Ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren ist ein Kontrollverfahren, das der leistende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinem Zahlungsanspruch oder der die Leistung empfangende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Leistungsempfänger wird schon im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob die Rechnung inhaltlich korrekt ist, dh. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in der dargestellten Qualität und Quantität erbracht wurde, der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat, die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches, um zu gewährleisten, dass er nur Rechnungen bezahlt, zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist. Jeder Unternehmer kann das für ihn geeignete Verfahren frei wählen. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber zB auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (zB Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein).
Ein Prüfpfad kann als verlässlich angesehen werden, wenn die Verbindung zwischen dem abgewickelten Umsatz und der Rechnung leicht nachzuvollziehen ist (mit Hilfe ausreichender Details, um die Dokumente miteinander zu verknüpfen) und wenn er die dokumentierten Verfahren einhält und die tatsächlichen Abläufe widerspiegelt. Dies lässt sich zum Beispiel auch anhand von Dokumenten wie Kontoauszügen, Dokumenten des Empfängers oder des Lieferers bzw. Dienstleistungserbringers (des Geschäftspartners) und internen Kontrollen wie der Aufgabentrennung erreichen.
Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden. Eine inhaltlich richtige Rechnung (richtige Rechnungsmerkmale) kann ein Indiz dafür sein, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit und Unversehrtheit beeinträchtigenden Fehler aufgetreten sind.
Bei Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens gemäß § 1 Z 1 der Verordnung des BM für Finanzen, BGBl. II Nr. 583/2003 idF BGBl. II Nr. 382/2016, ist die Überprüfung und Archivierung einer auf einer Rechnung angebrachten qualifizierten elektronischen Signatur nicht erforderlich.
Auch bei Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, handelt es sich um elektronische Rechnungen (siehe Rz 1564c). Sie können - vorausgesetzt, sie sind in ein entsprechendes innerbetriebliches Steuerungsverfahren eingebunden - den Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
In welcher Weise der Unternehmer das innerbetriebliche Steuerungsverfahren samt dem verlässlichen Prüfpfad einrichtet, bleibt ihm selbst überlassen. Das Finanzamt schreibt weder eine bestimmte Methode vor, noch kann es eine solche im Einzelfall akkreditieren. Die innerbetrieblichen Steuerungsverfahren sollten der Größe, Tätigkeit und Art des Unternehmers angemessen sein und Zahl und Wert der Umsätze sowie Zahl und Art der Leistenden und Kunden berücksichtigen. Der Unternehmer braucht daher keine Verfahren und Technologien einzusetzen, die von einem Unternehmer dieser Art und Größe üblicherweise nicht zu erwarten sind. Zu erwarten ist jedenfalls der Einsatz jener technischen und organisatorischen Verfahren, die dem Unternehmer tatsächlich zur Verfügung stehen. Ein KMU wird in der Regel andere Verfahren zur Rechnungsprüfung einsetzen als zB ein Konzernunternehmer.Zu Nachweiszwecken hat der Unternehmer das von ihm angewendete Verfahren seinen Verhältnissen entsprechend zu dokumentieren. Die Dokumentation des Verfahrensdurchlaufs hinsichtlich jeder einzelnen Rechnung ist nicht notwendig, wenn die generelle Anwendung des dokumentierten Verfahrens gewährleistet ist.
Beispiel für innerbetriebliche Steuerungsverfahren bzw. Technologien bei einem KMU
1. Die Rechnung langt als PDF-Datei im Anhang eines E-Mails beim Unternehmer A ein. Die Datei ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. A nimmt seine Einkünfteermittlung ohne (EDV-) Buchführung als Einnahmen/Ausgabenrechner nach § 4 Abs. 3 EStG 1988 vor. Die Besteuerung erfolgt nach vereinnahmten Entgelten gemäß § 17 Abs. 2 Z 1 UStG 1994.
