Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

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2. Führen von Büchern und Aufzeichnungen/Einzelaufzeichnungspflicht (§§ 131, 132 BAO)

2.1. Allgemeines

In den §§ 131 und 132 BAO sind die Grundsätze der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei der Führung von Büchern, Aufzeichnungen und der Erfassung von Geschäftsvorfällen festgelegt.

Unabhängig von den spezifischen Regelungen zur Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO) und zur Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO und RKSV) sind diese Rechtsvorschriften auch - neben anderen - für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Losungsermittlung durch Registrierkassen und Kassensysteme maßgebend.

Aufzeichnungen, die nach den Grundsätzen des § 131 BAO geführt werden und die ab 1. April 2017 den Vorgaben der RKSV entsprechen (insbesondere Erfassung im Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse), genügen jedenfalls dem § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO.

In Hinblick auf die datenträgergestützte bzw. elektronische Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen sind daher folgende Grundsätze auch für die Nutzung von Registrierkassen oder Kassensystemen bzw. sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystemen von Bedeutung:

1.Die gemäß den §§ 124, 125 und 126 BAO zu führenden Bücher und Aufzeichnungen sowie die ohne gesetzliche Verpflichtung geführten Bücher sind so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können.

2.Die Eintragungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden.

3.Die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

4.Soweit nach den §§ 124 oder 125 BAO eine Verpflichtung zur Führung von Büchern besteht oder soweit ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher geführt werden, sollen alle Bareingänge und Barausgänge in den Büchern oder diesen zu Grunde liegenden Grundaufzeichnungen täglich einzeln festgehalten werden. Abgabepflichtige, die gemäß § 126 Abs. 2 und Abs. 3 BAO verpflichtet sind, ihre Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen, sollen alle Bargeschäfte (Bareinnahmen und Barausgaben) einzeln festhalten.

5.Werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen oder bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle Datenträger verwendet, sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist.

6.Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle soll insbesondere bei der Losungsermittlung durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen möglich sein. Diese Überprüfung unterliegt der Einzelfallbetrachtung.

7.Die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert sein. Der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen leicht und sicher geführt werden können (Überprüfungsmöglichkeit).

8.Summenbildungen sollen nachvollziehbar sein.

9.Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

10.Wer Eintragungen in elektronischer Form vorgenommen hat, muss, soweit er zur Einsichtsgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen.

11.Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.
Dies gilt auch für vor- und nachgelagerte Systeme (Kassen, Lagerbuchführung, Bestellwesen, usw.), insoweit diese in Verbindung mit Büchern, Aufzeichnungen, der Losungsermittlung oder sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen stehen oder der Kontrolle der vollständigen und richtigen Erfassung der Geschäftsvorfälle dienen.
Vom Abgabepflichtigen geführte Unterlagen, die nicht in direkter Verbindung mit steuerrelevanten Aufzeichnungen stehen, können davon unabhängig, als für die Abgabenerhebung bedeutsame Unterlagen nach § 132 BAO vorlagepflichtig sein (zB Preisverzeichnisse, Reservierungsbücher, Kalkulationsunterlagen, Personalverwaltung).

12.Nach § 132 BAO sind Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, aufzubewahren und in entsprechender Form vorzulegen. Diese Unterlagen (wie zB Durchschriften von Belegen) können in elektronischer Form gespeichert werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.
Für den Fall, dass dauerhafte Wiedergaben erstellt werden (wenn zB Ausdrucke vorgenommen werden, etwa bei Belegerstellung durch ein Kassensystem), sind diese Belegdaten auch auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.
Dies gilt auch für Aufzeichnungen, bei denen die Abgabenbehörde die Erstellung von dauerhaften Wiedergaben verlangen kann (§ 131 Abs. 3 BAO), wie zB bei Führung einer chronologischen, fortlaufenden Protokollierung der Datenerfassung auf Datenträgern (elektronisches Journal, Datenerfassungsprotokoll, vgl. § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO sowie § 7 Abs. 5 und § 19 Abs. 2 RKSV).

13.Aufzeichnungen, die nach Maßgabe der einzelnen Abgabenvorschriften der Erfassung abgabepflichtiger Tatbestände dienen, sind zu führen (§ 126 BAO), aufzubewahren und über Verlangen vorzulegen.

14.Bücher und Aufzeichnungen dürfen, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, auch im Ausland geführt werden. Grundaufzeichnungen sind grundsätzlich an dem Ort zu führen, an dem die Geschäftsvorfälle bzw. aufzuzeichnenden Vorgänge stattfinden. Das Datenerfassungsprotokoll bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem iSd § 131b BAO ist ein Teil der Grundaufzeichnungen, es muss daher zu Prüf- und Kontrollzwecken für die Organe der Finanzverwaltung innerhalb angemessener Zeit der Zugriff auf das aktuelle Datenerfassungsprotokoll möglich sein.

