden. Die Organisation Z darf für Spenden ab dem 4.5.2019 keine Übermittlung mehr vornehmen. Für 2019 ist der Betrag von 300 € zu übermitteln.

Eine Untersagung kann auch nur für eine/mehrere bereits erfolgte Zuwendung(en) erfolgen (einzelfallbezogene Untersagung). Eine einzelfallbezogene Untersagung wirkt nur für die konkret betroffene Zuwendung. Sie kann mit einer generellen Untersagung verbunden werden.

Beispiel:

1. Der Einzelunternehmer B hat der begünstigten Organisation Y im Jahr 01 seine Identifikationsdaten bekannt gegeben. Jeweils am 1.3., 1.6., 1.9. und 1.12. des Jahres 02 spendet er 500 €. Anlässlich der letzten Spende stellt B fest, dass die erste Spende aus seinem Betriebsvermögen erfolgt ist und daher nicht als Sonderausgabe berücksichtigt werden darf. B untersagt am 2.12. die Datenübermittlung in Bezug auf die Spende vom 1.3.02 in Höhe von 500 €. Die Organisation Y übermittelt am 28.2.03 den Betrag von 1.500 €.
B berücksichtigt die Spende vom 1.3.02 in Höhe von 500 € im Rahmen der Gewinnermittlung für das Jahr 02 und weist sie in der Beilage E 1a zur Steuererklärung 02 in der Kennzahl 9244 aus.
Die Organisation Y hat für weitere Spenden eine Datenübermittlung vorzunehmen.

2. Sachverhalt wie Beispiel 1. Da sich A entscheidet, Zuwendungen künftig aus seinem Betriebsvermögen zu leisten, erklärt er am 2.12.02, dass die Spende vom 1.3.02 in Höhe von 500 € sowie alle weiteren Spenden ab dem Jahr 03 nicht mehr übermittelt werden sollen.
Die Organisation Y übermittelt am 28.2.03 den Betrag von 1.500 € und hat ab 1.1.03 keine Datenübermittlung mehr vorzunehmen.

Nach erfolgter Datenübermittlung ist die Organisation nicht verpflichtet, auf Grund einer Untersagung eine Berichtigung der Übermittlung vorzunehmen. Erfolgt keine Korrektur durch die Organisation auf freiwilliger Basis, muss der Zuwendende spätestens im Zuge seiner Steuererklärung den Umstand bekannt geben, dass die Übermittlung nicht korrekt ist.

Beispiel:

Unternehmer A spendet der mildtätigen Organisation Y am 1.5.01 500 € und gibt seine Identitätsdaten bekannt. Am 1.12.01 spendet er weitere 250 € ohne Datenbekanntgabe und ohne ausdrückliche Untersagung der Übermittlung. Am 28.2.02 übermittelt Y auf dieser Grundlage für A korrekt den Betrag von 750 €.
Anlässlich der Erstellung der Steuerklärung im 02 stellt A fest, dass die zweite Spende aus dem Betriebsvermögen erfolgt ist. Über FinanzOnline erkennt A, dass die Organisation Y Betrag von 750 € übermittelt hat.
Die Spende von 250 € ist daher als Betriebsausgabe zu berücksichtigen (Eintragung in Kennzahl 9244 der Beilage E 1a).
Um eine Doppelberücksichtigung zu verhindern, ist A verpflichtet, in der Steuererklärung (Beilage L 1d) anzugeben, dass die zweite Spende (250 €) nicht als Sonderausgabe berücksichtigt werden darf. Auf dieser Grundlage werden in der Einkommensteuerveranlagung 250 € als Betriebsausgaben und 500 € als Sonderausgaben berücksichtigt.

Sollte es für ein Veranlagungsjahr zu einer unrichtigen Doppelberücksichtigung gekommen sein, weil derselbe Betrag im Wege der Datenübermittlung als Sonderausgabe und im Wege der Steuererklärung als Betriebsausgabe berücksichtigt wurde, kann das richtige steuerliche Ergebnis im Wege einer Bescheidänderung gemäß § 299 BAO oder einer Wiederaufnahme des Verfahrens (§ 303 BAO) hergestellt werden.

Sind die gesetzlich vorgesehen Identifikationsdaten der übermittlungspflichtigen Organisation schon zum 1. Jänner 2017 (Wirksamwerden des § 18 Abs. 8 EStG 1988) bekannt, sodass die Voraussetzung für eine Datenübermittlung grundsätzlich gegeben ist, muss die Organisation die betroffenen Personen (einmalig) bis 30. November 2017 von diesem Umstand informieren und sie darauf hinweisen, dass auf Grundlage der schon vorhandenen Informationen bei Zahlungseingängen eine Datenübermittlung erfolgen wird, es sei denn, dies wird ausdrücklich innerhalb einer Frist von zumindest vier Wochen untersagt (§ 3 Sonderausgaben-DÜV). Die Informationsverpflichtung verpflichtet die Organisation nicht, Informationen einzuholen, über die sie nicht selbst verfügt (zB Adresse des Betroffenen).

Erfolgt fristgerecht keine Untersagung, hat eine Datenübermittlung zu erfolgen. Die übermittlungspflichtige Organisation ist nicht verpflichtet, nach ergebnislosem Ablauf der Frist, weitere Maßnahmen in Bezug auf eine Untersagung vorzunehmen.

Der "Widerruf eines Spendenvertrages" ist eine Willensäußerung, die einen anderen Inhalt hat als die Untersagung einer Zustimmung zur allgemeinen Datenübermittlung. Darin kann keine "ausdrückliche" Untersagung der Übermittlung iSd § 18 Abs. 8 Z 2 lit. a EStG 1988 gesehen werden. Ein Spender könnte trotz Widerruf des Spendenvertrages Interesse daran haben, dass weitere (Einzel)Spenden automatisch übermittelt werden. Um Fehler auszuschließen sollte im Zweifelsfall aufgeklärt werden, ob der Spender mit dem Widerruf seines Spendenvertrages auch eine weitere Datenübermittlung untersagen will.