Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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6.4.1 Geeignete Nachweise zur Überprüfung der Existenz

Gemäß § 5a Abs. 1 Z 4 lit. a WiEReG sind für die jeweiligen ausländischen übergeordneten Rechtsträger solche landesüblichen Nachweise zu übermitteln, die für die Überprüfung der Existenz der entsprechenden juristischen Person im Sitzland vorgesehen sind. Dabei müssen die beweiskräftigen Urkunden zur Überprüfung der Identität von Rechtsträgern den diesbezüglichen landesüblichen Rechtsstandards entsprechen. Es wird daher von den Parteienvertretern regelmäßig zu prüfen sein, welche Dokumente in dem betreffenden Land zum Nachweis der Existenz der juristischen Person landesüblich verwendet werden bzw. verfügbar sind.

In erster Linie sollten Auszüge aus mit dem österreichischen Firmenbuch oder Register der wirtschaftlichen Eigentümer vergleichbaren, öffentlich zugänglichen Registern verwendet werden. Insbesondere kann zum Nachweis der Existenz ausländischer Rechtsträger mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat oder einem Drittland, in dem der 5. Geldwäscherichtlinie gleichwertige Anforderungen gelten, die Übermittlung eines landesüblichen Registerauszuges eines nach dem jeweiligen Recht eingerichteten Registers gemäß Art. 30 oder 31 der 5. Geldwäscherichtlinie als ausreichend angesehen werden. Zu beachten ist an dieser Stelle, dass Auszüge aus ausländischen Handels-, Gesellschafts- oder Trustregistern gemäß § 5a Abs. 4 WiEReG bei Meldungen und Änderungsmeldungen nicht älter als 6 Wochen sein dürfen.

Ersatzweise ist die Identität des ausländischen Rechtsträgers anhand anderer Dokumente, die von einer glaubwürdigen und unabhängigen Stelle stammen, zu überprüfen. Aus den ersatzweise herangezogenen Dokumenten sollte in einer Gesamtschau jedenfalls der aufrechte Bestand, die Firma (bzw. die im Rechtsverkehr verwendete Bezeichnung), die Rechtsform, das Sitzland der juristischen Person und allenfalls deren Vertretungsbefugnis, sofern diese für die Feststellung und Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentums erforderlich ist, hervorgehen. In Frage kommen insbesondere aktuelle Gründungsdokumente sowie von öffentlichen Körperschaften bzw. Behörden ausgestellte Bestätigungen (zB "Certificate of Good Standing"). Mögliche andere Nachweise können zB allfällige staatliche Konzessionen, Bestätigungen einer Handelskammermitgliedschaft, Hauptversammlungsprotokolle oder auch Auszüge von im allgemeinen Rechtsverkehr anerkannten Datenbanken (zB Bureau van Dijk) sein. Auch für diese ersatzweise heranzuziehenden Dokumente gilt, dass diese bei Meldungen und Änderungsmeldungen nicht älter als 6 Wochen sein dürfen.

Nachweise zur Überprüfung der Existenz sind im Meldeformular zum Compliance-Package beim entsprechenden ausländischen Rechtsträger unter der Dokumentenart "Nachweis der Existenz" hochzuladen. Um welches Dokument es sich konkret handelt (bspw. Registerauszug, Certificate of Good Standing), ist im Feld "Beschreibung des Dokuments" in Form eines kurzen Kommentars anzugeben.

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