Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

​

4. Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO)

Gemäß § 132a BAO hat der Unternehmer dem die Barzahlung Leistenden einen Beleg über empfangene Barzahlungen für Lieferungen und sonstige Leistungen zu erteilen. Entscheidend ist, dass eine Barzahlung erfolgt und nicht, wann die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wird. Daher ist beispielsweise eine Anzahlung für eine noch nicht erbrachte Leistung oder eine nachträgliche Barzahlung belegerteilungspflichtig.

Auf die gleichgeschaltete Registrierkassenpflicht wird hingewiesen.

Die Belegerteilung ist eine Bringschuld des Unternehmers.

Der Belegerteilungspflicht wird aber auch bei folgender Vorgangsweise entsprochen:

Der Bondrucker ist zum Kunden gewandt, und der Bon wird unmittelbar nach der Barzahlung ausgedruckt. Der Beleg gilt in diesen Fällen mit dem Hinweis "bitte nehmen Sie sich den Beleg" als ausgehändigt.

4.1. Beleginhalte

Der Beleg iSd § 132a BAO hat die Inhalte des § 132a Abs. 3 BAO zu enthalten bzw. ab 1. April 2017 auch die Erfordernisse des § 11 RKSV zu erfüllen. Zu den Mindestangaben des § 132a Abs. 3 BAO kommen ab 1. April 2017 zur Nachvollziehbarkeit des einzelnen Geschäftsvorfalles (§ 132a Abs. 8 BAO) und zur Nachprüfbarkeit der Signatur (§ 131b Abs. 2 BAO) Angaben hinzu.

Die folgenden Abschnitte 4.5. und 4.6. beschäftigen sich eingehend mit Vereinfachungen der Belegausstellung und den Mindestanforderungen an den Beleg.

4.2. Elektronischer Beleg

Ein elektronischer Beleg iSd § 132a Abs. 1 BAO ist ein Beleg, der in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen bzw. unmittelbar für den die Barzahlung Leistenden verfügbar ist. Er kann zB mittels E-Mail, als E-Mail-Anhang oder Web-Download, in einem elektronischen Format (zB als PDF- oder Textdatei), aber auch in einem strukturierten Dateiformat (zB xml) ausgestellt werden. Der Belege muss unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung durch die Registrierkasse erstellt und signiert werden, sowie in der Folge tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen. Technisch bedingte Verzögerungen wie zB bei der E-Mail-Zustellung oder dem Upload zu einem Server sind unbeachtlich, wenn die elektronischen Belege sofort im DEP sowie zeitnah in einem revisionssicheren Speicher (vgl. Abschnitt 3.2.1.4. Sicherung des DEP) gespeichert und für eine Überprüfung durch ein Organ der Finanzverwaltung verfügbar sind. Ob dies elektronisch (per Email, Ablesen mittels Handyapp, usw.) oder in Papierform erfolgt, bleibt dem Belegaussteller überlassen. Die Übermittlung ist eine Bringschuld des Unternehmers, eine bloße Einräumung der Möglichkeit des Ansehens und Abfotografierens des auf einem Bildschirm angezeigten Beleginhaltes erfüllt nicht die Belegerteilungspflicht. Eine spezielle Form der elektronischen Übertragung ist nicht vorgeschrieben. Ob die Übertragung in den Verfügungsbereich des Belegempfängers durch Aktivität des Leistungserbringers oder den die Bezahlung Leistenden erfolgt, ist für die Erfüllung der Belegerteilungspflicht unerheblich. Diese Art der Belegerteilung ist im elektronischen Aufzeichnungssystem zu dokumentieren.

4.3. Wen trifft die Belegerteilungspflicht?

Die Belegerteilungspflicht besteht nur für Unternehmer iSd § 2 Abs. 1 UStG 1994.

Nach § 2 Abs. 1 erster Satz UStG 1994 ist Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt.

Die Belegerteilungspflicht des § 132a BAO besteht ua. auch dann,

• wenn die Umsätze umsatzsteuerfrei sind,
• wenn sie unter der "Kleinunternehmergrenze" (zufolge § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994: 30.000 Euro) liegen.