Darüber hinaus sind in anderen gesetzlichen Vorschriften normierte Aufzeichnungsverpflichtungen auch im Interesse der Abgabenerhebung zu erfüllen (§ 124 BAO).

2.2. Einzelaufzeichnungspflicht

Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass in den Aufzeichnungen die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben (bzw. Bareingänge und Barausgänge) laufend zu erfassen und einzeln festzuhalten und aufzuzeichnen sind, außer bei Vorliegen der durch die Barumsatzverordnung geschaffenen Ausnahmeregelungen bzw. Erleichterungen.

Sie ist in § 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO und § 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO geregelt und gilt für Buchführungspflichtige und für Einnahmen-Ausgaben Rechner.

Soweit nach den §§ 124 oder 125 eine Verpflichtung zur Führung von Büchern besteht oder soweit ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher geführt werden, sollen alle Bareingänge und Barausgänge in den Büchern oder in den Büchern zu Grunde liegenden Grundaufzeichnungen täglich einzeln festgehalten werden.

Abgabepflichtige, die gemäß § 126 Abs. 2 und Abs. 3 verpflichtet sind, ihre Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen, sollen alle Bargeschäfte einzeln festhalten.

Die Bareinnahmen sind bei betrieblichen Einkunftsarten (Einkunftsarten nach § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 1988) bei Überschreiten der Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO frühestens ab Mai 2016 mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen.

Ob betriebliche Einkünfte vorliegen, richtet sich nach einkommensteuer- und körperschaftsteuerrechtlichen Vorschriften (siehe zB EStR 2000). Diese Beurteilung ist wesentlich für die Registrierkassenpflicht, da unbeschadet einer bestehenden Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO nur für die betrieblichen Einkunftsarten gilt. So unterliegen beispielsweise Privatzimmervermieter, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielen daher nicht der Registrierkassenpflicht, da keine betriebliche Einkunftsart iS des § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 1988 vorliegt. Allerdings liegen Einkünfte aus Gewerbebetrieb vor, wenn eine gewisse Anzahl von Betten bzw. Appartements überschritten wird bzw. bestimmte Nebenleistungen erbracht werden.

Die Abgrenzung zu den betrieblichen Einkunftsarten ist daher in diesem Zusammenhang zu beachten (Details siehe EStR 2000 Rz 5433 ff).

Ab dem 1. April 2017 ist die elektronische Registrierkasse bzw. das elektronische Aufzeichnungssystem durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen.

Andere bestehende Aufzeichnungsverpflichtungen (zB nach dem Weingesetz 2009, dem Alkoholsteuergesetz, dem Flugabgabegesetz) werden dadurch weder aufgehoben noch eingeschränkt (vgl. § 124 BAO). Wenn Aufzeichnungen geführt werden, die über die angeführten Aufzeichnungspflichten hinausgehen und für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sind diese nach § 132 BAO aufzubewahren.

Ist aufgrund der BarUV 2015, idF BGBl. II Nr. 209/2016, die vereinfachte Losungsermittlung zulässig, werden aber die einzelnen Bareingänge in der Form erfasst und aufgezeichnet, dass eine vollständige Losungsermittlung durch Summierung der einzelnen entsprechenden Bareingänge möglich ist, so ist in diesem Fall eine vereinfachte Losungsermittlung nicht zulässig.

2.3. Wen trifft die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht?

Die im Gesetz (§§ 131 ff BAO) normierten Verpflichtungen betreffen Buchführungspflichtige, freiwillig Buchführende hinsichtlich der einzelnen Bareingänge und Barausgänge (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b), sowie auch nach § 126 Abs. 2 und 3 BAO Aufzeichnungspflichtige mit ihren einzelnen Bargeschäften (einkommensteuerlich bedeutsame (erfolgswirksame) Einnahmen und Ausgaben - vgl. § 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO).

Von der Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht betroffen sind daher auch Abgabepflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG 1988 oder ihre Überschüsse nach § 2 Abs. 3 Z 6 und 7 EStG 1988 ermitteln. Die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gilt nur für Unternehmer, unabhängig davon, ob deren Umsätze echt oder unecht von der Umsatzsteuer befreit sind.

Auch für Betriebe gewerblicher Art (BgA) von Körperschaften öffentlichen Rechts gelten die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, soweit diese unternehmerisch tätig sind.

§ 132a Abs. 1 BAO verweist auf § 2 Abs. 1 UStG 1994, "gewerbliche oder berufliche Tätigkeit liegt auch dann vor, wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt".

