Anbieten und Übernahme von Schriftgut

§ 4

(1) Die Bundesdienststellen haben das gesamte bei ihnen angefallene Schriftgut, mit Ausnahme jenes gemäß § 3 Abs. 1 Z 2, zusammen mit den für die Benützung notwendigen Behelfen (zB Register) unverzüglich dem Österreichischen Staatsarchiv gemäß § 6 Abs. 1 des Bundesarchivgesetzes anzubieten, sobald es

1. 1. nicht mehr zur Wahrnehmung der Aufgaben benötigt wird und
2. 2. keiner Klassifikation gemäß dem Informationssicherheitsgesetz, BGBl. I Nr. 23/2002, unterliegt.

(2) Soweit das gemäß Abs. 1 anzubietende Schriftgut auf elektronischen Datenträgern gespeichert ist, ist es dem Österreichischen Staatsarchiv nur in elektronischer Form auf Basis der Schnittstelle EDIAKT (in der jeweils aktuellen Fassung) unter Anwendung der Datenformate XML für Metadaten und PDF für alle Inhaltsdaten anzubieten.

(3) Schriftgut ist in Papier anzubieten, wenn es

1. 1. die Originalunterschrift oberster Organe enthält, auch wenn es in elektronischer Form (Abs. 2) anzubieten ist,
2. 2. auf elektronischen Datenträgern gespeichert ist, aber aus technischen Gründen auf Basis der Schnittstelle gemäß Abs. 2 nicht anbietbar ist oder
3. 3. nur in Papier vorhanden ist.

(4) Das Österreichische Staatsarchiv hat Archivgut zu übernehmen, wenn es entsprechend Abs. 2 oder 3 angeboten wird. Die Übernahme von auf andere Art angebotenem Archivgut oder die Übernahme von Schriftgut, das nicht Archivgut ist, ist abzulehnen.

(5) Bei Schriftgut mit Daten, die nach dem Datenschutzgesetz zu löschen wären, weil sie zur Erreichung der Zwecke, für die sie ermittelt wurden, nicht mehr erforderlich sind (§ 5 Abs. 3 des Bundesarchivgesetzes), ist wie folgt vorzugehen:

1. 1. Schriftgut gemäß Anlage zu § 2 Abs. 1 ist ohne Löschung (Vernichtung) der Daten dem Österreichischen Staatsarchiv entsprechend § 5 Abs. 3 des Bundesarchivgesetzes zu übergeben;
2. 2. Schriftgut, das nicht unter § 3 Abs. 1 Z 2 fällt, ist vor Löschung (Vernichtung) der Daten dem Österreichischen Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Bei Schriftgut, welches das Österreichische Staatsarchiv als Archivgut qualifiziert, ist entsprechend Z 1 vorzugehen; beim übrigen Schriftgut sind die Daten zu löschen (vernichten).