Durchführungserlaß zu den §§ 126 ff der Bundesabgabenordnung

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3. Allgemeines zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen

3.1 Zeitfolgegemäße Erfassung

§ 131 Abs. 1 Z 2 verlangt die der Zeitfolge nach geordnete Vornahme von Eintragungen. Dies erfordert eine Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in der Reihenfolge, wie sie sich tatsächlich ereignet haben. Diesem Erfordernis wird entsprochen, wenn die Ordnung nach Tagen (Arbeitstagen) erfolgt. Siehe auch die folgenden Abschnitte 3.1.1 und 3.1.2.

3.1.1 Eintragung von Geschäftsvorfällen nach Belegarten (Belegkreisen)

Die Geschäftsvorfälle können nach Belegarten (Belegkreisen) geordnet (nach Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassa, Bank) in den Büchern und Aufzeichnungen erfaßt werden. Innerhalb einer Belegart (eines Belegkreises) sind die Belege jedoch der Zeitfolge nach einzutragen.

3.1.2 Gruppenweise Zusammenfassung von Betriebseinnahmen bzw. Einnahmen und von Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten

Betriebseinnahmen bzw. Einnahmen und Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten sind grundsätzlich einzeln zu erfassen. Es bestehen jedoch keine Bedenken dagegen, daß Verkaufs- oder Leistungserlöse eines Tages (Tageslosung) oder mehrere gleichartige Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten eines Tages zusammengezählt und in einer Summe aufgezeichnet werden. Von dieser Regelung werden Eintragungen in das Wareneingangsbuch nicht berührt. Allfällige Unterlagen über die Summenbildung sind aufzubewahren. Die Möglichkeit einer gruppenweisen Zusammenfassung ist sowohl bei baren als auch bei unbaren Geschäftsvorfällen gegeben.

3.2 Zeitpunkt der Erfassung

(1) Eintragungen in die für Zwecke der Erhebung der Umsatzsteuer, Alkoholabgabe, Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer zu führenden Bücher und Aufzeichnungen sind gemäß § 131 Abs. 1 Z 2 dann zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und zehn Tage nach Ablauf des Kalendermonates, für den sie zu erfolgen haben, vorgenommen werden (monatliche Erfassung).

(2) Wenn aufgrund umsatzsteuerrechtlicher Vorschriften das Kalendervierteljahr als Voranmeldungszeitraum für den Abgabepflichtigen gilt, sind die Eintragungen auch dann zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und zehn Tage nach Ablauf des Kalendervierteljahres vorgenommen werden (vierteljährliche Erfassung).

(3) Eintragungen für Zwecke der Erhebung von Abzugssteuern (vor allem für lohnsteuerliche Zwecke) sind allerdings von den Bestimmungen der Absätze 1 und 2 ausgenommen. Dies deshalb, weil gesetzliche Bestimmungen für solche Zwecke einen eigenen Termin vorsehen oder weil die entsprechenden Eintragungen bereits zu einem früheren Termin als jenem nach § 131 Abs. 1 Z 2 benötigt werden.

(4) Weiters sind Vorgänge ausgenommen, die nicht für einen Kalendermonat bzw. für ein Kalendervierteljahr, sondern jahresbezogen aufzuzeichnen bzw. zu verbuchen sind. Dazu zählen zB Absetzung für Abnutzung, Bildung von Rückstellungen und Rücklagen bzw. steuerfreien Beträgen, Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten, Abschlußbuchungen in der Hauptabschlußübersicht, Zusammenrechnen der Betriebseinnahmen bzw. Einnahmen und Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten (siehe dazu auch Abschnitt 2.2 betreffend Inhalt der Aufzeichnungen).

3.3 Inkrafttreten

§ 131 Abs. 1 Z 2 ist erstmals ab 1. Jänner 1990, bei abweichendem Wirtschaftsjahr erstmals für das im Kalenderjahr 1990 endende Wirtschaftsjahr anzuwenden.

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