Sie besteht nicht nur für betriebliche Einkünfte, sondern auch für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung sowie für sonstige Einkünfte.

Zu den vollpauschalierten Land- und Forstwirten vgl. Abschnitt 5.6.

4.4. Zeitpunkt der Belegerstellung

Unternehmer haben "über empfangene Barzahlungen" für Lieferungen und sonstige Leistungen (§ 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994) Belege zu erteilen.

Der Beleg ist nach § 132a Abs. 1 BAO dem die Barzahlung Leistenden vor dem Verlassen der Geschäftsräumlichkeiten bzw. in der vom Unternehmen genutzten Freifläche zu erteilen (vgl. auch Abschnitt 4.1. ). Dies muss nicht der Empfänger der Leistung sein.

Eine Rechnungsvorbereitung vor erfolgter Barzahlung (zB Ausstellung einer Hotelrechnung am Vorabend der Abreise des Hotelgastes) ist zulässig. Eine Belegausstellung vor Erhalt der Barzahlung ist im Regelfall nicht vorgesehen. Allerdings können etwa Belege für mobil getätigte Umsätze bzw. vorbestellte Ware vorab mittels Registrierkasse ausgestellt werden und diese bei Ausfolgung der Ware und nach Barzahlung übergeben und damit erteilt werden (Details siehe Abschnitt 6.7.1.2.). Ebenso ist es möglich die vorab mit der Registrierkasse ausgestellten Belege auf der Ware, die ausgefolgt werden soll, anzubringen und derart gleichzeitig mit der Ware den Beleg erteilen. Die nicht getätigten Barumsätze sind zu stornieren.

4.5. Spezielle Belegausstellungen

4.5.1. Vereinfachung

Werden im Rahmen einer betrieblichen Tätigkeit gleich hohe Einzelumsätze getätigt, kann in analoger Anwendung zu § 7 BarUV 2015 eine Zusammenrechnung dieser Umsätze erfolgen und diese jeweils in einem Betrag in der Registrierkasse erfasst werden, sofern deren vollständige Erfassung gewährleistet wird, zB durch Durchnummerierung der ausgestellten Belege (vgl. Abschnitt 6.7.1.). Siehe auch Erleichterung zur Erfassung nach Warengruppen (Abschnitt 4.6.4. ).

Der Beleg hat die Angaben nach § 132a Abs. 3 und Abs. 4 BAO bzw. bei Verwendung einer Registrierkasse nach § 11 RKSV zu enthalten.

4.5.2. Belegerteilung beim Gutscheinverkauf

Wird der Verkauf eines Wertgutscheines in der Registrierkasse erfasst und darüber ein Beleg ausgestellt, hat dieser grundsätzlich den gesetzlichen Anforderungen des § 132a BAO zu entsprechen (vgl. auch Abschnitt 2.4.10.)

4.5.3. Tischabrechnung

Die Tischabrechnung ist als Erleichterung für den Fall gedacht, dass nach Bonierung des Gesamttisches die Kunden einzeln zeitnah bezahlen wollen. Damit soll ein nachträgliches Storno des Geschäftsvorfalles und eine neuerliche Bonierung für den jeweiligen Einzelkunden, nach Ermittlung der auf die einzelnen Kunden jeweils entfallenden Produkte, vermieden werden.

Wenn beim Inkasso und der Belegerteilung mit elektronischer Registrierkasse mehrere Produkte zu einem bestimmten Zeitpunkt an Kunden in einer Gesamtsumme abgerechnet und boniert werden und das Inkasso der Gesamtsumme zu Teilbeträgen bei mehreren Personen (Tischabrechnung) zeitnah erfolgt, muss nicht für jeden Kunden eine gesonderter Beleg ausgestellt werden.

Die Tischabrechnung kann als einzelne, in der Registrierkasse zu erfassende Bareinnahme gewertet werden.

