- Planung und Durchführung im Rahmen einer lehrgangsmäßigen Organisation oder in einer Weise, die weitaus überwiegende betriebliche (berufliche) Bedingtheit erkennen lässt. Betriebliche Veranlassung reicht nicht aus. Die Reisen müssen vielmehr fast ausschließlich betrieblich bedingt sein (VwGH 13.12.1988, 88/14/0002).
- Die Reise bietet die Möglichkeit, Kenntnisse zu erwerben, die eine einigermaßen konkrete Verwertung im Unternehmen zulassen.
- Reiseprogramm und Durchführung müssen nahezu ausschließlich auf interessierte Teilnehmer im Tätigkeitsbereich des Steuerpflichtigen abgestellt sein, sodass sie auf andere Teilnehmer keine Anziehungskraft ausüben.
- Allgemein interessierende Programmpunkte dürfen nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen, als während einer regelmäßigen betrieblichen Betätigung als Freizeit verwendet wird.
Der Steuerpflichtige hat anhand des Reiseprogrammes nachzuweisen oder zumindest glaubhaft zu machen, welche Tagesstunden an welchen Tagen beruflichen und privaten Zwecken gedient haben. Eine pauschale Angabe über Arbeitszeiten ist nicht ausreichend (VwGH 13.12.1988, 88/14/0002). Aus der Gesamtdauer der Arbeitszeit kann ein durchschnittlicher Wert pro Tag errechnet werden; dies ermöglicht den Ausgleich von Minderzeiten einzelner Tage durch Mehrzeiten anderer Tage (VwGH 17.11.1992, 92/14/0150).
Die allgemein interessierenden Programmpunkte (Privatzeiten) dürfen jeweils nicht mehr Raum einnehmen als jenen, der während der laufenden Berufsausübung als Freizeit regelmäßig zu anderen als beruflichen Betätigungen verwendet wird; dabei ist von einer Normalarbeitszeit von acht Stunden täglich auszugehen. Privatzeiten an den Wochenenden bleiben außer Betracht, da diese auch während der Berufsausübung im Inland zur Verfügung stehen (VwGH 26.6.1990, 89/14/0106).
An-und Abreisezeiten teilen das steuerliche Schicksal der Reise, sie sind aber nicht als Arbeitsstunden zu werten. Maßgebend ist die Gestaltung des Aufenthaltes ohne Berücksichtigung der Reisebewegungen (VwGH 10.5.1994, 93/14/0104).
Liegt keine Reise mit klar abgrenzbarem betrieblichem und privatem Reiseteil vor und ist nach dem Reiseprogramm eine Arbeitszeit von achtzig Stunden während einer zweiwöchigen Reise nicht zu Stande gekommen, ist die Reise nicht absetzbar. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit von acht Stunden im Beruf üblicherweise nur durch Einbeziehung von Abendstunden und Wochenendzeiten erreicht wird (VwGH 24.11.1993, 92/15/0099).
Eine Reise, bei der die allgemeinen Programmpunkte nicht entscheidend in den Hintergrund treten (Mischprogramm), verweist die Reise in den privaten Lebensbereich. Entscheidend ist das zeitliche Ausmaß der allgemein interessierenden Programmpunkte zu jenen der ausschließlich beruflich veranlassten Aktivitäten (gemessen an der tatsächlichen Abwicklung der Reise). Eine Studienreise, die nicht erkennen lässt, was sie von den Reisen anderer kulturell interessierter Personen unterscheidet, ist nicht absetzbar (VwGH 9.10.1991, 88/13/0121; VwGH 28.3.2001, 2000/13/0194, betreffen Kosten für Fachexkursion in ein landwirtschaftlich attraktives Weinbaugebiet).
Stehen private Urlaubsmotive hinter der Reise, kann auch die Tatsache, dass einige der Programmpunkte an Samstagen oder Feiertagen liegen, nichts an der fehlenden betrieblichen Veranlassung ändern (VwGH 6.11.1990, 90/14/0176).
Die Teilnahme an einem Kongress, verbunden mit sportlichen und allgemein interessierenden Aktivitäten, ist nicht absetzbar (VwGH 26.6.1990, 89/14/0125, betr. Schirechtskongress; VwGH 26.1.1993, 88/14/0108, betr. Sportärztewoche; VwGH 19.9.1973, 0579/72, betr. Kongress im Rahmen einer der fachlichen Weiterbildung und Erholungszwecken dienenden Kreuzfahrt). Auch die Unüblichkeit des gewählten Veranstaltungsortes in Bezug auf den Teilnehmerkreis und/oder das Programm ist Indiz für eine private Veranlassung.
Ist eine Reise wegen einer untrennbaren Vermengung von betrieblicher und privater Veranlassungskomponente (Mischprogramm) nicht betrieblich veranlasst, ) abzugsfähig (VwGH 19.09.1978, 2749/77).
Aufwendungen für die Teilnahme der im Betrieb des Steuerpflichtigen angestellten Ehefrau an einer betrieblich veranlassten Reise sind, wenn sie nach Gegenstand und Umfang des Betriebes einer wirtschaftlich begründbaren, vernünftigen Disposition nicht entsprechen, keine Betriebsausgaben (VwGH 4.3.1980, 2334/79). Die Mitnahme von nahen Angehörigen zu Fachkongressen etc wird, auch wenn ein Dienstverhältnis steuerlich anerkannt ist, idR nicht betrieblich veranlasst sein (VwGH 18.2.1980, 2829/77).
kann die Begleitung der Familie ein Indiz für eine Privatreise sein (VwGH 02.06.1992, 92/14/0043). Die betriebliche Veranlassung der Mitreise eines nahen Angehörigen auf einer betrieblich veranlassten Reise ist nur dann zu bejahen, wenn der Steuerpflichtige unter den gleichen Bedingungen und mit demselben Aufwand auch einen familienfremden Arbeitnehmer auf seiner Reise mitgenommen hätte (VwGH 16.12.1998, 96/13/0046; VwGH 17.11.1992, 92/14/0150, VwGH 30.01.2001, 95/14/0042). Liegt die Mitnahme der Ehegattin in der persönlichen Nahebeziehung begründet, sind die auf die Ehegattin entfallenden Kosten (50% der tatsächlichen Aufwendungen für den Steuerpflichtigen und seine Ehegattin) auszuscheiden, auch wenn der Preis des Einzelzimmers 80% der Kosten eines Doppelzimmers betragen sollte (VwGH 30.01.2001, 95/14/0042).
Der ausschließliche berufliche Zweck einer von einem bildenden Künstler unternommenen Reise ist an der tatsächlich während der Reise ausgeübten Tätigkeit zu messen. Werden während der Reise zahlreiche bildnerische Werke mit Motiven der bereisten Länder oder Entwürfe, Skizzen oder Zeichnungen geschaffen, die später in entsprechenden Kunstwerken ihren Niederschlag finden bzw. auf Ausstellungen präsentiert werden, kann eine Abzugsfähigkeit der Reise gegeben sein (VwGH 03.02.1993, 91/13/0001; VwGH 21.07.1993, 91/13/0231). Ein allgemeiner Einfluss der Reise auf die in der Heimat zu schaffenden Kunstwerke genügt nicht. Mitgebrachte Gegenstände (Masken) und Fotos schließen einen privaten Reisezweck nicht aus (VwGH 18.02.1999, 97/15/0092).