Da die Signatur den Anforderungen des § 1 Z 3 der Verordnung des BM für Finanzen, BGBl. II Nr. 583/2003 idF BGBl. II Nr. 382/2016, entspricht, sind Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet. A hat die Lesbarkeit zu gewährleisten und die Rechnung samt Signaturprüfprotokoll zu archivieren. Es steht der Vorsteuerabzug aus der Rechnung nach Maßgabe des § 12 UStG 1994 zu. Insbesondere muss die Rechnung auch inhaltlich (Vorliegen der in § 11 UStG 1994 geforderten Rechnungsmerkmale) korrekt sowie die Leistung für das Unternehmen des A ausgeführt sein.
graphische Darstellung:
2. Die Rechnung langt als Text-Datei mittels E-Mail mit oder ohne qualifizierte Signatur beim Unternehmer A ein. A nimmt seine Einkünfteermittlung ohne (EDV-) Buchführung als Einnahmen/Ausgabenrechner nach § 4 Abs. 3 EStG 1988 vor. Die Besteuerung erfolgt nach vereinnahmten Entgelten gemäß § 17 Abs. 2 Z 1 UStG 1994. A gleicht die Rechnung mit den vorhandenen Unterlagen (Bestellung, Lieferschein, erhaltene Leistung, E-Mail-Adresse des Lieferers, Geschäftspapieren usw.) manuell ab.
Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens (§ 1 Z 1 der Verordnung des BM für Finanzen, BGBl. II Nr. 583/2003 idF BGBl. II Nr. 382/2016) gewährleistet werden, wenn dadurch ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird.
Der manuelle Abgleich der Unterlagen ist ausreichend. Eine spezielle technische Verfahrensweise ist nicht vorgeschrieben. Die Rechnung (Text-Datei) und das innerbetriebliche Steuerungsverfahren müssen archiviert werden. Es steht der Vorsteuerabzug nach Maßgabe des § 12 UStG 1994 zu.
Die Rechnung muss auch inhaltlich korrekt sowie die Leistung für das Unternehmen des A ausgeführt sein.
graphische Darstellung:
Beispiel für innerbetriebliche Steuerungsverfahren bzw. Technologien bei einem größeren Unternehmer (Bilanzierer) inklusive Archivierung
Die Rechnung gelangt in die Mailbox einer (extern bekanntgegebenen) Rechnungsmailadresse beim empfangenden Unternehmen.
Wird fälschlicherweise eine Rechnung an eine andere E-Mailadresse desselben Unternehmens gesendet, so ist diese Rechnung vom Inhaber der Adresse an die Rechnungsmailadresse weiterzuleiten.
Die sodann in der Rechnungsmailadresse befindlichen Dokumente werden von einer fachkundigen Person als Rechnung identifiziert (Spam aussortiert), als Eingangsrechnung im elektronischen Archiv erfasst und einem Verantwortlichen zugeordnet. Im gleichen elektronischen Archiv werden allenfalls auch gescannte Papierrechnungen erfasst. Das elektronische Archiv wurde herstellerseitig auf Unveränderbarkeit und Unlöschbarkeit eingerichtet.
Beim Freigabevorgang wird die Richtigkeit der Rechnung (Bestellung, Lieferung, Leistungserhalt) geprüft.
Nach Freigabe durch den Sachbearbeiter erfolgt die Verbuchung in der EDV-Finanzbuchhaltung. Ein Ausdruck von sortierten Kontrolljournalen ist möglich.
Die verbuchten Rechnungen gelangen in die Offene-Postenliste und werden dort mittels Zahlung oder Gegenverrechnung oder Gutschrift offen abgestattet. Dadurch ist der Abgleich der Rechnungen mit den Zahlungsverpflichtungen gewährleistet.
Die per E-Mail erhaltenen Rechnungen sind im elektronischen Archiv unveränderbar gespeichert, wiedergebbar und können elektronisch zur Verfügung gestellt werden.
