Bevor E-Mailsysteme für die Nutzung freigeben werden, sollte festgelegt werden, für welchen Einsatzzweck und welche Informationen E-Mail vorgesehen ist. Abhängig davon, wofür E-Mail eingesetzt werden soll, unterscheiden sich auch die Ansprüche an Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Verbindlichkeit der zu übertragenden Daten sowie des eingesetzten E-Mail-Programms. Es muss geklärt werden, ob über E-Mail ausschließlich unverbindliche oder informelle Informationen weitergegeben werden sollen oder ob einige oder sogar alle der bisher schriftlich bearbeiteten Geschäftsvorfälle nun per E-Mail durchgeführt werden sollen. Bei letzterem ist zu klären, wie Anmerkungen an Vorgängen wie Verfügungen, Abzeichnungen oder Schlusszeichnungen, die bisher handschriftlich angebracht wurden, elektronisch abgebildet werden sollen.
