Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

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4. Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO)

Gemäß § 132a BAO hat der Unternehmer dem die Barzahlung Leistenden einen Beleg über empfangene Barzahlungen für Lieferungen und sonstige Leistungen zu erteilen. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Barzahlung und nicht, wann die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wird. Daher ist beispielsweise eine Anzahlung für eine noch nicht erbrachte Leistung oder eine nachträgliche Barzahlung belegerteilungspflichtig.

Auf die gleichgeschaltete Registrierkassenpflicht wird hingewiesen.

4.1. Beleg

Der Beleg iSd § 132a BAO hat die Inhalte des § 132a Abs. 3 BAO zu enthalten bzw. ab 1. Jänner 2017 auch die Erfordernisse des § 11 RKSV.

4.1.1. Elektronischer Beleg

Ein elektronischer Beleg iSd § 132a Abs. 1 BAO ist ein Beleg, der in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen bzw. unmittelbar für den Leistungsempfänger verfügbar ist (vgl. § 11 Abs. 2 UStG 1994). Er kann zB mittels Email, als Email-Anhang oder Web-Download, in einem elektronischen Format (zB als PDF- oder Textdatei), aber auch in einem strukturierten Dateiformat (zB xml) ausgestellt werden.

Der Beleg muss tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen. Ob dies elektronisch oder in Papierform erfolgt, bleibt dem Belegaussteller überlassen.

Die Übermittlung ist eine Bringschuld des Unternehmers, eine bloße Einräumung der Möglichkeit des Ansehens und Abfotografierens des auf einem Bildschirm angezeigten Beleginhaltes erfüllt nicht die Belegerteilungspflicht.

Eine spezielle Form der elektronischen Übertragung ist nicht vorgeschrieben. Ob die Übertragung in den Verfügungsbereich des Belegempfängers durch Aktivität des Leistungserbringers oder des Leistungsempfängers erfolgt, ist für die Erfüllung der Belegerteilungspflicht unerheblich. Diese Art der Belegerteilung ist im elektronischen Aufzeichnungssystem zu dokumentieren.

4.2. Wen trifft die Belegerteilungspflicht?

Die Belegerteilungspflicht besteht nur für Unternehmer iSd § 2 Abs. 1 UStG 1994.

Nach § 2 Abs. 1 erster Satz UStG 1994 ist Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt.

Die Belegerteilungspflicht des § 132a BAO besteht ua. auch dann,

• wenn die Umsätze umsatzsteuerfrei sind,
• wenn sie unter der "Kleinunternehmergrenze" (zufolge § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994: 30.000 Euro Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG 1994) liegen.

Sie besteht nicht nur für betriebliche Einkünfte, sondern auch für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung sowie für sonstige Einkünfte.
Zu den vollpauschalierten Land- und Forstwirten vgl. Abschnitt 5.6.

4.3. Vornahme der Belegerteilung

Unternehmer haben "über empfangene Barzahlungen" für Lieferungen und sonstige Leistungen (§ 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994) Belege zu erteilen.

Der Beleg ist nach § 132a Abs. 1 BAO dem die Barzahlung Leistenden zu erteilen (vgl. auch Abschnitt 4.1.). Dies muss nicht der Empfänger der Leistung sein.

Eine Rechnungsvorbereitung vor erfolgter Barzahlung (zB Ausstellung einer Hotelrechnung am Vorabend der Abreise des Hotelgastes) ist zulässig. Unabhängig davon kann eine Belegausstellung vor Erhalt der Barzahlung nicht erfolgen.

4.3.1. Vereinfachung

Werden im Rahmen einer betrieblichen Tätigkeit gleich hohe Einzelumsätze getätigt, kann in analoger Anwendung zu § 7 BarUV 2015 eine Zusammenrechnung dieser Umsätze erfolgen und diese jeweils in einem Betrag in der Registrierkasse erfasst werden, sofern deren vollständige Erfassung gewährleistet wird, zB durch Durchnummerierung der ausgestellten Belege (vgl. Abschnitt 6.7.1.).

