25. REISEKOSTENVERGÜTUNGEN (Fuchs)

Reisekosten

Steuerliche Behandlung

Tagesgelder bei Inlandsdienstreisen

• € 30 für 24 Stunden (ab 1.1.2025)
• Zwölftelung
• (eingeschränktes) Wahlrecht zwischen Abrechnung nach Kalendertagen (auch ohne lohngestaltende Vorschrift) oder 24h-Regelung; Wahlrecht kann bei jeder einzelnen Dienstreise ausgeübt werden; das Wahlrecht gilt insbesondere für Dienstreisen iSd Legaldefinition (§ 26 Z 4 EStG); bei Tagesgeldern gemäß § 3 EStG besteht kein Wahlrecht, da die lohngestaltende Vorschrift die Abrechnungsvariante normiert

Tagesgelder bei Auslandsdienstreisen

• Höchstsatz der Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten (Verordnung der Bundesregierung über die Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland, BGBl II 2001/434)
• Zwölftelung (ab begonnener 4. Stunde)
• Anspruch laut Landessatz für 24 Stunden
• Kalendertagsmäßige Abrechnung für Steuerfreiheit möglich (eingeschränktes Wahlrecht zwischen Abrechnung nach Kalendertagen oder 24h-Regelung wie bei Inlandsdienstreise)

Begriff der Dienstreise

1. 1. Tatbestand:

   Kleine Dienstreise

   5 Tage (durchgehend/regelmäßig wiederkehrend);

   15 Tage (unregelmäßig wiederkehrend)

2. 2. Tatbestand:

   Große Dienstreise

   183 Tage

Tages- und Nächtigungsgelder auf Grund lohngestaltender Vorschrift gemäß § 68 Abs 5 Z 1 bis 6 EStG sowie im Falle des § 68 Abs 5 Z 6 EStG, wenn kein Betriebsrat gebildet werden kann, auf Grund einer vertraglichen Vereinbarung für alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern (soweit kein Betriebsrat gebildet werden kann); über die Grenzen der Legaldefinition hinaus steuerfrei gemäß § 3 Abs 1 Z 16b EStG:

• Außendiensttätigkeit
• Fahrtätigkeit
• Baustellen- und Montagetätigkeit
• Arbeitskräfteüberlassung
• vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde (Steuerfreiheit besteht bei vorübergehender Tätigkeit an einem Einsatzort für 6 Monate)

Dienstreise laut lohngestaltender Vorschrift

Lohngestaltende Vorschrift gemäß § 68 Abs 5 Z 1 bis 6 EStG sowie auch Vereinbarungen für alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern, wenn auf Seiten des Arbeitgebers kein kollektivvertragsfähiger Vertragsteil vorhanden ist und – mangels der nötigen Arbeitnehmeranzahl (§ 40 Abs 1 ArbVG) – ein Betriebsrat nicht gebildet werden kann.

Kilometergelder

Kilometergelder (€ 0,50 ab 1.1.2025) sind generell nur bis 30.000 km nicht steuerbar; wird aber ein geringeres Kilometergeld als € 0,50/km ausgezahlt, kann ein nicht steuerbarer Kostenersatz auch über 30.000 km geleistet werden bis zu einem Höchstbetrag von € 15.000.

Fahrten zu einem (neuen) Einsatzort (die direkt von der Wohnung aus angetreten werden)

Nicht steuerbare Fahrtkostenersätze für Fahrten zu einem Einsatzort/einer neuen Arbeitsstätte (bei vorübergehender Tätigkeit) nur bis zum Ende des Kalendermonates, in dem die Fahrten erstmals überwiegend unmittelbar vom Wohnort aus angetreten werden, dh KV-Sonderregelungen bzw Regelungen in lohngestaltenden Vorschriften haben keinen Einfluss auf die Abgabenfreiheit von Fahrtkostenvergütungen; Fahrtkostenvergütungen für Bau- und Montagetätigkeit sind gemäß § 3 Abs 1 Z 16b EStG steuerfrei.

Fahrten zwischen mehreren Arbeitsstätten (= zwischen mehreren Mittelpunkten der Tätigkeit)

Für Fahrten von der Hauptarbeitsstätte (siehe LStR 2002 Rz 294) zu einer weiteren (ständigen) Arbeitsstätte und zurück zur Hauptarbeitsstätte können Fahrtkosten grundsätzlich nicht steuerbar ersetzt werden (vgl LStR 2002 Rz 700). Werden an einem Tag zwei oder mehrere (ständige) Arbeitsstätten angefahren, so stehen (nicht steuerbare) Fahrtkosten nur für jene Strecke zu, die die Strecke Wohnung-Hauptarbeitsstätte-Wohnung übersteigt. Für Fahrten von der Wohnung zu einer weiteren Arbeitsstätte und zurück zur Wohnung können Fahrtkosten insoweit nicht steuerbar ersetzt werden, als diese Strecke länger ist als die Strecke Wohnung-Hauptarbeitsstätte-Wohnung.

Nächtigungsgelder

Tatsächliche Kosten (nicht steuerbarer Ersatz der Hotelkosten auch für einen längeren Zeitraum als 6 Monate möglich, soweit es sich um eine vorübergehende Tätigkeit handelt; vgl LStR 2002 Rz 732) oder Pauschalsatz iHv € 17 (Inland/ab 1.1.2025) bzw Bundesbedienstetensatz für Auslandsreisen für max. 6 Monate (auch bei Dienstreisen auf Grund lohngestaltender Vorschriften).

Der Arbeitgeber kann die pauschalen Nächtigungsgelder nach § 3 Abs 1 Z 16b EStG bei Vorliegen aller anderen Voraussetzungen (insbesondere lohngestaltende Vorschriften gemäß § 68 Abs 5 Z 1 bis 6 EStG) für eine

• Außendiensttätigkeit (zB Kundenbesuche, Patrouillendienste, Servicedienste),
• Fahrtätigkeit (zB Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers),
• Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers oder
• Arbeitskräfteüberlassung nach dem AÜG

zeitlich unbegrenzt steuerfrei auszahlen.

Bei einer vorübergehenden Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde nach § 3 Abs 1 Z 16b letzter Teilstrich EStG können pauschale Nächtigungsgelder nur für 6 Monate steuerfrei ausgezahlt werden.

Fahrtkostenvergütungen für sogenannte Familienheimfahrten (wenn eine tägliche Rückkehr zum Wohnort nicht zumutbar ist)

Nicht steuerbarer Kostensersatz bei allen Arten von Dienstreisen für eine (tatsächliche) Fahrt pro Woche zum Familienwohnsitz (soweit für die arbeitsfreien Tage kein steuerfreies Tagesgeld gezahlt wird – „Durchzahlerregelung“).

Auswirkungen auf Jahressechstel

Reisekostenvergütungen sind nicht sechstelerhöhend (gilt nach § 67 Abs 2 EStG auch für Reiseaufwandsentschädigungen gemäß § 3 EStG)

Befreiung von Dienstgeberbeitrag nach dem FLAF (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ)

Ja (gilt auch für Reiseaufwandsentschädigungen gemäß § 3 EStG)

Beitragsfreiheit bei der Sozialversicherung

Ja (gemäß § 49 Abs 3 Z 1 ASVG auch für Reiseaufwandsentschädigungen gemäß § 3 EStG)

Reisekosten als Betriebsausgaben gemäß § 4 Abs 5 EStG/Werbungskosten gemäß § 16 Abs 1 Z 9 EStG

Ja (aber mit Zwölftelung bei Auslandsreisen; jedoch keine Kalendertagsregelung möglich)