§ 8

(1) Reinschriften sind innerhalb des Hauses in verschlossenen Briefumschlägen zu befördern, die rechts oben den Vermerk „Verschluss“ zu tragen haben und mit dem Vermerk „zur eigenhändigen Öffnung durch den Leiter der Gerichtsabteilung/Referatsleiter/Gruppenleiter/Leiter der Staatsanwaltschaft“ zu versehen sind. Nach Fertigstellung der Reinschriften sind ADV-unterstützt hergestellte Dokumente unverzüglich zu löschen, sofern nicht eine elektronische Aktenführung vorliegt oder Fallbearbeitungssoftware unterstützend eingesetzt wird.

(2) Die Weitergabe von Informationen aus Verschlussakten im Wege von Kommunikationsdiensten wie Telefon oder elektronischer Post (E-Mail) ist nur zulässig, wenn die Erledigung der Angelegenheit dringlich, eine rechtzeitige Beförderung der Information auf anderem Weg nicht möglich und alle zur Verfügung stehenden Maßnahmen zur Sicherstellung, dass ausschließlich der dazu berechtigte Empfänger die Information erhält, getroffen wurden. Vor der Informationsübermittlung sind übermittelte Dokumente (Scans) als Verschlussstücke zu kennzeichnen und es ist sicherzustellen, dass beim Empfänger, so auch bei der Kriminalpolizei, Kenntnis über die Führung als Verschlusssache besteht. Die Kommunikation ist durch adäquate Schutzmechanismen abzusichern, die dem technischen Standard entsprechen (Verschlüsselung), oder so zu führen, dass der Sachverhalt Dritten nicht verständlich wird. Sämtliche eingegangenen und versendeten E-Mails in Bezug auf einen unter Verschluss geführten Akt sind auszudrucken, zum Verschlussakt zu nehmen, unter Angabe des Empfängers/Versenders sowie des Datums auf dem Anordnungsbogen (§ 3 Abs. 2) zu vermerken und anschließend zu löschen, so allfällige Anhänge durch sonstige geeignete Maßnahmen gesichert dem Akt angeschlossen werden konnten.

(3) Für vom Zugriffsberechtigten (§ 5 Abs. 1) oder über dessen Anordnung als bloßer Arbeitsbehelf hergestellte Kopien, Ausdrucke und sonstige (elektronische) Dokumente, die Verschlusssachen betreffen, gelten die Vorschriften über die Aufbewahrung und Übergabe von Verschlussakten (§§ 6 bis 8 Abs. 2) sinngemäß. Werden sie für die Fallbearbeitung nicht mehr benötigt, sind sie mittels geeigneter Verfahren unverzüglich und dauerhaft zu vernichten.