Durchlaufende Gelder liegen vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Geldbetrag überlässt, damit der Arbeitnehmer diesen für den Arbeitgeber ausgibt. Der Arbeitnehmer handelt hiebei im Auftrag und für Rechnung des Arbeitgebers. Die Leistung durchlaufender Gelder darf jedoch nicht dazu führen, dass hierdurch eine Abgeltung von Aufwendungen entsteht, die nicht den Arbeitgeber selbst, sondern den Arbeitnehmer berühren.
Unter Auslagenersatz sind Beträge zu verstehen, durch die Auslagen des Arbeitnehmers, die dieser für den Arbeitgeber geleistet hat, ersetzt werden. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer von vornherein für Rechnung des Arbeitgebers tätig wird. Die vom Arbeitnehmer erbrachte Leistung muss daher letztlich in Stellvertretung des Arbeitgebers erfolgen. Auslagenersätze dürfen nicht eigene Aufwendungen des Arbeitnehmers decken, und zwar auch dann nicht, wenn diese Aufwendungen mittelbar im Interesse des Arbeitgebers liegen. Besteht auch ein eigenes, wenngleich auch nur ganz unerhebliches Interesse des Arbeitnehmers an den Aufwendungen, kann von einem Auslagenersatz nicht die Rede sein. Der bloße Ersatz von Werbungskosten genügt daher nicht (VwGH 18.6.1963, 0554/62).
Pauschale Auslagenersätze sind grundsätzlich steuerpflichtig, können aber bei entsprechendem Nachweis zu Werbungskosten führen (vgl. VwGH 16.1.1985, 83/13/0227;
VwGH 21.11.1990, 87/13/0183, betr. Telefonpauschale).
Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer jene Beträge, die letzterer für Geldstrafen aufzuwenden hatte, die über ihn wegen in Ausübung des Dienstes begangener Verwaltungsübertretungen (Überladung von KFZ) verhängt wurden, handelt es sich weder um durchlaufende Gelder noch um Auslagenersatz (
VwGH 23.5.1984, 83/13/0092;
VwGH 25.2.1997, 96/14/0022).
Vertretungskosten der Hausbesorger sind analog zu
§ 26 Z 2 EStG 1988 zu behandeln, wenn der Hausbesorger den Zeitraum seines Erholungsurlaubes bzw. des Krankenstandes dem Hauseigentümer usw. bekannt gibt und dieser die Überweisung des Entgeltes direkt an den Vertreter vornimmt. In allen übrigen Fällen, zB Einsatz eines Vertreters für bestimmte Arbeiten wie Rasenmähen, Reinigungsarbeiten, stellen die zugeflossenen Gelder beim Hausbesorger steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. In der weitergegebenen Höhe können Werbungskosten im Wege der Veranlagung geltend gemacht werden.