Unabhängig von den Beleginhalten nach § 132a BAO bzw. ab 2017 auch der Beleginhalte der RKSV sollen der Verrechnungskreis (Tisch) und die auf die einzelnen Produkte entfallenden Teilbeträge ersichtlich oder ermittelbar sein.

Es ist ausreichend, wenn der Beleg einem Leistungsempfänger (Kunden) übergeben wird. Diesen trifft die Entgegennahme- und Mitnahmeverpflichtung des § 132a Abs. 5 BAO.

4.5.4. Unzulässige Stock- oder Standverrechnung

Eine Stock- und Standverrechnung liegt dann vor, wenn dem Mitarbeiter (zB Kellner) eine bestimmte Menge/Anzahl von Waren vor Geschäftsbeginn vom Unternehmer zu Verkaufszwecken übergeben wird und die Menge/Anzahl der Produkte entsprechend festgehalten wird und dann am Tagesende durch Auszählung und Abzug der noch nicht verkauften Ware, die Tageslosung rechnerisch ermittelt wird.

Bei einer unzulässigen Stock- oder Standverrechnung ist der Anknüpfungspunkt der innerbetriebliche Warenverkehr und nicht die vom Unternehmer erzielten Einnahmen. Der Kellner als Mitarbeiter (Erfüllungsgehilfe) des Unternehmers kassiert für diesen in dessen Namen und für dessen Rechnung die Einnahmen und kann daher nicht selbständig kontrahieren. Diese Verrechnungsart ersetzt nicht eine ordnungsgemäße Losungsermittlung und ist sohin wie bisher zur Losungsermittlung unzulässig.

Mit der Belegerteilung durch Anbringen auf der Ware und gleichzeitiger Übergabe der Ware mit dem Beleg wird noch keine unzulässige Stock- und Standverrechnung herbeigeführt (siehe auch Abschnitt 6.7.1.2.).

4.5.5. Belegausstellung bei Organschaft/Unternehmereinheit

Bei Vorliegen einer Organschaft iSd UStG kann die Belegerteilungspflicht auch von den Organgesellschaften erfüllt werden.

Liegt eine Unternehmereinheit vor, so kann die Belegerteilungspflicht auch von den einzelnen Personengesellschaften erfüllt werden (vgl. § 132a Abs. 2 BAO).

4.5.6. Belegduplikat

Ein Belegduplikat ist als solches zu bezeichnen, nicht nochmals zu signieren, nicht neuerlich im Datenerfassungsprotokoll aufzunehmen und darf zu keiner Veränderung des Umsatzzählers führen.

4.5.7. Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege ab 1. April 2017 (§ 8 RKSV)

Neben der Verkettung und Signierung der Einzelumsätze dienen die Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege als zusätzliche Sicherheiten für die Gewährleistung der vollständigen Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse. Diese Belege müssen daher ebenfalls signiert und damit in die Belegkette eingeflochten werden. Jahresbelege sind wie Startbelege zu prüfen (Abschnitt 3.5.3.2.), wobei diese Prüfung spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt sein muss.

Zudem bestehen für Start-, Jahres- und Schlussbelege eine verpflichtende Ausdruck- und Aufbewahrungspflicht. Der Jahresbeleg stellt gleichzeitig den Monatsbeleg für Dezember des jeweiligen Jahres dar.

Der Registrierkassenpflichtige hat daher am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag seiner getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, den Jahresbeleg herzustellen und nach Ausdruck aufzubewahren. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr bleibt im Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht ohne Auswirkungen. Die Bewerkstelligung des Ausdruckes obliegt dem registrierkassenpflichtigen Unternehmer.

Bei sogenannten Saisonbetrieben (zB Schwimmbad) kann dieser Vorgang auch zu Saisonende, spätestens jedoch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr erfolgen.

Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Monatsbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, so dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche). In Monaten, in denen keine Geschäftstätigkeit stattfindet bzw. in denen aus geschäftlichen Gründen kein oder ein eingeschränkter Bedarf an Registrierkassen besteht müssen für diese im jeweiligen Monat nicht verwendeten Kassen keine Monatsbelege erstellt werden.

Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege sollten als solche bzw. als Nullbelege im Feld der handelsüblichen Bezeichnung gekennzeichnet werden. Wird nach einem Monats- oder Jahresbeleg noch ein Beleg ausgestellt, sind neuerliche Monats- oder Jahresbelege erforderlich. Ist die Erstellung der Monats- und Jahresbelege wegen Ausfalles der Registrierkasse nicht möglich, ist dies im Sinne § 132 BAO zu dokumentieren.

Betriebe, die keine Sperrstunde haben (Öffnungszeiten rund um die Uhr), können ihre Monats- bzw. Jahresbelege auch vor oder nach Mitternacht erstellen, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt. Der Zeitpunkt des Jahresbeleges soll in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.

4.6. Mindestanforderungen an den Beleg

Neben den Beleganforderungen des § 132a Abs. 3 BAO (Mindestanforderungen) ist § 132a Abs. 8 iVm § 11 RKSV ab 1. April 2017 beachtlich, weil die Belegangaben durch die RKSV erweitert werden, um insbesondere die einzelnen Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können (siehe § 11 RKSV: Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit der Belegausstellung, maschinenlesbarer Code und Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt).

Einen maschinenlesbaren Code mit der Signatur des Beleges ist ab 1. April 2017 nur dann am Beleg vorzusehen, wenn Signierungspflicht besteht (Beleg mit zumindest einem Barumsatz) oder der Beleg freiwillig signiert wird. Die ab 1. April 2017 erforderlichen zusätzlichen Belegangaben sind auf nicht zu signierenden Belegen nicht zu erfüllen.

Ab dem 1. April 2017 müssen die Belegnummern aus sicherheitstechnischen Gründen pro Kassenidentifikationsnummer und AES-Schlüssel eindeutig sein. Hinsichtlich der Erstellung von Registrierkassenbelegen mit Bezug auf einen Waagenbeleg wird auf Abschnitt 3.1.3.1. verwiesen.

4.6.1. Unternehmerbezeichnung

Der Unternehmer ist eindeutig im Allgemeinen mit Namen und Adresse zu bezeichnen. Das Unternehmen kann auch in Form von Symbolen oder Schlüsselzahlen ausgedrückt werden (vgl. § 132a Abs. 4 BAO). Bei einer Organschaft bzw. einer Unternehmereinheit ist die Nennung der Organgesellschaft oder einer der Personengesellschaften ausreichend (vgl. § 132a Abs. 3 Z 1 BAO).

4.6.2. Fortlaufende Nummer

Die in § 132 Abs. 3 Z 2 BAO geforderte Angabe ("eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird") entspricht wörtlich dem Rechnungserfordernis des § 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994 (siehe UStR 2000 Abschnitt 11.1.6.6.).

4.6.3. Tag der Belegausstellung

Der Tag der Belegausstellung ist das Datum, an dem der Beleg ausgestellt wurde.

Ab 1. April 2017 ist gemäß § 11 Abs. 1 Z 2 RKSV die Uhrzeit anzugeben.

4.6.4. Menge/handelsübliche Bezeichnung

Die Menge (der gelieferten Gegenstände) ist nach den Maßstäben des jeweiligen Geschäftsverkehrs zB nach Zahl, Maß oder Gewicht anzugeben.

Handelsübliche Bezeichnung ist eine Bezeichnung, die für die gelieferte Ware allgemein im Geschäftsleben verwendet wird.

Der Begriff der handelsüblichen Bezeichnung findet sich sowohl in § 11 UStG 1994 als auch im neuen § 132a BAO.

Der § 132a Abs. 3 BAO verweist nicht auf das Umsatzsteuergesetz, sodass der § 132a Abs. 3 in Begriffsdefinition "handelsübliche Bezeichnung" (nur) analog auszulegen ist, weil bei einer harmonisierten Auslegung der Gesetzgeber auch in diesem Absatz wie in den Vorabsätzen des § 132a einen Hinweis auf das UStG 1994 aufgenommen hätte.