4.3.2. Belegerteilung beim Gutscheinverkauf

Wird der Verkauf eines Wertgutscheines in der Registrierkasse erfasst und darüber ein Beleg ausgestellt, hat dieser den gesetzlichen Anforderungen des § 132a BAO zu entsprechen (vgl. auch Abschnitt 2.4.10.).

4.3.3. Tischabrechnung

Die Tischabrechnung ist als Erleichterung für den Fall gedacht, dass nach Bonierung des Gesamttisches die Kunden einzeln zeitnah bezahlen wollen. Damit soll ein nachträgliches Storno des Geschäftsfalles und eine neuerliche Bonierung für den jeweiligen Einzelkunden, nach Ermittlung der auf die einzelnen Kunden jeweils entfallenden Produkte, vermieden werden.
Wenn beim Inkasso und der Belegerteilung mit elektronischer Registrierkasse mehrere Produkte zu einem bestimmten Zeitpunkt an Kunden in einer Gesamtsumme abgerechnet und boniert werden und das Inkasso der Gesamtsumme zu Teilbeträgen bei mehreren Personen (Tischabrechnung) zeitnah erfolgt, muss nicht für jeden Kunden eine gesonderter Beleg ausgestellt werden.
Die Tischabrechnung kann als einzelne, in der Registrierkasse zu erfassende Bareinnahme gewertet werden.
Unabhängig von den Beleginhalten nach § 132a BAO bzw. ab 2017 auch der Beleginhalte der RKSV sollen der Verrechnungskreis (Tisch) und die auf die einzelnen Produkte entfallenden Teilbeträge ersichtlich oder ermittelbar sein.
Es ist ausreichend, wenn der Beleg einem Leistungsempfänger (Kunden) übergeben wird. Diesen trifft die Entgegennahme- und Mitnahmeverpflichtung des § 132a Abs. 5 BAO.

4.3.4. Unzulässige Stock- oder Standverrechnung

Bei einer Stockverrechnung oder Standverrechnung ist der Anknüpfungspunkt der innerbetriebliche Warenverkehr und nicht die vom Unternehmer erzielten Einnahmen. Der Kellner als Mitarbeiter (Erfüllungsgehilfe) des Unternehmers kassiert für diesen in dessen Namen und für dessen Rechnung die Einnahmen und kann daher nicht selbständig kontrahieren.

Diese Verrechnungsart ersetzt nicht eine ordnungsgemäße Losungsermittlung und ist sohin wie bisher zur Losungsermittlung unzulässig.

4.3.5. Belegausstellung bei Organschaft/Unternehmereinheit

Bei Vorliegen einer Organschaft iSd UStG kann die Belegerteilungspflicht auch von den Organgesellschaften erfüllt werden.

Liegt eine Unternehmereinheit iSd Umsatzsteuerrechtes vor, so kann die Belegerteilungspflicht auch von den einzelnen Personengesellschaften erfüllt werden (vgl. § 132a Abs. 2 BAO).

4.4. Mindestanforderungen an den Beleg

Neben den Beleganforderungen des § 132a Abs. 3 BAO (Mindestanforderungen) ist § 132a Abs. 8 BAO iVm § 11 RKSV ab 1. Jänner 2017 beachtlich, weil die Beleganforderungen durch die RKSV erweitert werden, die insbesondere der Nachvollziehbarkeit des einzelnen Geschäftsvorfalles dienen (zB Uhrzeit der Belegausstellung, maschinenlesbarer Code).

4.4.1. Unternehmerbezeichnung

Der Unternehmer ist eindeutig im Allgemeinen mit Namen und Adresse zu bezeichnen. Das Unternehmen kann auch in Form von Symbolen oder Schlüsselzahlen ausgedrückt werden (vgl. § 132a Abs. 4 BAO). Bei einer Organschaft bzw. einer Unternehmereinheit ist die Nennung der Organgesellschaft oder einer der Personengesellschaften ausreichend (vgl. § 132a Abs. 3 Z 1 BAO).

4.4.2. Fortlaufende Nummer

Die in § 132 Abs. 3 Z 2 BAO geforderte Angabe ("eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird") entspricht wörtlich dem Rechnungserfordernis des § 11 Abs. 1 Z 3 lit h UStG 1994.

