FinanzOnline: Anmeldung von Unternehmern

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1. Anmeldung von Unternehmern - grundsätzlich

Einzelunternehmerinnen/Einzelunternehmer können sich online, schriftlich oder persönlich bei einem Finanzamt anmelden. Die Anmeldung von juristischen Personen und Personengesellschaften muss persönlich bei einem Finanzamt mit allgemeinem Aufgabenkreis (§ 13 AVOG 2010) erfolgen.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass die Anmeldung von einer Bevollmächtigten/einem Bevollmächtigten mit beglaubigter Spezialvollmacht (§ 3 Abs. 1 FOnV 2006) durchgeführt wird. Die anzumeldende Unternehmerin/der anzumeldende Unternehmer kann entscheiden, ob die Zugangskennungen (Teilnehmer-Identifikation - TID, Benutzer-Identifikation - BENID und persönliche Identifikationsnummer - Start-PIN) entweder persönlich übergeben oder mit RSa-Brief an die angegebene Adresse zugestellt wird.

Zur Vereinfachung dieser Vorgehensweise bestehen auf Grund der bisherigen Erfahrungen keine Bedenken, wenn abweichend davon wie folgt vorgegangen wird:

2. Anmeldung von "inländischen" Unternehmern

(1) Für die gegenüber dem unter Erstens dargestellten Grundsatzes vereinfachte Anmeldung von "inländischen" Unternehmern ist es nicht erforderlich, die von der Unternehmerin/vom Unternehmer zu erteilende Spezialvollmacht beglaubigen zu lassen, wenn stattdessen die Zugangskennungen mit RSa-Brief an die Antragstellerin/den Antragsteller zugestellt werden. Diese vereinfachte Anmeldung selbst kann durch eine Wirtschaftstreuhandkanzlei (bzw. durch deren Mitarbeiter) oder durch eine Prokuristin/einen Prokuristen der anzumeldenden Unternehmerin/des anzumeldenden Unternehmers erfolgen.

In diesem Sinn bestehen keine Bedenken, wenn wie folgt vorgegangen wird:

• Das Anmeldeformular des zu FinanzOnline anzumeldenden Unternehmers wird ausgefüllt und von der Unternehmerin/vom Unternehmer (bzw. vom organschaftlichen Vertreter, das ist insbesondere der Geschäftsführer) eigenhändig unterschrieben.
  • Die anzumeldende Unternehmerin/der anzumeldende Unternehmer (Geschäftsführer) stellt ohne Unterschriftsbeglaubigung eine Spezialvollmacht ("Zur Anmeldung zu FinanzOnline") auf seine Wirtschaftstreuhänderin/seinen Wirtschaftstreuhänder bzw. auf seine Prokuristin/seinen Prokuristen aus.
  • Diese Wirtschaftstreuhänderin/dieser Wirtschaftstreuhänder beauftragt schriftlich auf seinem Briefpapier mit seinem Stempel eine konkret benannte Mitarbeiterin/einen konkret benannten Mitarbeiter zur Durchführung der Anmeldung (oder nimmt die Anmeldung selbst vor).
  • Dieses Mitglied der Wirtschaftstreuhandkanzlei (oder der Wirtschaftstreuhänder selbst) bzw. die Prokuristin/der Prokurist nimmt die Anmeldung der Unternehmerin/des Unternehmers bei einem beliebigen Finanzamt mit allgemeinem Aufgabenkreis unter Vorlage folgender Unterlagen vor:
    • Anmeldeformular zu FinanzOnline der Unternehmerin/des Unternehmers;
    • Spezialvollmachtsurkunde der Unternehmerin/des Unternehmers an die Wirtschaftstreuhandkanzlei oder an die Prokuristin/den Prokuristen;
    • WT-Mitglied: Schriftlichen Auftrag der Wirtschaftstreuhänderin/des Wirtschaftstreuhänders an seine Mitarbeiterin/seinen Mitarbeiter zur Vornahme der Anmeldung der Unternehmerin/des Unternehmers;
    • Reisepass, Führerschein, Personalausweis (oder anderer amtlicher Lichtbildausweis) desjenigen, der die Anmeldung tatsächlich vornimmt.
• Prokuristin/Prokurist: bei Gesamtprokura ist die Anmeldung gemeinschaftlich vorzunehmen.
• Das Finanzamt überprüft bei Anmeldung durch die Prokuristin/den Prokurist den aktuellen Stand durch Abfrage im Firmenbuch.
• Prokuristin/Prokurist: Aktuellen Ausdruck aus dem Firmenbuch (Prokura) - bei Gesamtprokura ist die Anmeldung gemeinschaftlich vorzunehmen.
• Das Finanzamt händigt die Zugangskennungen (TID, BENID, Start-PIN) betreffend die solcherart angemeldete Unternehmerin/den solcherart angemeldeten Unternehmer nicht aus, sondern veranlasst die Zusendung mit RSa an die Adresse der antragstellenden Unternehmerin/des antragstellenden Unternehmers.
• Soll die Aushändigung der Zugangskennungen an die Prokuristin/den Prokuristen erfolgen, so muss dies auf der Spezialvollmacht vermerkt und die Unterschrift der Unternehmerin/des Unternehmers (Geschäftsführers) beglaubigt sein.