Unter der "handelsüblichen Bezeichnung" nach § 132a BAO ist daher der Maßstab des allgemeinen Sprachgebrauches anzuwenden.

Dieser Begriff der "handelsüblichen Bezeichnung" ist somit in der BAO nicht so eng auszulegen wie im § 11 UStG 1994, da im Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht eher Umsätze an Letztverbraucher im Vordergrund stehen. Damit wird vermieden, dass den Unternehmern im laufenden Betrieb unzumutbare Belastungen auferlegt werden.

Die Ausgestaltung der handelsüblichen Bezeichnung wird sich daher auch nach den betroffenen Branchen richten. Wenn man die handelsübliche Bezeichnung aus Kundensicht betrachtet (Maßstab des § 132a BAO), ist auch zu berücksichtigen, dass zB bei Elektrohändlern eine genauere Bezeichnung der verkauften Waren schon im Hinblick auf die vom Kunden gewünschte Garantie zumutbar ist, da eine Belegausweisung einer Waschmaschine nur als Elektrogerät für den Kunden im Regelfall nicht ausreichen wird.

Die Verwendung von allgemeinen Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen wie zB Speisen/Getränke, Obst, Lebensmittel, Textil-, Reinigungs- und Putzmittel, Büromaterial, Eisenwaren, Bekleidung, Wäsche, Werkzeuge usw. ist aber auch gemäß § 132a BAO nicht zulässig. Die Bezeichnung muss so gewählt sein, dass Waren und Dienstleistungen identifiziert werden können.

Beispiele

​

Für Werk- und Reparaturleistungen oder Serviceleistungen müssen im Grunde des § 132a BAO die dazu verwendeten Kleinmaterialien, sofern sie nur einen geringen Teil für die Erbringung der Gesamtleistung ausmachen, nicht gesondert ausgewiesen werden.

Es bleibt dem Kunden jedoch unbenommen, für umsatzsteuerliche Zwecke eine Rechnung mit der handelsüblichen Bezeichnung iSd § 11 UStG 1994 zu verlangen.

Die Übergangsregelung für die Sparte Einzelhandel sowie die Sparte Markt-, Straßen- und Wanderhandel bzw. vergleichbare andere gewerblich tätige Unternehmer vom 19. November 2015, BMF-010102/0015-IV/2/2015 (interne Veröffentlichung bzw. Veröffentlichung durch die WKO), bleibt (ergänzt) aufrecht.

Demnach erfüllen Einzelhandelsunternehmer, insbesondere auch Markt-, Straßen- und Wanderhändler und andere gewerblich tätige Unternehmer, die Waren verschiedener Hersteller beschaffen, zu einem Sortiment zusammenfügen und an Endverbraucher verkaufen, in einer Übergangsphase bis 31.12.2020 die Einzelaufzeichnungs- Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht auch dann, wenn sie die Warenbezeichnung in der zu verwendenden Registrierkasse eingeschränkt bis auf 15 Warenbezeichnungen erfassen und entsprechend dieser Erfassung auf den Belegen ausweisen.

Dies gilt nur insoweit sie am 31.12.2015 bzw. im Zeitpunkt des Eintritts der Kassenpflicht in ihrem Betrieb nicht über ein Warenwirtschaftssystem und/oder nicht über ein Kassensystem verfügen, welches das vom Handelsgeschäft umfasste Warensortiment wie unter der "handelsüblichen Bezeichnung" in Abschnitt 4.4.4. des Erlasses zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht vom 12. November 2015, BMF-010102/0012-IV/2/2015, verlangt, aufzeichnen und auf dem nach § 132a BAO auszustellenden Belegen ausweisen kann.

Unbeschadet dessen kann der Kunde im Einzelfall eine Rechnung im Sinn des § 11 UStG 1994 verlangen.

4.6.5. Betrag der Barzahlung errechenbar

Der Betrag der Barzahlung ist nicht ident mit dem Entgelt (iSd § 11 Abs. 1 Z 3 lit. e UStG 1994) bzw. mit dem zivilrechtlichen Preis. Auch Anzahlungen, Ratenzahlungen und Restzahlungen sind belegerteilungspflichtig.