In Abschnitt 11.1.6.6. der UStR 2000 finden sich insbesondere folgende Aussagen zum Erfordernis der fortlaufenden Nummer:

• Im Rahmen der fortlaufenden Nummer sind auch Buchstaben zulässig, sofern das Erfordernis der fortlaufenden Bezeichnung gewährleistet ist.
• Der Zeitpunkt des Beginnes der laufenden Nummer kann frei gewählt werden, muss jedoch systematisch sein; auch täglicher Nummernbeginn ist zulässig.
• Es sind verschiedene Rechnungskreise zulässig (zB Filialen, Betriebsstätten, Bestandsobjekte, Registrierkassen), die Zuordnung muss jedoch eindeutig sein. Es können auch verschiedene Vertriebssysteme, Warengruppen oder Leistungsprozesse (zB Safe oder Depotleistungen bei Kreditinstituten) als eigene Rechnungskreise angesehen werden

4.4.3. Tag der Belegausstellung

Der Tag der Belegausstellung ist das Datum, an dem der Beleg ausgestellt wurde.
Ab 2017 ist gemäß § 11 Abs. 1 Z 2 RKSV die Uhrzeit anzugeben.

4.4.4. Menge/handelsübliche Bezeichnung

Die Menge (der gelieferten Gegenstände) ist nach den Maßstäben des jeweiligen Geschäftsverkehrs zB nach Zahl, Maß oder Gewicht anzugeben.

Handelsübliche Bezeichnung ist eine Bezeichnung, die für die gelieferte Ware allgemein im Geschäftsleben verwendet wird.

Der Begriff der handelsüblichen Bezeichnung findet sich sowohl in § 11 UStG 1994 als auch im neuen § 132a BAO.

Der § 132a Abs. 3 BAO verweist nicht auf das Umsatzsteuergesetz, sodass der § 132a Abs. 3 BAO in Begriffsdefinition "handelsübliche Bezeichnung" (nur) analog auszulegen ist, weil bei einer harmonisierten Auslegung der Gesetzgeber auch in diesem Absatz wie in den Vorabsätzen des § 132a BAO einen Hinweis auf das UStG 1994 aufgenommen hätte.

Unter der "handelsüblichen Bezeichnung" nach § 132a BAO ist daher der Maßstab des allgemeinen Sprachgebrauches anzuwenden.

Dieser Begriff der "handelsüblichen Bezeichnung" ist somit in der BAO nicht so eng auszulegen wie im § 11 UStG 1994, da im Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht eher Umsätze an Letztverbraucher im Vordergrund stehen. Damit wird vermieden, dass den Unternehmern im laufenden Betrieb unzumutbare Belastungen auferlegt werden.

Die Ausgestaltung der handelsüblichen Bezeichnung wird sich daher auch nach den betroffenen Branchen richten. Wenn man die handelsübliche Bezeichnung aus Kundensicht betrachtet (Maßstab des § 132a BAO), ist auch zu berücksichtigen, dass zB bei Elektrohändlern eine genauere Bezeichnung der verkauften Waren schon im Hinblick auf die vom Kunden gewünschte Garantie zumutbar ist, da eine Belegausweisung einer Waschmaschine nur als Elektrogerät für den Kunden im Regelfall nicht ausreichen wird.

Die Verwendung von allgemeinen Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen wie zB Speisen/Getränke, Obst, Lebensmittel, Textil-, Reinigungs- und Putzmittel, Büromaterial, Eisenwaren, Bekleidung, Wäsche, Werkzeuge usw. ist aber auch gemäß § 132a BAO nicht zulässig. Die Bezeichnung muss so gewählt sein, dass Waren und Dienstleistungen identifiziert werden können.

Beispiele

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Für Werk- und Reparaturleistungen oder Serviceleistungen müssen im Grunde des § 132a BAO die dazu verwendeten Kleinmaterialien, sofern sie nur einen geringen Teil für die Erbringung der Gesamtleistung ausmachen, nicht gesondert ausgewiesen werden.