Bei Betrieben gewerblicher Art von Körperschaften öffentlichen Rechts sind daher die Liebhabereigrundsätze nicht anzuwenden (siehe auch § 2 Abs. 1 KStG 1988).

Belegerteilungspflicht ist daher zB bei Wasserwerken, die überwiegend der Trinkwasserversorgung dienen und als Hoheitsbetriebe gelten (vgl. § 2 Abs. 5 KStG 1988), die einen Betrieb gewerblicher Art von Körperschaften öffentlichen Rechts darstellen (siehe § 2 Abs. 3 UStG 1994), gegeben.

Unbeschadet der formell nicht anwendbaren Liebhabereigrundsätze im Bereich der Betriebe gewerblicher Art von Körperschaften öffentlichen Rechts bestehen in Fällen, bei denen zum Selbstkostenpreis ausschließlich an die eigenen Mitarbeiter und ohne Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr Leistungen erbracht werden, die von vornherein nicht auf Einnahmenerzielung ausgerichtet sind, keine Verpflichtungen der §§ 131b bis 132a BAO - (zB Ausgabe von Getränken oder einem kleinen Speisesortiment durch und an eigene Mitarbeiter, nicht öffentliche Mensa zur Versorgung der Mitarbeiter zum Selbstkostenpreis und ohne Einnahmen- bzw. Gewinnerzielungsabsicht).

Folgende Tätigkeiten, die nicht unter den Unternehmensbereich fallen (§ 2 Abs. 5 UStG 1994), sind von der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ausgenommen:

• Gesellige Veranstaltungen iSd § 5 Z 12 KStG 1988 von Betrieben gewerblicher Art von Körperschaften öffentlichen Rechts. Die in § 2 Abs. 3 erster Satz UStG 1994 vorgenommene Ausnahme für nach § 5 Z 12 KStG 1988 befreite Betriebe gewerblicher Art nimmt die betroffene Veranstaltung aus dem Unternehmensbereich aus. Mit dem EU-AbgÄG 2016, BGBl. I Nr. 77/2016, erfährt der Anwendungsbereich des § 5 Z 12 KStG 1988 wesentliche Erweiterungen.
• Funktionäre iSd § 29 Z 4 EStG 1988 für die in Wahrnehmung dieser Funktion ausgeübte Tätigkeit, da dies nicht als gewerbliche oder berufliche Tätigkeit gilt.
• Liebhaberei, dh. eine Tätigkeit, die auf Dauer gesehen Gewinne oder Einnahmenüberschüsse nicht erwarten lässt.

2.4. Geschäftsvorfälle und sonstige aufzeichnungspflichtige Vorgänge

2.4.1. Geschäftsvorfall Allgemein

Ein Geschäftsvorfall ist ein Vorgang, der die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen beeinflusst bzw. verändert. Ein Unternehmer ist gesetzlich verpflichtet, alle Geschäftsvorfälle in seiner Buchführung lückenlos zu erfassen, um so den finanziellen Stand des Unternehmens zu dokumentieren. Jeder Geschäftsvorfall wird grundsätzlich mit einem Buchungssatz festgehalten und somit gebucht. Dabei wird stets auf den Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" geachtet.

Beispiele möglicher Geschäftsvorfälle sind:

• Das Vermögen oder die Schulden verändern sich.
• Geld wird eingenommen oder ausgegeben.
• Ein Ereignis führt zu Aufwand oder Ertrag.

Der Weg der Geschäftsvorfälle in den Büchern und Aufzeichnungen soll - ausgehend von der Ersterfassung und Aufzeichnung bzw. über die Summen der erfassten Beträge im Rahmen der Losungsermittlung im Kassensystem durch entsprechende Buchung auf den Konten bis zur Bilanz/GuV bzw. Erfassung in den Aufzeichnungen - verfolgbar und auch progressiv und retrograd nachvollziehbar und überprüfbar sein.

Im Regelfall handelt es sich bei Geschäftsvorfällen um Ereignisse im Geschäftsbetrieb, die mit der Ersterfassung der Auftragsposition (zB Bestellungseingabe im Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Artikelscan an der Kasse, Einschalten des Taxameters) beginnen und in deren Rahmen üblicherweise ein geldwerter Leistungsaustausch zwischen dem Unternehmer/Abgabepflichtigen und dem Kunden stattfindet.

Die Geschäftsvorfälle können in bestandswirksame und erfolgswirksame unterteilt werden.