(2) Bei Gesellschaften mit Sitz im Inland kann die Anmeldung zu FinanzOnline dann Probleme bereiten, wenn alle organschaftlichen Vertreterinnen/Vertreter (zB Vorstand, Geschäftsführer) keinen Wohnsitz (Mittelpunkt der Lebensinteressen im Sinn der DBA) im Inland haben. In diesem Fall bestehen keine Bedenken, analog zu dieser Vereinfachungsregelung - in Bezug auf die Anmeldung durch die Prokuristin/den Prokuristen mit folgender Besonderheit - vorzugehen:

• Die "ausländische" organschaftliche Vertretung gibt am Anmeldeformular die eigene ausländische Adresse an. Das Finanzamt kann die Angaben zB durch Einsichtnahme in die in der Finanzverwaltung gespeicherten Daten und/oder ins Firmenbuch überprüfen.
• Wird die Spezialvollmacht der/dem im Firmenbuch eingetragenen Prokuristin/Prokuristen erteilt, so muss diese/dieser im Inland an einer Abgabestelle (§ 2 Z 4 Zustellgesetz idgF), insb. an der inländischen Betriebsstätte, erreichbar sein. Eine Aushändigung der Zugangskennungen an die Prokuristin/den Prokuristen darf dann erfolgen, wenn die "ausländische" organschaftliche Vertretung dies auf der Spezialvollmacht vermerkt hat.
• Wenn die Übergabe der Zugangskennungen nicht wie oben beschrieben an den Prokuristen möglich ist, kann - wenn das Finanzamt im Einzelfall keine Bedenken dagegen hat - wie folgt zugestellt werden:
  • Anmeldung durch den Prokuristen: Zustellung an den "ausländischen" organschaftlichen Vertreter (ausländische Adresse laut Anmeldeformular);
  • Anmeldung durch die Wirtschaftstreuhänderin/den Wirtschaftstreuhänder: Zustellung an die Prokuristin/den Prokuristen mit RSa im Inland oder Zustellung an die "ausländische" organschaftliche Vertretung (ausländische Adresse laut Anmeldeformular);
  • Zur Zustellung im Ausland siehe unten.

3. Anmeldung von "ausländischen" Unternehmern

(1) Zur Gewährleistung eines einheitlichen Sicherheitsstandards bei der Identifizierung von Unternehmerinnen/Unternehmern, die im Inland zur Umsatzsteuer erfasst sind, aber weder Wohnsitz, Sitz oder Geschäftsleitung im Inland haben, noch beschränkt einkommensteuerpflichtige oder beschränkt körperschaftsteuerpflichtige Personen mit Betriebsstätte im Inland sind, haben auch diese ihre Anmeldung persönlich bei einem Finanzamt vorzunehmen. Eine Anmeldung wie bei "inländischen" Unternehmern durch eine Wirtschaftstreuhandkanzlei mit anschließender Zusendung der Zugangskennungen in das Ausland kann nur unter folgenden Voraussetzungen erfolgen:

