Organisationshandbuch der Finanzverwaltung - OHB (Wiederverlautbarung)

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3. Bereichsübergreifende Themen

3.1. Telefon/Kundenverkehr/Auskunft

Definition

Darunter ist die aktenbezogene (fachliche) Auskunftserteilung zu verstehen, die nicht im Infocenter (IC) erledigt werden kann.

Standard

Die Auskunftserteilung an die Kunden/innen ist mittels Vereinbarung zwischen dem Team IC und den übrigen Teams (AS, AV, BV, GV u. FB) sicherzustellen.

• Aufgrund der verstärkten Kundenorientierung ist auf ein mehrmaliges Weiterverbinden zu verzichten. Dies gilt auch für besetzte Nebenstellen.
• Stattdessen soll ein Rückruf angeboten werden.
• Mündliche Anfragen sind möglichst schnell zu erledigen. Ist eine sofortige Erledigung nicht möglich, so ist der/die Anfragende über den derzeitigen Verfahrensstand zu informieren.
• Bei Abwesenheiten (Dienstreisen, Urlaub etc.) ist durch Umleiten des Telefons die Auskunftserteilung im Team sicherzustellen. Bei Abwesenheit des gesamten Teams (Jourfixe etc.) ist das IC zu verständigen.
• Die Auskunftserteilung ist von allen Mitarbeiter/innen wahrzunehmen (Vereinbarung im Team).
• Bei den Auskunftsersuchen ist insbesondere auf die Wahrung der Amtsverschwiegenheit und auf die abgabenrechtliche Geheimhaltungspflicht sowie auf die Bestimmungen des Gleichbehandlungsgesetzes Bedacht zu nehmen.
• Kommt zur korrekten und umfassenden Auskunftserteilung der Staatsbürgerschaft von Personen Bedeutung zu, dürfen Namen nicht zur Beurteilung oder Bestimmung derselben herangezogen werden.

3.2. Vorhalt

Definition

Ein Vorhalt (§ 161 BAO) wird zur Klärung von Sachverhalten (Bedenkenvorhalt) und zur Anforderung von Unterlagen (Ergänzungsauftrag) im Zuge des Ermittlungsverfahrens verwendet. Darüber hinaus wird ein Vorhalt auch erlassen, wenn die Abgabenbehörde beabsichtigt, von den Abgabenerklärungen wesentlich abzuweichen. Der/Dem Abgabepflichtigen wird dadurch die Gelegenheit zur Stellungnahme geboten (Wahrung des Parteiengehörs). Vorhalte können von Sachbearbeiter/innen durch Unterstützung der EDV elektronisch oder händisch (durch Verwendung bestehender Papierformulare) erlassen werden

Standard

• Bevor ein Vorhalt erlassen wird, sind die zur Verfügung stehenden Informationen aus den elektronischen Datenbanken zur Sachverhaltsklärung zu nutzen. Grundsätzlich sind Vorhalte elektronisch zu erlassen.
• Komplexe Sachverhalte sind grundsätzlich im Wege einer Nachschau zu klären.
• Die Frist zur Beantwortung eines Vorhaltes muss mindestens 14 Tage betragen.
• Beantwortete Vorhalte sind zeitnah zu bearbeiten.
• Unbeantwortete oder nicht vollständig beantwortete Vorhalte sind zeitnah weiter zu bearbeiten (zB durch Versendung eines Erinnerungsschreibens etc.).
• Im Falle einer beabsichtigten wesentlichen Abweichung von einer Abgabenerklärung zu Ungunsten der/des Abgabepflichtigen ist diese dem/der Abgabepflichtigen zur Gegenäußerung mitzuteilen (§ 161 Abs. 3 BAO).
• An Stelle eines Vorhaltes wird zur Klärung offener Sachverhalte oder Anforderung von Unterlagen (zB Beleganforderung) oftmals eine telefonische Kontaktaufnahme mit dem/der Abgabepflichtigen zur beschleunigten Bearbeitung von Anträgen bzw. Abgabenerklärungen ausreichen.