2.4.1.1. Bestandswirksame Geschäftsvorfälle

Der bestandswirksame Geschäftsvorfall ist erfolgsneutral. Das heißt, es werden nur Sach- oder Geldwerte getauscht, ohne dass dabei Wert entsteht oder verschwindet. Als Beispiel lässt sich der Ankauf von Rohstoffen nennen. Dabei wird ein Geldwert in Rohstoffe gleichen Wertes getauscht. Dabei steigt das Sachvermögen der Unternehmung, während das Geldvermögen sinkt. Das Reinvermögen bleibt dabei unverändert.

2.4.1.2. Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle

Der erfolgswirksame Geschäftsvorfall bewirkt eine Änderung des Erfolgs. Hierbei unterscheiden sich zufließende und abfließende Vermögenswerte, so dass das Reinvermögen der Unternehmung steigt oder sinkt.

Als Beispiel lässt sich der Verkauf von Waren nennen, bei dem der Verkaufswert den Einkaufswert übersteigt. Die Differenz ist für das Unternehmen erfolgswirksam. Insoweit in Zusammenhang mit Registrierkassen bzw. sonstigen Einrichtungen zum Zweck der Losungsermittlung der Terminus Geschäftsvorfall verwendet wird, bezieht sich dies auf erfolgswirksame Geschäftsvorfälle laut BAO, die im Rahmen von Kassensystemen oder sonstigen in der Richtlinie geregelten elektronischen Auszeichnungssystemen erfasst werden.

2.4.1.3. Nicht zu erfassende Geschäftsvorfälle

Der Erlass behandelt nur erfolgswirksame Geschäftsvorfälle, die auf die Losungsermittlung Auswirkungen haben. Geschäftsvorfälle, die auf die Losungsermittlung keine Auswirkung haben (zB Teilwertabschreibungen, Vermögensverlagerungen) und nicht im Rahmen elektronischer Aufzeichnungssysteme iSd § 131b BAO zu erfassen sind, sind somit nicht Gegenstand dieses Erlasses.

2.4.2. Aufzeichnungspflichtige, nicht erfolgswirksame Vorgänge

Nicht erfolgswirksame Vorgänge, die Auswirkungen auf den Bargeldbestand der Kassa haben, wie zB Barentnahmen und Bareinlagen, sind zum Zweck der Überprüfung des Kassastandes aufzeichnungspflichtig.

Auch durchlaufende Posten sind aufzeichnungspflichtig (vgl. dazu die Ausführungen in Abschnitt 2.4.2.1.).

2.4.2.1. Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten sind für Zwecke der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt; sie gehören nicht zu den Bareinnahmen.

Ein durchlaufender Posten erfordert, dass sowohl die Vereinnahmung als auch die Verausgabung in fremdem Namen und auf fremde Rechnung erfolgen und dies auch ausdrücklich gegenüber dem Kunden offengelegt wird (vgl. UStR 2000 Rz 656). Dies sind beispielsweise

• Ortstaxen und Kurtaxen, wenn die Gemeinde (Kurverwaltung) Gläubiger und der Gast (Kurgast) Schuldner ist und die Taxe als solche bei der Weiterverrechnung offengelegt ist,
• Stempelgebühren und Gerichtsgebühren, die vom Parteienvertreter (zB Rechtsanwalt, Notar) für den Klienten ausgelegt werden,
• Vignette (wenn der Verkauf durch die Tankstelle im Namen und auf Rechnung der ASFINAG erfolgt),
• Rezeptgebühren, die zB die Apotheke im Namen und für Rechnung des Sozialversicherungsträgers vereinnahmt,
• KFZ-Zulassungsgebühr,
• Bestandvertragsgebühr (§ 33 Abs. 5 Z 4 GebG) bei Einhebung und Abfuhr an das Finanzamt durch Parteienvertreter (Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftstreuhänder sowie Immobilienmakler und Immobilienverwalter iSd GewO 1994),
• Kautionen (iSd § 16b MRG), Mietvorauszahlungen, die der Parteienvertreter an den Vermieter weiterleitet,
• Fremdgelder, die ein Rechtsanwalt oder Notar im Namen und auf Rechnung seines Mandanten vereinnahmt. Dies gilt auch in seiner Tätigkeit als Masseverwalter.
• Kostenersatz für die Begutachtungsplakette (§ 57a KFG 1967)
• Portogebühren, die ein Arzt (zB Radiologe) für die Versendung der Befunde an Parteien einhebt,
• Lotto-/Totoumsatz bei einer Trafik oder bei einem Nahversorger.

Durchlaufende Posten zählen nicht zum Barumsatz und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zu berücksichtigen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO).

Bei buchführungspflichtigen Unternehmen, bzw. freiwillig buchführenden Unternehmen sind nach § 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO alle - auch die nicht erfolgswirksamen - Bareingänge, wie zB durchlaufende Posten, täglich einzeln zu erfassen.

