Grundsätze für die Anwendung automatisierter Verfahren in der Haushaltsführung

§ 104

(1) Bei der Anwendung eines Datenverarbeitungsverfahrens im Rahmen der Haushaltsführung ist sicherzustellen, dass

1. 1. dokumentierte, freigegebene und gültige Programme verwendet werden,
2. 2. die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung, Dateneingabe, Datenspeicherung und Datenausgabe durch Kontrollen gewährleistet sind,
3. 3. in den Verfahrensablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
4. 4. Vorkehrungen gegen einen Verlust oder gegen jegliche unbefugte Veränderung der gespeicherten Daten getroffen werden,
5. 5. die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind und
6. 6. bei Ausfall eines automatisierten Verfahrens Vorkehrungen zur Fortführung der Aufgaben der Haushaltsführung im unbedingt notwendigen Ausmaß getroffen werden.

(2) Werden Daten oder Ergebnisse nur in visuell nicht lesbarer Form aufgezeichnet, so hat das zuständige Organ während der Aufbewahrungsfrist sicherzustellen, dass diese Daten und Ergebnisse innerhalb einer angemessenen Frist visuell lesbar gemacht werden können; hierbei muss die richtige und vollständige Wiedergabe gewährleistet sein.

(3) Die Dokumentation der Datenverarbeitung hat insbesondere

1. 1. die Unterlagen über die Problemdokumentation,
2. 2. die Dokumentation der Daten und der Verarbeitungsregeln,
3. 3. die Dokumentation der Abstimmungsmittel und der Durchführung

zu umfassen.