• Zur Zustellung der Zugangskennungen (TID, BENID, Start-PIN) ist der "Internationale Rückschein" (rotes Formular "ADVICE of receipt / of delivery / of payment / of entry" der Österreichischen Post AG) zu verwenden. Dies ist aber nur zulässig, wenn damit die eigenhändige Übergabe gewährleistet ist, wovon nur bei jenen Ländern ausgegangen werden kann, die von der österreichischen Post AG auf ihrer Homepage entsprechend bezeichnet sind. Dazu ist wie folgt vorzugehen:
  • Link https://www.post.at/geschaeftlich_versenden_brief_international_zusatzleistungen.php
  • "Länderüberblick Zusatzleistungen" (nicht "Handbuch ..." und nicht "Länderüberblick Eilbrief") - es ist die aktuellste Version anzuklicken.
  • In dem sich öffnenden Dokument ("BRIEF INTERNATIONAL, DIE LÄNDER IM ÜBERBLICK, Gültig ab...") sind alle Länder aufgelistet.
  • Von einer eigenhändigen Zustellung im betreffenden Land kann ausgegangen werden, wenn in der Spalte "Eigenhändig" ein Häkchen gesetzt ist.
• Kann nach dem Vorgesagten von einer eigenhändigen Übergabe im betreffenden Land ausgegangen werden, so kann die Anmeldung wie bei "inländischen" Unternehmern durch eine Wirtschaftstreuhandkanzlei erfolgen (daher insbesondere ohne Beglaubigung der Unterschrift des anzumeldenden ausländischen Unternehmers). Die Wirtschaftstreuhänderin/der Wirtschaftstreuhänder kann dafür unmittelbar von der ausländischen Unternehmerin/vom ausländischen Unternehmer oder mittelbar durch Subvollmacht (zB von einem ausländischen "Berufskollegen") bevollmächtigt sein.
  • Dabei sind die Zugangskennungen (TID, BENID, Start-PIN) betreffend die solcherart angemeldete "ausländische" Unternehmerin/den solcherart angemeldeten "ausländischen" Unternehmer auszudrucken, aber nicht auszuhändigen, sondern an die im Antragsformular angegebene, ausländische Adresse (des antragstellenden Unternehmers) zuzusenden, wobei jedoch an Stelle der Zustellart "RSa" der "Internationale Rückschein" (rotes Formular "ADVICE of receipt / of delivery / of payment / of entry" der Österreichischen Post AG) zu verwenden ist. Dabei ist darauf zu achten, dass das zu verwendende Kuvert keinen Einblick auf die inliegenden Zugangskennungen erlaubt.

(2) Darüber hinaus besteht für "ausländische" Unternehmerinnen/Unternehmer die Möglichkeit des Vorgehens nach den Regeln des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung, BGBl. Nr. 27/1968. Erteilt daher in anderen als den in (1) angesprochenen Fällen eine "ausländische" Unternehmerin/ein "ausländischer Unternehmer" eine Spezialvollmacht zur Anmeldung durch eine Bevollmächtigte/einen Bevollmächtigten, so kann die nach § 3 FOnV 2006 erforderliche Beglaubigung nach dem in diesem Übereinkommen für das jeweilige Land vorgesehenen Verfahren erfolgen (in der Regel: Beglaubigung nach nationalem ausländischen Recht und "Überbeglaubigung" in Form der so genannten "Apostille"). Es bestehen keine Bedenken, wenn diese Form der Beglaubigung nicht nur für die Erteilung der Spezialvollmacht, sondern auch für eine postalische Anmeldung der "ausländischen Unternehmerin"/des "ausländischen Unternehmers" selbst angewendet wird, wobei

• die Anmeldung durch das für die Umsatzsteuer zuständige Finanzamt (idR Graz Stadt) erfolgt, und
• die Zugangskennungen (TID, BENID, Start-PIN) wie in (1) beschrieben im Ausland zugestellt werden.

(3) Im Übrigen steht für "ausländische" Unternehmerinnen/Unternehmer jedenfalls die Möglichkeit der persönlichen Anmeldung bei einem beliebigen Finanzamt mit allgemeinem Aufgabenkreis offen.

Dieser Erlass ersetzt den Erlass des Bundesministers für Finanzen vom 30. April 2004, 50 0501/9-IV/04, "Zusammenfassung und Verlängerung der Vereinfachungsregelung für die Anmeldung von Unternehmern".

Bundesministerium für Finanzen, 24. Februar 2015

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