Eine bloß rechnerische Ermittelbarkeit des Barzahlungsbetrages ist jedenfalls ausreichend, sie kann zB vorliegen, wenn lediglich das Entgelt (iSd § 11 Abs. 1 Z 3 lit. e UStG 1994) und der Steuerbetrag angegeben wird, ohne diese Beträge zusammenzurechnen.

4.6.6. Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen (ab 2017)

Für die Darstellung der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen gilt die Reihenfolge lt. Abschnitt 3.3.4. Die Summe der aufgeteilten Beträge muss mit dem Gesamtbetrag des Beleges übereinstimmen. Erforderlichenfalls ist dies durch Rundung eines Teilbetrages herbeizuführen.

Der Kunde zahlt 100 Euro in bar, der Rest wird später mit Zahlschein beglichen. Nach der RKSV sind die 100 Euro aliquot aufzuteilen und somit je Steuersatz (20%, 10% und 0%) mit je 33,33 Euro im DEP festzuhalten. Die Rundungsdifferenz in Höhe von einem Cent ist einem Steuersatz zuzuschlagen. Der Umsatzzähler ist um 100 Euro zu erhöhen.

Dem Satz 0% sind Bruttobeträge zuzuweisen, die entweder von der USt. befreit sind, beim Unternehmer nicht, nicht zur Gänze bzw. mit einem anderen % als den in Abschnitt 3.3.4. angeführten % der USt. unterliegen oder deren USt. auf Grund anderer Unterlagen geschuldet wird. Im Detail handelt es sich dabei zumindest um folgende Geschäftsvorfälle:

​

In den Geschäftsvorfällen 3, 5 und 6 sowie bei durchlaufenden Posten kann der Barzahlungsbetrag auch nach den Steuersätzen aufgeteilt werden, am Zahlungsbeleg ist dann gegebenenfalls darauf hinzuweisen, dass hinsichtlich der USt der Beleg ein Duplikat der angegebenen Rechnung darstellt (vgl. Abschnitt 2.4.11.).

In Fällen der Differenzbesteuerung nach § 24 UStG 1994 sind gemäß § 24 Abs. 7 UStG 1994 in der Rechnung keine Umsatzsteuerbeträge gesondert auszuweisen - die Bemessungsgrundlage ist iSd § 24 Abs. 4 UStG 1994 zu bemessen. Für die Darstellung der Barzahlung ist jedoch der Verkaufspreis beispielsweise eines KFZ heranzuziehen. Somit ist die gesamte Bareinnahme (Verkaufspreis) in der Registrierkasse zu erfassen. Da die Differenzbesteuerung iSd § 24 UStG 1994 nur ein Teil des vereinnahmten Barumsatzes (zB die Differenz zw. Ein- und Verkaufspreis) betrifft, ist der gesamte Verkaufspreis daher mit dem Steuersatz 0% zu erfassen.

Belegbeträge, die dem Steuersatz 0% zuzuweisen sind, sind am Beleg nur dann als mit 0% zu versteuernde Umsätze auszuweisen, wenn es sich dabei um steuerfreie oder nicht steuerbare Umsätze handelt. Dies gilt im übrigen auch für durchlaufende Posten, die sich aus einer freiwillige Erfassung auf einem signierten Beleg befinden. In allen anderen Fällen genügt eine Anmerkung "inkl. USt" bzw. sollte beispielsweise der Hinweis "Nettobetrag und MwSt auf Bon ungültig, korrekte Angaben auf referenzierter Rechnung" am Beleg angebracht werden.

4.6.7. Maschinenlesbarer Code (ab April 2017)

Nach der Ermittlung jedes Signaturwertes hat die Registrierkasse mit Hilfe der Daten des § 10 Abs. 2 RKSV einen maschinenlesbaren Code aufzubereiten. Die Daten bestehen aus denselben Daten, die von der Registrierkasse auch für die Signaturerstellung aufbereitet werden, zuzüglich des gerade ermittelten Signaturwertes. Anstelle des verschlüsselten Standes des Umsatzzählers ist bei Stornobelegen die Buchstabengruppe STO und bei Trainingsbelegen die Buchstabengruppe TRA zu signieren und in den maschinenlesbaren Code aufzunehmen.

