Durchführungserlass zur Barbewegungsverordnung

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1. Einzelaufzeichnungspflicht

1.1. Betroffene Abgabepflichtige

Die im Gesetz normierte Einzelaufzeichnungspflicht der Barbewegungen betrifft Buchführungspflichtige, freiwillig Buchführende, sowie nach § 126 Abs. 2 BAO Aufzeichnungspflichtige mit ihren betrieblichen Einkünften. Von der Aufzeichnungspflicht betroffen sind daher auch Abgabepflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG 1988 oder nach § 17 EStG 1988 (hinsichtlich derjenigen Größen, die nicht pauschaliert sind) ermitteln.Die in der Folge für Bareingänge und Barausgänge getroffenen Ausführungen gelten auch für Bareinnahmen und Barausgaben bei Einnahmen/Ausgabenrechnern.

1.2. Umfang und Form der Einzelaufzeichnungen

1.2.1 Allgemeines

In den Aufzeichnungen sind die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben (bzw. Bareingänge und Barausgänge) laufend zu erfassen.

Es besteht, außer bei Vorliegen der durch die Verordnung geschaffenen Ausnahmeregelungen, die Verpflichtung die Barbewegungen (Bareingänge und Barausgänge) einzeln festzuhalten und aufzuzeichnen, wobei grundsätzlich die Aufzeichnung des einzelnen Bareingangs pro Geschäftsfall ausreichend ist. Allein aus § 131 Abs.2 Z.1 BAO ist eine darüber hinausgehende Verpflichtung die einzelnen Produkte und Dienstleistungen zum Zweck der Losungsermittlung festzuhalten, nicht abzuleiten.

Andere bestehende Aufzeichnungsverpflichtungen werden dadurch weder aufgehoben noch eingeschränkt. Wenn Aufzeichnungen geführt werden, die über die Aufzeichnung der einzelnen Bareingänge hinausgehen und für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind (beispielsweise die Aufzeichnung der einzelnen verkauften Produkte oder Leistungen), sind diese aufzubewahren. Das Festhalten kann im Wege der Eintragung in die Bücher und Aufzeichnungen oder auch außerhalb auf anderen Unterlagen (Grundaufzeichnungen) erfolgen. Erfolgt das Festhalten und Aufzeichnen der Barbewegungen auf anderen Unterlagen unterliegen auch diese der Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO. Wenn bei der Losungsermittlung die Einzelaufzeichnungen im Rahmen der Grundaufzeichnungen geführt werden, dienen diese der Dokumentation der in die Bücher oder Aufzeichnungen nach § 126 Abs.2 BAO übernommenen Tageslosungssumme.

Insoweit die einzelnen Bareingänge in der Form erfasst und aufgezeichnet werden, dass eine vollständige Losungsermittlung möglich ist, ist eine vereinfachte Losungsermittlung nicht zulässig. Wenn beispielsweise bei Verkäufen im Lokal und bei Tischverkäufen entsprechende Einzelaufzeichnungen vorliegen und beim Gassenverkauf keine Einzelaufzeichnungen, kann die Losungsermittlung für den Gassenverkauf nach Maßgabe der Bestimmungen der Barbewegungs-VO (kein Überschreiten der auf den Gesamtbetrieb bezogenen Umsatzgrenze) mittels Kassasturz erfolgen. Würde aber auch beim Gassenverkauf eine Einzelaufzeichnung erfolgen, ist die Verordnung bei Zutreffen der anderen Voraussetzungen nicht anwendbar.

Die Form der Einzelaufzeichnungen bleibt dem Unternehmer überlassen, wobei unter Einzelaufzeichnungen insbesondere chronologische händische Aufzeichnungen der Einzellosungen, Paragondurchschriften, Rechenstreifen, Losungsblätter, Kassabucheinzelaufzeichnungen, Registrierkassenstreifen von mechanischen Registrierkassen oder elektronische Registrierkassensysteme und andere Aufzeichnungen, die aufgrund Summenbildung der einzelnen Bareingänge eine Ermittlung der Tageslosung ermöglichen, zu verstehen sind.

1.2.2. Strichlisten

Strichlisten sind als Einzelaufzeichnungen dann ausreichend, wenn sich diese sich auf die Barbeträge beziehen und diese geschäftsfallbezogen darstellen und aus ihnen das Datum, der Bezug zu einem Geschäftsfall, der Einzelpreis je Artikel bzw. Leistung und die Anzahl der vereinnahmten Artikel bzw. Leistungen hervorgehen.

Im Fall der Einzelaufzeichnungspflicht kann daher auch die Losungsaufzeichnung z.B. durch eine Art Strichliste in Tabellenform vorgenommen werden. In dieser Tabelle kann beispielsweise für jeden Geschäftsfall/Bareingang eine einzelne Zeile vorgesehen sein. Die Artikel scheinen (nach Preisen geordnet) getrennt in den einzelnen Spalten auf, wobei für jeden Bareingang durch Mengenbezeichnung oder Striche die Anzahl der verkauften Artikel angeführt wird und am Ende jeder Zeile der Bareingang/Geschäftsfall angeführt bzw. erfasst wird und durch die eingetragene Artikelanzahl die Bareinnahme/Geschäftsfall ermittelt werden kann.

Es genügen allerdings auch händische Aufschreibungen (oder etwa mittels Registrierkassa Erfassung und Aufzeichnung) der einzelnen vereinnahmten Beträge in chronologischer Reihenfolge.

1.2.3. Tischabrechnung

Wenn beim Inkasso mehrere Produkte zu einem bestimmten Zeitpunkt an Kunden in einer Gesamtsumme abgerechnet und boniert werden und das Inkasso der Gesamtsumme zu Teilbeträgen bei mehreren Personen (Tischabrechnung) zeitnah erfolgt, kann die Tischbonierung als einzelne Bareingangsaufzeichnung gewertet werden. Voraussetzung ist, dass der Zeitpunkt der Bonierung, der Verrechnungskreis (Tisch) und die auf die einzelnen Produkte entfallenden Teilbeträge ersichtlich oder ermittelbar sind.

1.2.4. Stock- oder Standverrechnung

Bei einer Stockverrechnung oder Standverrechnung ist der Anknüpfungspunkt der innerbetriebliche Warenverkehr und nicht die vom Unternehmer erzielten Einnahmen. Der Kellner als Mitarbeiter (Erfüllungsgehilfe) des Unternehmers kassiert für diesen in dessen Namen und für dessen Rechnung die Einnahmen und kann daher nicht selbstständig kontrahieren. Eine Stockverrechnung kann etwa für die Kontrolle der Mitarbeiter oder im Rahmen Warenlagerbuchführung verwendet werden, ersetzt aber nicht eine ordnungsgemäße Losungsermittlung.

1.2.5. Automatenumsätze

Wenn Waren oder Dienstleistungen durch Automaten (z.B. Zigarettenautomaten, Personenwaage) verkauft werden, ist die Einzelaufzeichnungspflicht gesondert für jeden einzelnen Automaten durch Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren oder Dienstleistungen (bzw. Zählwerkstand) und Erfassung und Aufzeichnung der vereinnahmten Erlöse möglich. Die Zählwerkstände der einzelnen Automaten sind festzuhalten. Eine tägliche Entleerung der Automaten ist nicht notwenig. Als nächstfolgender Arbeitstag ist der Tag der nächstfolgenden Kassenentleerung des Automaten (siehe Abschnitt 3) anzusehen.

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