Es bleibt dem Kunden jedoch unbenommen, für umsatzsteuerliche Zwecke eine Rechnung mit der handelsüblichen Bezeichnung iSd § 11 UStG 1994 zu verlangen.

4.4.5. Betrag der Barzahlung errechenbar

Der Betrag der Barzahlung ist nicht ident mit dem Entgelt (iSd § 11 Abs. 1 Z 3 lit. e UStG 1994) bzw. mit dem zivilrechtlichen Preis. Auch Anzahlungen, Ratenzahlungen und Restzahlungen sind belegerteilungspflichtig.
Eine bloß rechnerische Ermittelbarkeit des Barzahlungsbetrages ist jedenfalls ausreichend, sie kann zB vorliegen, wenn lediglich das Entgelt (iSd § 11 Abs. 1 Z 3 lit. f UStG 1994) und der Steuerbetrag angegeben wird, ohne diese Beträge zusammenzurechnen.

4.4.6. Symbol oder Schlüsselzahl

Die Angabe von Symbolen oder Schlüsselzahlen ist dann ausreichend, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen bei dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbringenden Unternehmer vorhandene Unterlagen gewährleistet ist (vgl. § 132a Abs. 4 BAO).
Schlüsselzahlen können zB Preislistennummern, Katalognummern, und Tarifposten (zB Bahn, Bus) sein.

Als Symbole können etwa bestehende Unternehmenslogos als Bezeichnung des Unternehmers oder sonstige eindeutig erkennbare Artikelabbildungen verwendet werden.

4.4.7. Durchschrift/Zweitschrift

Es besteht die Verpflichtung zur Anfertigung von Durchschriften (sonstigen Zweitschriften) des Beleges (nach § 132a Abs. 6 Z 1 erster und zweiter Satz BAO). Als Zweitschrift gilt auch die Speicherung im Datenerfassungsprotokoll (vgl. § 7 RKSV). Die Speicherung von Durchschriften kann auch auf Datenträgern erfolgen, wenn die Geschäftsvorfälle spätestens gleichzeitig mit der Belegerstellung erfasst werden und keine Registrierkassenpflicht besteht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre, gerechnet vom Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.

Die Durchschrift (Zweitschrift) zählt zu den zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belegen (§ 132a Abs. 6 Z 2 BAO). Dies ist bedeutsam für:

• § 132 Abs. 1 BAO (betreffend Verlängerung der Aufbewahrungsfrist),
• § 132 Abs. 2 und 3 BAO (Aufbewahrung auf Datenträgern),
• § 51 Abs. 1 lit. d FinStrG (Finanzordnungswidrigkeit).

4.5. Belegentgegennahmepflicht

Nach § 132a Abs. 5 BAO hat der Leistungsempfänger oder der an dessen Stelle die Gegenleistung ganz oder teilweise erbringende Dritte den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.
Eine Verweigerung der Annahme des Belegs durch den Leistungsempfänger hat keine (finanz-) strafrechtlichen Konsequenzen. Der Leistungsempfänger kann nicht zur Entgegennahme des Belegs gezwungen werden.

Außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten bedeutet, dass der Leistungsempfänger den Beleg erst nach Verlassen der Geschäftsräumlichkeiten entsorgen kann.

Befindet sich die Geschäftsräumlichkeit in einem Einkaufszentrum bedeutet dies, dass der Beleg bis außerhalb der dem Unternehmer zugeordneten Geschäftsräumlichkeit mitzunehmen ist.

Eine darüber hinausgehende Aufbewahrungspflicht des Belegs trifft den Leistungsempfänger nicht.

Zur Erteilung elektronischer Belege siehe Abschnitt 4.1.1.

4.6. Berechtigungsausweise (§ 132a Abs. 7 BAO)

Bei Berechtigungsausweisen (zB Fahrausweise, Eintrittskarten) ist kein zusätzlicher Kassenbeleg auszustellen, wenn diese die erforderlichen Inhalte des § 132a BAO enthalten.

Für Fahrausweisautomaten gelten darüber hinaus die Erleichterungen gemäß § 5 BarUV 2015.

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