Der maschinenlesbare Code ist am Beleg als mit gängigen Apps lesbarem QR-Code auszugeben. Sollte dies nicht möglich sein, stehen folgende Varianten für die Ausgabe des maschinenlesbaren Codes zur Verfügung:

• Barcode für Link (URL nicht länger als 25 Zeichen)
• Einzugebender Link (URL mit beliebig vielen Zeichen)
• Zeichenkette (nur im OCR-A Font)

4.6.8. Symbol oder Schlüsselzahl

Die Angabe von Symbolen oder Schlüsselzahlen ist dann ausreichend, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen bei dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbringenden Unternehmer vorhandene Unterlagen gewährleistet ist (vgl. § 132a Abs. 4 BAO).

Schlüsselzahlen können zB Preislistennummern, Katalognummern, und Tarifposten (zB Bahn, Bus) sein.

Als Symbole können etwa bestehende Unternehmenslogos als Bezeichnung des Unternehmers oder sonstige eindeutig erkennbare Artikelabbildungen verwendet werden.

4.6.9. Durchschrift/Zweitschrift

Es besteht die Verpflichtung zur Anfertigung von Durchschriften (sonstigen Zweitschriften) des Beleges (nach § 132a Abs. 6 Z 1 erster und zweiter Satz BAO). Als Zweitschrift gilt auch die Speicherung im Datenerfassungsprotokoll (vgl. § 7 RKSV). Die Speicherung von Durchschriften kann auch auf Datenträgern erfolgen, wenn die Geschäftsvorfälle spätestens gleichzeitig mit der Belegerstellung erfasst werden und keine Registrierkassenpflicht besteht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich sieben Jahre (§ 132 BAO), gerechnet vom Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.

Die Durchschrift (Zweitschrift) zählt zu den zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belegen (§ 132a Abs. 6 Z 2 BAO). Dies ist bedeutsam für:

• § 132 Abs. 1 BAO (betreffend Verlängerung der Aufbewahrungsfrist),
• § 132 Abs. 2 und 3 BAO (Aufbewahrung auf Datenträgern),
• § 51 Abs. 1 lit. d FinStrG (Finanzordnungswidrigkeit).

4.7. Belegentgegennahmepflicht

Nach § 132a Abs. 5 BAO hat der Leistungsempfänger oder der an dessen Stelle die Gegenleistung ganz oder teilweise erbringende Dritte den Beleg entgegenzunehmen

und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.

Eine Verweigerung der Annahme des Belegs durch den Leistungsempfänger hat keine (finanz-) strafrechtlichen Konsequenzen. Der Leistungsempfänger kann nicht zur Entgegennahme des Belegs gezwungen werden.

Außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten bedeutet, dass der Leistungsempfänger den Beleg erst nach Verlassen der Geschäftsräumlichkeiten entsorgen kann.

Befindet sich die Geschäftsräumlichkeit in einem Einkaufszentrum bedeutet dies, dass der Beleg bis außerhalb der dem Unternehmer zugeordneten Geschäftsräumlichkeit mitzunehmen ist.

Eine darüber hinausgehende Aufbewahrungspflicht des Belegs trifft den Leistungsempfänger nicht.

Zur Erteilung elektronischer Belege siehe Abschnitt 4.2.

4.8. Berechtigungsausweise (§ 132a Abs. 7 BAO)

Bei Berechtigungsausweisen (zB Fahrausweise, Eintrittskarten) ist kein zusätzlicher Kassenbeleg auszustellen, wenn diese die erforderlichen Inhalte des § 132a BAO enthalten.

Für Fahrausweisautomaten gelten darüber hinaus die Erleichterungen gemäß § 5 BarUV 2015.

​