UFS RV/0424-S/03

Vertreterpauschale eines Verkaufsrepräsentanten

Entscheidungstext

Der unabhängige Finanzsenat hat über die Berufung des Bw., vertreten durch Dr. Martin Dal-Bianco, 1180 Wien, Abt Karl-Gasse 25/12, gegen den Bescheid des Finanzamtes Zell am See vom 19. Juli 2001 betreffend Einkommensteuer (Arbeitnehmerveranlagung) 1999 entschieden:

Der Berufung wird Folge gegeben.

Die Bemessungsgrundlagen und die Höhe der Abgabe sind dem als Beilage angeschlossenen Berechnungsblatt zu entnehmen und bilden einen Bestandteil dieses Bescheidspruches.

Entscheidungsgründe

Der Bw. war 1999 als Verkaufsrepräsentant der Firma X tätig. In der Erklärung zur Durchführung der Arbeitnehmerveranlagung beantragte er die Berücksichtigung des großen Pendlerpauschales, nachgewiesener Werbungskosten (Absetzung für Abnutzung, Differenz zum amtlichen Kilometergeld usw.) und auch das sogenannte Vertreterpauschale. Vorgelegt wurde u.a. ein Auszug aus dem Fahrtenbuch zur Geltendmachung der Differenzwerbungskosten.

Das Finanzamt anerkannte in der Arbeitnehmerveranlagung einen Teil der nachgewiesenen Werbungskosten. Das Pendlerpauschale sei bereits bei der laufenden Lohnverrechnung berücksichtigt worden und könne nicht noch einmal in Abzug gebracht werden. Das Vertreterpauschale könne nicht gewährt werden, weil der Bw. dem Berufsbild eines Vertreters nicht gänzlich entspreche, zudem laut Reisekostenaufstellung nicht überwiegend im Außendienst tätig sei.

In der dagegen eingebrachten Berufung führte der steuerliche Vertreter des Bw. aus, es werde das erhöhte Pendlerpauschale von S 28.800,00 beantragt. Dem Arbeitgeber sei diese Änderung versehentlich noch nicht mitgeteilt worden. Die Fahrtzeit zum Arbeitsplatz würde pro Fahrt mehr als 2,5 Stunden betragen. Die Tätigkeit des Bw. sei die des Erlangens von Verkaufsabschlüssen. Er beantrage daher die Berücksichtigung des Werbungskostenpauschales gem. BGBl. 1993/32 § 1 Z 9 in Höhe von S 30.000,00 anstelle der darüberhinaus geltend gemachten Werbungskosten.

Mittels Vorhalt forderte das Finanzamt den Bw. auf, den Dienstvertrag und eine Stellenbeschreibung durch den Arbeitgeber sowie die Reiserechnungen 1999 vorzulegen sowie darzulegen welches Gebiet ihm zugewiesen sei, ob er einen eigenen Kundenstock zu betreuen habe, wem er direkt unterstellt sei, ob er auch für die Einschulung, Unterstützung und den Aufbau von Vertriebsmannschaften verantwortlich oder ausschließlich für seinen Kundenkreis verantwortlich sei und wie viel seiner Gesamtarbeitszeit er für den Außendienst investiere.

In der Vorhaltsbeantwortung wurde ausgeführt, der Arbeitsvertrag aus dem Jahre 1994 sei mit Beginn der Tätigkeit in Wien abgeschlossen worden und enthalte nicht die 1999 ausgeübte Tätigkeit. Aus der beigelegten Stellenbeschreibung sei ersichtlich, dass der Bw. in der Niederlassung Salzburg als Verkaufsrepräsentant im Außendienst tätig sei. Er fahre an mehr als zehn Werktagen pro Monat zu seiner Arbeitsstätte nach Salzburg, wonach ihm das große Pendlerpauschale zustehe. Der Bw. betreue Gesamt-Österreich mit dem Schwerpunkt des Bundeslandes Salzburg. Es würden rund 200 Mittelstandskunden in mehr als 50 Prozent der Arbeitszeit außer Haus betreut, wobei marktbedingte Anpassungen erfolgen würden. Der Bw. sei unmittelbar dem Vertriebsleiter Mittelstand unterstellt.

