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Reisekosten und Reisekostenvergütungen

KapfererJänner 2025

Tagesgelder (TG)

Pauschbetrag

€ 30 (bis 2024: € 26,40) für 24 Stunden (h) bzw. Tag (Ausland siehe Tabelle) steuerfrei

Berechnung

  • ab Dauer > 3 h für jede angefangene Stunde ein Zwölftel
  • AuslandsTG aliquot ab Auslandsaufenthalt > 3 h (falls kürzer nur InlandsTG)
  • Wahlrecht: Abrechnung nach Tagen (dh > 11 h/Kalendertag volles TG: bei entsprechender Auszahlung durch den DG) oder volles TG für 24 h (allgemeine Regel); Wahlrecht kann bei jeder einzelnen Dienstreise ausgeübt werden
  • Inland: Kürzung um € 15 (bis 2024: € 13,20) pro bezahltem Essen (Einladung)
  • Ausland: keine Kürzung bei einem bezahlten Essen/Tag; ab zwei Essen/Tag: Kürzung auf 1/3

Nächtigungsgelder (NG)

Pauschbetrag

  • € 17 (bis 2024: € 15)/Nacht (Ausland siehe Tabelle)
  • umfasst Nächtigung inkl. Frühstück
  • nicht möglich bei unentgeltlicher Nächtigung

Tatsächliche Kosten

  • ohne Obergrenze (Ausnahme: Höchstbeträge im Rahmen von Aus- und Fortbildung; siehe Tabelle)

Kilometergelder/Fahrtkosten

Kilometergeld Fahrtkosten

  • tatsächliche Kosten für öff Verkehrsmittel
  • andere Beförderungsmittel: S 54
  • Vergütungen des DG für wöchentliche Familienheimfahrten steuerfrei bei großer Dienstreise (su), falls kein TG für arbeitsfreie Tage gezahlt wird (Begrenzung gem. § 20 Abs 1 Z 2 lit e EStG gilt nicht)
  • Vergütungen des DG für Fahrten Wohnung zum Einsatzort sind ab Folgemonat nicht mehr steuerfrei, wenn diese Fahrten im laufenden Monat überwiegend erfolgen (Ausnahme für Bau- und Montagetätigkeit)
  • berufl veranlasste Fahrtkosten können unabh vom Anspruch auf TG und von der Entfernung steuerfrei ausbezahlt werden

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Tagesgelder und Nächtigungsgelder vom Dienstgeber (DG)

kleine Dienstreise 1. Tatbestand § 26 Z 4 EStG

  • über Auftrag des DG den Dienstort für Dienstverrichtungen verlassen (nicht an bestimmte Entfernung gebunden)
  • steuerfreie Auszahlung bis zur Begründung eines neuen Mittelpunkts der Tätigkeit (su)

große Dienstreise 2. Tatbestand § 26 Z 4 EStG

  • Tätigkeit im Auftrag des DG
  • tägliche Rückkehr zum ständigen Wohnort unzumutbar (jedenfalls dann, wenn Entfernung > 120 km)
  • Anzahl der Tage für steuerfreie Auszahlung: max. 183 Tage (tageweise Berechnung)

kleine Dienstreise trotz neuen Mittelpunkts 3. Tatbestand § 3 Abs 1 Z 16b EStG

  • Voraussetzung: KV-Verpflichtung, Betriebsvereinbarung, Vereinbarungen zwischen DG und allen/bestimmten Gruppen von DN
  • gilt für: Außendiensttätigkeit, Fahrtätigkeit, Baustellen- und Montagetätigkeit, Arbeitskräfteüberlassung, vorübergehende Tätigkeit an Einsatzort in anderer polit Gemeinde
  • Auszahlung steuerfreier TG und NG ohne zeitliche Begrenzung sowie Fahrtkostenvergütung oder Pendlerpauschale

Weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit bei kleiner Dienstreise (1. Tatbestand)LStR Rz 300 ff bzw. Rz 715 ff

durchgehend am Einsatzort

  • nach Anfangsphase von 5 Tagen
  • Einsatzort: idR politische Gemeinde
  • erfolgt innerhalb von 6 Monaten kein Einsatz an diesem Ort: neuerliche Anfangsphase von 5 Tagen (6-Monatsregel)

regelmäßig wiederkehrend

  • regelmäßig wiederkehrende Tätigkeit (mindestens einmal wöchentlich)
  • nach Anfangsphase von 5 Tagen
  • 6-Monatsregel

unregelmäßig wiederkehrend

  • nach Anfangsphase von 15 Tagen pro Kalenderjahr

gleichbleibendes Einsatzgebiet

  • nach Anfangsphase von 5 Tagen
  • Einsatzgebiet: regelmäßige Reisen in ein Zielgebiet
  • z. B. Vertreter, Patrouillentätigkeit
  • Bezirk und angrenzende Bezirke gelten nach BMF als Einsatzgebiet
  • 6-Monatsregel

Fahrtätigkeit auf gleich bleibenden Routen oder Linien

  • nach Anfangsphase von 5 Tagen
  • z. B. Linienverkehr, Zustelldienst
  • 6-Monatsregel

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Tages- und Nächtigungsgelder als Betriebsausgabe/Werbungskosten (§ 4 Abs 5, § 16 Abs 1 Z 9 EStG)

Voraussetzungen

  • > 25 km einfache Wegstrecke
  • berufliche Veranlassung
  • Reisedauer > 3 h
  • kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit (so)
  • Differenzreisekosten: Differenz zwischen vom DG erhaltenen Vergütungen und gesetzlichem Tages-/Nächtigungssatz gem. § 26 Z 4 EStG als zusätzliche Ausgabe möglich
  • Berechnung wie oben (kein Wahlrecht Abrechnung auf Tage; nur 24h-Abrechnung)

ab Dauer > 3 h für jede angefangene Stunde ein Zwölftel

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