Nicht erfolgswirksame Bareingänge, wie durchlaufende Posten, sind keine Bareinnahmen, die dem Zweck der Losungsermittlung dienen, sodass für diese auch keine Verpflichtung besteht, sie in der Registrierkasse zu erfassen. Dies gilt auch für die Einnahmen-/Ausgabenrechner und Überschussrechner.

Durchlaufende Posten können allerdings freiwillig nach § 131 Abs. 1 Z 2 BAO als Bareingang in der Registrierkasse desjenigen, der den Barbetrag kassiert, einzeln erfasst werden.

Werden für durchlaufende Posten Belege mittels Registrierkasse ausgestellt (dies wird betriebswirtschaftlich immer sinnvoll sein), sollen diese grundsätzlich den Anforderungen an Registrierkassenbelege entsprechen. Eine Signierung dieser Belege kann jedoch entfallen. Diese durchlaufenden Posten sind bei freiwilliger Erfassung als nicht umsatzsteuerrelevant zu kennzeichnen (Erfassung als Null %-Umsatz).

Aufgrund der normativen Anforderungen ist immer der Beleg als solcher und nicht einzelne Belegpositionen zu signieren. Das bedeutet, dass durchlaufende Posten, die gemeinsam mit einem Barumsatz nach § 131b bzw. § 132a BAO (Barzahlung) in der elektronischen Aufzeichnung (Registrierkasse) in einem gemeinsamen Beleg erfasst werden, auch den allgemeinen Verpflichtungen der §§ 131b, 132a BAO einschließlich der Bestimmungen der RKSV (das heißt ab 1. April 2017 inklusive Signatur bzw. Siegel) unterliegen. Diese durchlaufenden Posten sind als nicht umsatzsteuerrelevant zu kennzeichnen (Erfassung als Null %-Umsatz).

In solchen Fällen (echte Durchlaufer) fällt die Registrierkassenpflicht auch im Sinne einer nachträglichen Erfassung durch den liefernden Unternehmer weg.

2.4.3. Sonstige aufzeichnungspflichtige Vorgänge

Sonstige aufzeichnungspflichtige Vorgänge sind Vorgänge im Geschäftsprozess, die zwar grundsätzlich nicht dazu geeignet sind, einen Geschäftsvorfall anzustoßen oder zu bewirken, sollen aber aus Gründen der Überprüfbarkeit der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle aufgezeichnet und aufbewahrt werden.

Trainingsbuchungen sind nach § 7 Abs. 2 RKSV im jeweiligen Kassensystem oder im elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen und zu signieren.

2.4.4. Barumsatz iSd § 131b Abs. 1 Z 3 BAO

Gemäß § 131b Abs. 1 Z 3 BAO sind Barumsätze im Sinn dieser Bestimmung Umsätze, bei denen die Gegenleistung (Entgelt) durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen. Nicht als Barzahlung gelten Zahlungen mit Verrechnungsscheck oder Orderschecks (vgl. Abschnitt 2.4.14.).

Der Begriff Barumsatz orientiert sich an § 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994 und gilt für Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt.

Daher gilt auch § 132a BAO für Zahlungen im Zusammenhang mit im Inland zu erbringenden oder erbrachten Leistungen (siehe Abschnitt 2.4.4.2.).

2.4.4.1. Barumsätze eines österreichischen Unternehmers im Ausland

Für einen österreichischen Unternehmer besteht für seine Barumsätze, die er im Ausland verwirklicht, keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nach der BAO. Allenfalls bestehende ausländische Verpflichtungen bleiben davon unberührt. Solcherart sind diese Umsätze auch nicht in die Berechnung der Umsatzgrenzen für die Registrierkassenpflicht einzubeziehen.

2.4.4.2. Barumsätze von ausländischen Unternehmern im Inland

Ein ausländischer Unternehmer, der im Inland Barumsätze tätigt, fällt mit den inländischen Umsätzen unter die gesetzlichen Verpflichtungen der §§ 131b und 132a BAO.

Ein ausländischer Unternehmer, der im Inland Barumsätze tätigt, fällt dann unter das Registrierkassen- und Belegerteilungsregime, unabhängig davon, ob er in Österreich eine Betriebsstätte begründet hat. Bezüglich der Berechnung der Umsatzgrenzen für die Registrierkassenpflicht sind nur die inländischen Umsätze heranzuziehen.

Der ausländische Unternehmer hat hiefür eine österreichische Steuernummer (UID-Nummer bzw. GLN) zu beantragen um die Registrierung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit über FinanzOnline zu ermöglichen (siehe Abschnitt 3.3.2.2.2.).