Das Finanzamt wies die Berufung als unbegründet ab, da trotz wiederholter Fristverlängerungen dem Ergänzungsansuchen nicht entsprochen worden sei. Die Reiserechnungen für das Jahr 1999 wären für die Beurteilung, ob die Voraussetzungen für das Pendlerpauschale und in weiterer Folge für das Vertreterpauschale vorliegen würden, unbedingt erforderlich gewesen.

Der Bw. beantragte die Vorlage der Berufung an die Abgabenbehörde zweiter Instanz. Ergänzend wurde Folgendes vorgebracht: Von den 221 Arbeitstagen des Bw. sei er an 129 Tagen im Außendienst gewesen. Grundsätzlich seien die tageweise Außendienste mit einem Besuch der Geschäftsstelle zwecks kurzer Berichterstattung und Koordination verbunden gewesen. Es sei somit nachweislich an mehr als der Hälfte der Arbeitstage im jeweiligen Lohnzahlungszeitraum die Fahrt zum Dienstort absolviert worden, womit die gesetzliche Voraussetzung für die Gewährung der Pendlerpauschale erfüllt sei. Aus den Unterlagen sei ersichtlich, dass im Hinblick auf das Vertreterpauschale mehr als 50 Prozent der Arbeitszeit im Außendienst verbracht worden sei. Zur Dokumentation wurde das für den Arbeitgeber geführte Fahrtenbuch sowie eine Auflistung der Außendiensttage vorgelegt.

In Erfüllung eines Mängelbehebungsauftrages, mit dem das Finanzamt zur Beibringung einer ausreichenden Begründung sowie zur Nachreichung der erforderlichen Unterlagen aufforderte, führte der steuerliche Vertreter des Bw. aus, dass die Geschäftsstelle in Salzburg vor oder nach jeder Außendiensttätigkeit aufgesucht werde, um die einzelnen Geschäftsfälle mit dem Verkaufsteam zu besprechen. Das Kundengebiet seien Großkunden aus dem Bereich Mittelstand mit mehr als 500 Mitarbeitern. Auf Grund der gleitenden Arbeitszeitregelung gebe es keinen Dienstplan. Bei Verwendung durchgehender öffentlicher Verkehrsmittel sei es nicht möglich, den spätest möglichen Dienstbeginn um 9.00 Uhr zu erreichen, ebenso sei es nicht möglich, die Normalarbeitszeit anwesend zu sein. Die überwiegende Außendiensttätigkeit ergebe sich auf Grund der Reiseaufzeichnungen zweifelsfrei. Es liege ein über 50 prozentiger Anteil an Außendienstzeiten in Relation zur Gesamtarbeitszeit vor. Die durchschnittliche Besprechungsdauer vor oder im Anschluss an die Außendiensttätigkeit betrage 30 Minuten. An den Tagen ohne Kundenbesuche würden tiefergehende interne und externe Abstimmungen und Vorbereitungen stattfinden. An 128 Tagen werde Außendienst geleistet, an 98 Tagen würde Innendienst geleistet. Eine vertrauliche Information des Arbeitgebers zur Tätigkeit, Position und Einstufung des Bw. sei bereits übermittelt worden. Aus dieser gehe klar der Beruf eines Territory Representative bzw. eines Verkaufsrepräsentanten hervor. Ein weiteres Schreiben mit einer Arbeitsplatzbeschreibung werde vorgelegt. In der vorgelegten Arbeitsplatzbeschreibung bestätigt der Arbeitgeber, dass der Bw. als Verkaufsrepräsentant im Geschäftsbereich Datenverarbeitung tätig sei, wobei diese Tätigkeit überwiegend im Außendienst im direkten Kontakt mit den Kunden ausgeübt werde. Sie umfasse die Betreuung und Beratung der Kunden in allen Phasen der Verkaufstätigkeit, insbesondere der Geschäftsanbahnung, der Anboterstellung, des Vertragsabschlusses und der nachfolgenden laufenden Betreuung zur Sicherung der Geschäftsbeziehungen. Als Verkaufsrepräsentant sei der Mitarbeiter für alle kaufmännischen Aspekte (Preise, Verträge, Konditionen) der Verkaufsverhandlungen zuständig, während EDV-spezifische Belange der Beratung und Anboterstellung von einem besonders ausgebildeten Systemberater wahrgenommen würden. Verkaufsrepräsentant, Systemberater und der zuständige Vertreibsleiter würden gemeinsam ein Verkaufsteam bilden, in welchem die hoch spezialisierten Kenntnisse, die für den Vertrieb von EDV-Anlagen und der dazugehörigen Softwäre benötigt würden, organisatorisch zusammenfasst seien. Die Mitglieder des Teams seien in direktem Kundenkontakt gleichermaßen am Zustandekommen der Geschäftsabschlüsse beteiligt.

