Nach § 212 HGB muss der Kaufmann seine Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Handelsbriefe, Abschriften der eingesendeten Handelsbriefe und Belege für Buchungen in den von ihm nach § 189 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern sieben Jahre lang geordnet aufbewahren. Darüber hinaus erstreckt sich die Aufbewahrungsfrist auch noch auf jene Zeiträume, in denen die oben genannten Aufzeichnungen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren von Bedeutung sind, in dem der Kaufmann Parteienstellung hat. Die Frist beginnt nach § 212 Abs. 2 HGB mit dem Schluss jenes Kalenderjahres zu laufen, für das die letzte Eintragung in das Handelsbuch vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz und der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt oder der Handelsbrief empfangen oder abgesendet worden ist.