Die Erleichterung für mobile Umsätze gemäß § 7 Abs. 1 BarUV 2015 kann in Anspruch genommen werden.

2.4.5. Spenden

Bareingänge, denen keine Gegenleistung oder sonstige Leistung (auch an Dritte) gegenübersteht bzw. denen diese nicht zuordenbar ist (zB freiwilliges Einwerfen von Spenden ohne Gegenleistung in eine Box), stellen mangels Leistungsaustausch keinen Barumsatz dar.

Allerdings liegt bei Aufrundungen von Zahlungsbeträgen für eine erbrachte Leistung im Rahmen einer Spendenveranstaltung (zB Zahlungsbetrag von 2,50 Euro für ein Getränk wird aufgerundet auf 5 Euro) eine Gegenleistung zugrunde, diese stellen einen Barumsatz dar und sind entsprechend der sonstigen Bestimmungen registrierkassenpflichtig. Bei freiwilliger Erfassung der Spenden ohne Gegenleistung in der elektronischen Registrierkasse hat diese den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen (analog durchlaufende Posten, siehe Abschnitt 2.4.2.1.).

Es ist aber auch möglich, derartige Spendenbeträge ohne Gegenleistung auch außerhalb einer Registrierkasse oder in einer Registrierkasse, die über keine Sicherheitseinrichtung iSd § 131b Abs. 2 BAO verfügt, zu erfassen.

2.4.6. Trinkgelder

Trinkgelder, die dem Unternehmer zufließen, sind Bareinnahmen des Unternehmers. Trinkgelder für die Leistung eines Arbeitnehmers sind nicht für die Berechnung der Umsatzgrenzen für die Registrierkassenpflicht heranzuziehen und beim Unternehmer, wenn sie in der Registrierkasse erfasst werden, wie durchlaufende Posten zu behandeln (vgl. Abschnitt 2.4.2.1.).

2.4.7. Becherpfand

Das Becherpfand ist gleich zu behandeln wie der Verkauf des Bechers bzw. als Teil des Getränkekaufes. Es besteht auch Belegerteilungspflicht für den Gesamtumsatz (Becher und Getränk).

Die Auszahlung des Becherpfandes im Zuge der Rückgabe des Bechers ist als negativer Umsatz zu erfassen und wird daher bei der Ermittlung der Umsatzgrenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO ausgeschieden. Falls der Bezug zum ursprünglich erfassten Einsatz hergestellt werden kann, besteht auch die Möglichkeit, den ursprünglichen Umsatz zu stornieren.

2.4.8. Echte Mitgliedsbeiträge

Echte Mitgliedsbeiträge, denen keine konkrete Leistung des Vereins gegenübersteht, sind keine Umsätze, da die wechselseitige Abhängigkeit von Leistung und Gegenleistung fehlt.

Unechte Mitgliedsbeiträge sind Zahlungen eines Mitglieds, die als Mitgliedsbeitrag ausgewiesen werden, denen aber eine konkrete Leistung des Vereines an den Beitragszahler gegenübersteht (zB Nutzung von Sportanlagen oder sonstige Einrichtungen nur für Mitglieder zulässig, die ihren Beitrag entrichtet haben).

2.4.9. (Echter) Schadenersatz

Bei echtem Schadenersatz handelt es sich um keinen Umsatz, sondern um eine Ersatzleistung, die deshalb erbracht wird, weil ein Schaden verursacht wurde, bzw. für einen Schaden einzustehen ist. Es handelt sich daher nicht um Entgelt für eine Leistung, denn ein Leistungsaustausch liegt nicht vor.

Für Zwecke der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht liegt ein Umsatz (unechter Schadenersatz) vor, wenn dem Entgelt eine Gegenleistung, die nicht in Anspruch genommen wurde, zugeordnet werden kann.

2.4.10. Verkauf und Einlösen von Gutscheinen

2.4.10.1. Wertgutscheine

Die Veräußerung von Wertgutscheinen (Geschenkbons, Geschenkmünzen) durch Unternehmer, die zum späteren Bezug von Waren nach freier Wahl oder nicht konkretisierten Dienstleistungen des Gutscheinausstellers berechtigen, stellt noch keinen steuerbaren Vorgang iSd UStG 1994 dar. Das Entgelt für die Veräußerung eines solchen Wertgutscheines unterliegt nicht der Anzahlungsbesteuerung.

Es handelt sich hier steuerlich weder um einen Ertrag noch einen umsatzsteuerpflichtigen Vorgang, sondern der Wertgutschein wird als Verbindlichkeitsnachweis des Unternehmers für den Kunden ausgestellt.

