Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

​

6.5 Aktenvermerke

Gemäß § 5a Abs. 3 WiEReG ist anstelle der Übermittlung von Urkunden unter gewissen Voraussetzungen die Übermittlung eines vollständigen Aktenvermerks zulässig. Diese Möglichkeit besteht grundsätzlich hinsichtlich aller im Rahmen des Compliance-Packages zu übermittelnden Urkunden. Es ist hier von einem weiten Urkundenbegriff auszugehen, der die in § 5a Abs. 1 Z 2 und 4 WiEReG genannten Urkunden umfasst. Aus dem Schutzzweck des § 5a Abs. 4 WiEReG folgt, dass bei öffentlich zugänglichen Urkunden, die beispielsweise Teil der Urkundensammlung des Firmenbuchs sind, ein Aktenvermerk nicht zulässig ist, da diesfalls keine berechtigten Gründe gegen die Vorlage sprechen können.

Die gemäß § 5a Abs. 3 Z 4 WiEReG erforderliche Beschreibung der relevanten Teile des Dokuments wird es zudem erforderlich machen, dass der berufsmäßige Parteienvertreter oder der berechtigte Dritte gemäß Art. 2 Abs. 1 Z 3 lit. a und b der RL (EU) 2015/849 Einsicht in die Urkunde genommen hat, bevor allfällige Schwärzungen von Teilen des Inhaltes vorgenommen wurden.

Zur Anfertigung eines Aktenvermerks sind berechtigt:

1)der berufsmäßige Parteienvertreter

2)ein Dritter gemäß Art. 2 Abs. 1 Z 3 lit. a und b der Richtlinie (EU) 2015/849, sofern er seinen Sitz im Inland, einem anderen EU-Mitgliedstaat oder einem nach Maßgabe des § 13 Abs. 4 Z 1 und 2 FM-GwG gleichzuhaltenden Drittland hat. Dritte, die in Drittländern mit hohem Risiko (§ 2 Z 16 FM-GwG) niedergelassen sind, sind von der Anfertigung und Übermittlung eines Aktenvermerkes ausgeschlossen. Dritte gemäß Art. 2 Abs. 1 Z 3 lit. a und b der Richtlinie (EU) 2015/849 sind:

a)Abschlussprüfer, externe Buchprüfer und Steuerberater

b)Notare und andere selbständige Angehörige von rechtsberatenden Berufen,

Die Übermittlung eines vollständigen Aktenvermerks anstelle einer Urkunde darf nur dann erfolgen, wenn berechtigte Gründe gegen eine Übermittlung dieser Urkunde sprechen. Berechtigte Gründe liegen insbesondere dann vor, wenn überwiegende, schutzwürdige Interessen des wirtschaftlichen Eigentümers oder anderer Personen, deren Interessen durch die vollständige Offenlegung des Urkundeninhaltes unmittelbar betroffen wären oder sein könnten (zB in der Urkunde genannte Personen oder Organe der involvierten Rechtsträger), der Übermittlung der Urkunde entgegenstehen. Dabei ist es unerheblich, ob ein Compliance-Package eingeschränkt wird oder nicht.

Berechtigte Gründe im Hinblick auf die betroffene Person können beispielsweise dann angenommen werden, wenn

• Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass die Offenlegung der Urkunde zu dem unverhältnismäßigen Risiko führen würde, Opfer der in § 10a Abs. 2 WiEReG genannten Straftaten zu werden. Darunter fallen jedenfalls Daten von eingeschränkten wirtschaftlichen Eigentümern, aber auch von anderen in der Urkunde genannten Personen.
• in der Urkunde Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse enthalten sind oder aus der Urkunde Informationen hervorgehen, deren Geheimhaltung aus wettbewerbsrechtlichen Gründen geboten ist.
• bei Offenlegung der Urkunde die Gefahr eines bedeutenden vermögensrechtlichen Nachteils für den Rechtsträger oder die darin genannten Personen droht.
• ein besonders hohes Maß der Geheimhaltung aus anderen Gründen als der Verschleierung des wirtschaftlichen Eigentums dem Wesen der Urkunde immanent ist, weil beispielsweise bei Stiftungszusatzurkunden:
• testamentarische Verfügungen oder andere Informationen enthalten sind, die den höchstpersönlichen Lebensbereich der genannten Personen betreffen.
• Begünstigte in einer Art genannt werden, die zu einer ungebührlichen Offenlegung der Einkommens- oder Vermögenssituation führen würden.
• Informationen oder Anweisungen zu finanziellen Angelegenheiten (etwa Geschäfts- oder Anlagestrategien) enthalten sind, die in ihrer objektiven Schutzwürdigkeit Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen gleichzusetzen sind.

Zu beachten ist, dass nur die Übermittlung von vollständigen Aktenvermerken zulässig ist. Ein vollständiger Aktenvermerk hat folgende Angaben zu enthalten:

1.Datum und Ort der Einsichtnahme,

2.Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Unterschrift der die Einsicht vornehmenden Person,

3.genaue Bezeichnung des eingesehenen Dokumentes und von wem das Dokument in welcher Funktion errichtet oder ausgestellt und unterzeichnet wurde,

4.eine Beschreibung des Inhalts des Dokumentes und eine Zusammenfassung aller für das wirtschaftliche Eigentum am Rechtsträger relevanten Teile des Dokumentes. Es bestehen keine Bedenken, wenn stattdessen eine Kopie des Dokuments dem Aktenvermerk angeschlossen wird, in dem jene Passagen geschwärzt wurden, die nicht für die Feststellung und Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentums relevant sind. Dabei sollte im Sinne einer zweckdienlichen Verwertbarkeit des Compliance-Packages darauf geachtet werden, dass keine Passagen geschwärzt werden, welche allgemein KYC-relevante Informationen enthalten und daher für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten durch Verpflichtete gemäß deren jeweiligen Materiengesetzen (wie FM-GwG, RAO, NO, WTBG 2017, etc.) von Bedeutung sein könnten.

Es bestehen keine Bedenken, wenn über die in den Punkten 1 bis 4 genannten Inhalte hinausgehende Informationen in den Aktenvermerk aufgenommen werden, wenn diese zur Verhinderung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung dienlich sind.

Gemäß § 5a Abs. 3 WiEReG ist die Übermittlung von Aktenvermerken anstelle von Dokumenten nicht zulässig, wenn sich der Sitz des Ausstellers des Dokumentes, der Sitz einer der Vertragsparteien, die das Dokument errichtet haben, oder der Sitz des Rechtsträges, den das Dokument betrifft, in einem Drittland mit hohem Risiko (§ 2 Z 16 FM-GwG) befindet. In diesen Fällen ist jedenfalls gemäß § 5a Abs. 2 WiEReG vorzugehen.

Die Übermittlung von Aktenvermerken kann im Meldeformular zum Compliance-Package direkt neben der bei dem betreffenden Rechtsträger auszuführenden Auswahl der jeweiligen Dokumentenart erfolgen. Ein entsprechendes Auswahlfeld (Ja/Nein) weist an dieser Stelle auf die Möglichkeit zur Abgabe eines Aktenvermerkes hin. Als Datum ist im Meldeformular immer das Ausstellungsdatum des zugrundeliegenden Originaldokuments anzugeben.

Die berechtigten Gründe, welche gegen die Übermittlung der Urkunde bestehen und daher Voraussetzung für die Erstellung des Aktenvermerks sind, sind nicht zu melden. Die Beurteilung, ob berechtigte Gründe vorliegen, obliegt dem berufsmäßigen Parteienvertreter, der das Compliance-Package an das Register übermittelt. Das Fehlen der berechtigten Gründe alleine führt nicht zu einer Unvollständigkeit des Compliance-Packages, wenn der Aktenvermerk ansonsten den Anforderungen des § 5a Abs. 3 WiEReG entspricht.

​