3.3. Akteneinsicht

Definition

Parteien(-vertretern/innen) ist auf Antrag (mündlich/schriftlich) zur Geltendmachung ihrer abgabenrechtlichen Interessen und zur Erfüllung der abgabenrechtlichen Pflichten die Einsicht und Abschriftnahme der Akten oder Aktenteile zu gestatten. Dies ist zu verweigern, wenn durch die Akteneinsicht in Beratungsprotokolle, Amtsvorträge, Erledigungsentwürfe oder sonstige Schriftstücke eine Schädigung berechtigter Interessen dritter Personen herbeigeführt würde (§ 90 BAO).

Standard

• Sollte die (teilweise) Akteneinsicht verweigert werden, so ist dies entsprechend zu dokumentieren und darüber bescheidmäßig abzusprechen.
• Wenn die Akteneinsicht im Zuge eines laufenden Verfahrens (zB Außenprüfung) begehrt wurde, ist im Falle der Ablehnung der Akteneinsicht eine - abgesondert nicht anfechtbare - verfahrensleitende Verfügung iSd § 94 BAO zu erlassen. Die Verweigerung der Akteneinsicht ist in diesen Fällen erst im Zuge eines Rechtsmittels gegen den, das Verfahren abschließenden Bescheid anfechtbar.

3.4. Abänderung von Bescheiden

Definition

Unter Abänderung/Berichtigung von Bescheiden (§ 293 bis § 302 BAO) ist die verfahrensrechtliche Möglichkeit zu verstehen, Bescheide - auch nach deren Rechtskraft - zu berichtigen oder abzuändern. Weiters besteht die Möglichkeit, Bescheide durch eine Wiederaufnahme von Verfahren oder durch eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand aufzuheben und durch neue zu ersetzen (§ 303 bis § 310 BAO). Abänderungen sind entweder von Amts wegen vorzunehmen oder unterliegen frist- und formgebundener Anträge.

Standard

• Vorliegende Sachverhalte sind zu prüfen (amtswegig, telefonisches oder schriftliches Einschreiten der Partei, FinanzOnline).
• Je nach zutreffender gesetzlicher Norm ist die Abänderung verpflichtend durchzuführen oder es ist eine Ermessensentscheidung (§ 20 BAO) zu treffen.
• Falls erforderlich sind Ermessensentscheidungen ausreichend zu begründen.
• Besteht eine Antragspflicht, ist eine Überprüfung hinsichtlich Rechtzeitigkeit und inhaltlicher Vollständigkeit vorzunehmen, ggf. sind Mängelbehebungen oder Ergänzungsaufträge (Vorhalte) zu veranlassen.
• Auf eine Erledigungspflicht von Anträgen ist zu achten. Weiters ist die Teilrechtskraft der von der Abänderung nicht betroffenen Bescheidgrundlagen zu berücksichtigen.
• Auf die Wahrung des Parteiengehörs und die besondere Begründungspflicht im Zusammenhang mit der entsprechenden Bescheidänderung ist zu achten.
• Ermittlungshandlungen im Zusammenhang mit Bescheidänderungen sind zu dokumentieren.
• Stimmen die Bemessungsgrundlagen in der bereits veranlagten Steuererklärung mit denen der Mitteilung gemäß § 188 BAO nicht überein, ist eine Bescheidänderung gemäß § 295 Abs. 1 BAO durchzuführen.
• Ergeht die Mitteilung gemäß § 188 BAO für den/die Beteiligten/e für einen Veranlagungszeitraum, für den noch kein Einkommensteuer-/Körperschaftsteuerbescheid ergangen ist, ist die Auswertung, durch Erlassung des Erstbescheides, bei dem/der Beteiligten durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen.
• Die Überprüfung der Mitteilung (Tangente) gemäß § 188 BAO (wenn ein Veranlagungsbescheid beim Beteiligten schon ergangen ist) hat zeitnah zu erfolgen.
• Bei der Bearbeitung der zur Nachbescheidkontrolle ausgewählten Fälle ist die Jahresfrist des § 302 Abs. 1 BAO zu überprüfen.

Anmerkungen:
Im Abschnitt 3 "Bereichsübergreifende Themen", Unterabschnitt 3.1. "Telefon/Kundenverkehr/Auskunft" und im Abschnitt 6 "Familienlastenausgleich-Beihilfen", Unterabschnitt 6.2. "Erledigung im Bereich Familienbeihilfe" wurden Ergänzungen vorgenommen. Ansonsten handelt es sich um eine unveränderte Wiederverlautbarung des BMF-Erlasses vom 08.10.2008.

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