Bei Wertgutscheinen ist der Zeitpunkt des Barverkaufes der Wertgutscheine nach § 131 Abs. 1 Z 2 BAO für die Erfassung des Bareingangs maßgeblich. Dabei handelt es sich noch nicht um einen registrierkassen- und belegerteilungspflichtigen Barumsatz. Allerdings ist die Erfassung derartiger Bareingänge in der Registrierkasse zweckmäßig, weil damit eine lückenlose Aufzeichnung aller Bareingänge gewährleistet werden kann. Zudem erübrigt sich damit eine zusätzliche Aufzeichnung dieser Bareingänge.

Bei Erfassung des Verkaufs von Wertgutscheinen in der Registrierkasse ist die Barzahlung zB mit der Bezeichnung "Bonverkauf" als Null %-Umsatz bzw. nicht als Barumsatz zu behandeln.

Der Wertgutschein ist als Barumsatz im Zeitpunkt der Einlösung zu erfassen, weil erst dann die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wird.

Es ist immer der Nominalwert des eingelösten Wertgutscheins als Barumsatz anzusetzen.

Beim Kauf von Prepaid-Karten steht im Regelfall noch nicht fest, welche konkreten Leistungen vom Käufer in Anspruch genommen werden. Beim Kartenkauf handelt es sich daher um einen Gutschein und keine Anzahlung.

In einem solchen Fall ist der Erwerb der Karte wie der Erwerb eines Wertgutscheins zu betrachten. Es besteht daher keine Registrierkassenpflicht. Bei Einlösung der jeweiligen Leistung liegt ein registrierkassen- und belegerteilungspflichtiger Barumsatz vor.

2.4.10.2. Sonstige Gutscheine

Wenn allerdings in einer Privaturkunde (Bon, umgangssprachlich auch "Gutschein" genannt) die Lieferung/sonstige Leistung bekannt und eindeutig konkretisiert ist, ist deren Verkauf bereits als Barumsatz anzusehen und daher in der Registrierkasse zu erfassen und darüber ein Beleg auszustellen (zB Eintrittskarte für eine konkrete Veranstaltung, Fahrscheine).

Zur Konkretisierung reicht die genaue eindeutige Bezeichnung der Art der Lieferung/sonstigen Leistung aus und muss nicht der Zeitpunkt der Leistungserbringung angeführt werden.

2.4.11. Anzahlungen/Teilzahlungen/Restzahlungen zu Ausgangsrechnungen

Barzahlungen sind neben der Bezahlung des Gesamtpreises auch Anzahlungen, Ratenzahlungen (Teilzahlungen) und Restzahlungen. Alle derartigen Barzahlungen sind für die Umsatzgrenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO relevant; dies unabhängig davon, ob Soll- oder Istbesteuerung nach dem UStG 1994 vorliegt.

Eine Barzahlung liegt auch vor, wenn der Unternehmer dem Leistungsempfänger eine Rechnung iSd UStG 1994 mit Zahlungsanweisung übergibt, der Leistungsempfänger diesen Betrag aber dennoch beim Unternehmer vor Ort in bar bezahlt. In diesem Fall entsteht die Umsatzsteuerschuld nicht ein zweites Mal. Der leistende Unternehmer stellt keine "Rechnung" im Sinn des UStG 1994, sondern einen Beleg über die empfangene Barzahlung iSd § 132a BAO bzw. RKSV aus.

Es ist zulässig, auf diesem Beleg lediglich auf die Nummer der Rechnung zu verweisen und keine Aufschlüsselung der Umsätze nach Steuersätzen vorzunehmen, wenn die Rechnung zur Abfuhr der Steuerschuld schon im (elektronischen) Aufzeichnungssystem erfasst wurde.

Die Erfassung des Umsatzes in der Registrierkasse und der Ausdruck des Registrierkassenbelegs lösen keine Umsatzsteuerschuld kraft Rechnung aus. Für den Fall einer gesonderten Rechnungsausstellung nach § 11 UStG 1994 ist es - um eine Steuerschuld kraft Rechnungsausstellung zu vermeiden - zweckmäßig, den Registrierkassenbeleg als Rechnungsduplikat (vgl. UStR 2000 Rz 1527 f) zu kennzeichnen.

2.4.12. Innenumsätze

Innenumsätze sind Umsätze innerhalb eines Unternehmens. Sie sind nicht umsatzsteuerbar und auch keine Barumsätze iSd der BAO und sind daher weder belegerteilungs- noch registrierkassenpflichtig.

2.4.13. Nachnahme/Inkasso

Bei der Nachnahme besteht keine direkte Warenausgabe durch den leistenden Unternehmer und keine unmittelbare Gegenleistung (Bezahlung) durch den Leistungsempfänger, da ein dritter Unternehmer (zB Post, Spediteur, Zusteller, Kleintransporteur, Güterbeförderer) diese Leistungen ausführt bzw. entgegennimmt.

Da bei der Lieferung des Gegenstandes und Bezahlung per Nachnahme keine unmittelbare Verbindung zwischen leistungserbringenden Unternehmer und dem zahlenden Abnehmer vorliegt, und ein anderer Unternehmer (Post, Spediteur, usw.) dazwischengeschaltet ist, besteht auch keine (mittelbare) Registrierkassenpflicht iSd § 131b BAO, die der jeweilige Zusteller für den Lieferanten zu erfüllen hat. Für das Unternehmen, das per Nachnahme kassiert, liegt kein Barumsatz vor.

Für den Zusteller, der die Nachnahmelieferung durchführt, gibt es daher auf Basis dieses einzelnen Geschäfts aufgrund § 131b BAO keine Registrierkassenpflicht.

Unabhängig davon besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht der jeweiligen Geschäftsvorfälle nach § 131 BAO.

Es würde jedoch ein Barumsatz vorliegen, wenn das Unternehmen die Ware selbst zustellt und bei der Zustellung kassiert.

Wenn ein Inkassounternehmen für seinen Auftraggeber offene Forderungen aus Lieferungen/sonstigen Leistungen oder Schadenersatzforderungen einbringt, liegt insoweit kein Barumsatz vor, der im Rahmen der Losungsermittlung mit Registrierkasse beim Inkassounternehmen zu erfassen ist, da dieses in keiner Geschäftsbeziehung zum Schuldner steht und im Auftrag des Gläubigers für diesen die offene Forderung eintreibt.

2.4.14. Barzahlungen

Barzahlungen sind nicht nur Zahlungen mit Bargeld. Als Barzahlungen iSd §§ 131b Abs. 1 Z 3 und 132a Abs. 1 BAO gelten auch Gegenleistungen, die unmittelbar beim Leistungsaustausch erfolgen und die

• mit Barscheck,
• mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen (vor Ort/an der Kasse),
• durch das Einlösen von Wertgutscheinen, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen, die von Unternehmern ausgegeben und an Geldes statt angenommen werden, erfolgen.

Nicht als Barzahlung gelten beispielsweise die Zahlung mit Zahlungsanweisung, die Online-Banking-Überweisung, Paypal und Einziehungsaufträge, Daueraufträge oder Zahlungen über das Internet mittels Bankomat- oder Kreditkarte, die nicht vor Ort (zB im Geschäftslokal) beim bzw. im Beisein des leistenden Unternehmers erfolgen.

Unbeachtlich für die Subsumtion unter Barzahlung ist, ob es sich um ein "Zielgeschäft" handelt.

Reine Tauschgeschäfte sind nicht als Barumsätze in der Registrierkasse zu erfassen.

2.4.15. Barbewegung

Barbewegungen sind Veränderungen des Bargeldbestandes. Darunter fallen alle Barein - und Barausgänge, aber auch das Auswechseln von Geldmünzen bzw. Geldscheinen. Registrierkassen- und belegerteilungspflichtig sind jedoch nur Barumsätze (siehe Abschnitt 2.4.4).

2.4.16. Bareinnahme /-ausgabe

Bareinnahmen und Barausgaben stellen Bargeschäfte dar. Sie sind nach § 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO einzeln festzuhalten. Dabei handelt es sich um Einnahmen und Ausgaben, die in Bargeldform erfolgen und erfolgswirksam sind (zB Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben bei betrieblichen Einkunftsarten; Einnahmen und Werbungskosten bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung und sonstigen Einkünften).

Werden solche Bareinnahmen im Rahmen der betrieblichen Einkunftsarten (§ 2 Abs. 3 Z 1 - 3 EStG 1988) erzielt, besteht bei Vorliegen der Voraussetzungen Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht (siehe §§ 132a und 131b BAO).

Unter Bargeschäft sind erfolgswirksame Bareinnahmen und Barausgaben zu verstehen.

2.4.17. Bareingang/-ausgang

Bareingänge sind alle Zuflüsse von Bargeld, die sich erhöhend auf den Bargeldbestand auswirken, unabhängig davon, ob sie erfolgswirksam sind (zB Bareinlagen).

Barausgänge sind alle Abflüsse, die den Bargeldbestand mindern, unabhängig davon, ob sie erfolgswirksam sind (zB Barentnahmen).

Nach § 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO sind solche Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln festzuhalten.

Bargeschäfte (erfolgswirksame Bareinnahmen und Barausgaben) sind Teil der Bareingänge und Barausgänge.

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