Im einem Erörterungsgespräch wurde festgestellt, dass die Benutzung eines Massenbeförderungsmittels zumutbar ist. Die Wegzeit auf der Strecke von ca. 70 Kilometern beträgt rund zwei Stunden. Der Bw. änderte daraufhin sein Berufungsbegehren dahingehend, dass nunmehr das kleine Pendlerpauschale für eine Fahrtstrecke von über 60 km beantragt wird. Zum Vertreterpauschale führte der Bw. aus, er sei im Jahr 1999 für die großen Salzburger Kunden erster Ansprechpartner im Unternehmen gewesen. Dabei handle es sich vor allem um Bestandskunden in laufender Geschäftsbeziehung. Er habe das gesamte Portfolio verkauft, habe bei den Kunden allein verhandelt und als Handlungsbevollmächtigter die Vertragsabschlüsse gemacht. Die laufende Kundenbetreuung sei unabdingbar, um die vom Unternehmen geforderten Umsatzleistungen zu erbringen und im internen Wettbewerb zu bestehen. Die Dauer der Kundenbesuche sei unterschiedlich, wobei oft mehrere Kundenbesuche miteinander verbunden würden. Ein Innendienstteam bereite Verträge, Angebote und Kalkulationen vor. Im Innendienst nehme er die notwendigen Abstimmarbeiten vor und es erfolge das Reporting. An Heimarbeitstagen verrichte er Innendienst und nehme Termine im Umkreis seines Wohnortes vor. Sein Arbeitgeber verlange keine genauen Aufzeichnung seiner Kundenbesuche. Wesentlich sei die Erfüllung der Umsatzvorgaben. Er werde nach Vertragsabschlüssen entlohnt (70 Prozent Fixum, Rest Provision, Überstundenpauschale). Reisen im Umkreis von 12 Kilometern seien im Kilometerpauschale enthalten und daher im Fahrtenbuch nicht lückenlos aufgezeichnet. Längere Reisen, Bewirtungsspesen und Mobiltelefon würden mit dem Arbeitgeber abgerechnet. Der Bw. legte eine Auflistung der Spesenabrechnungen über einen Betrag von S 131.233 sowie die mit dem Arbeitgeber geschlossene Heimarbeitsvereinbarung vor. Nachgereicht wurde eine Zusammenstellung der absolvierten Kundenbesuche (Außendienst an 143 Tagen). Besonders viele Termine seien bei zwei Kunden warzunehmen gewesen, da der Bw. dort ein besonders großes Geschäftsvolumen gehabt habe. Zwei weitere hätten auf Grund von Schwierigkeiten in laufenden Projekten einer intensiven Betreuung bedurft, um die Kundenzufriedenheit sicher zu stellen. Neben den aufgelisteten Kundenbesuchen seien noch eine Reihe kleinerer Termine bei den am Ende der Liste angeführten Firmen absolviert worden.

Das Finanzamt wurde über die zweitinstanzlichen Ermittlungsergebnisse telefonisch informiert. Die Bedenken über das Vorliegen der Voraussetzungen für Pendler- und Vertreterpauschale wurden dabei aufrechterhalten.

Über die Berufung wurde erwogen:

Pendlerpauschale

Gemäß § 16 Abs. 1 Z 6 EStG 1988 sind Werbungskosten auch Ausgaben des Steuerpflichtigen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Gemäß lit. b sind neben dem Verkehrsabsetzbetrag noch zusätzliche Pauschbeträge zu berücksichtigen, wenn die Fahrtstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, die der Arbeitnehmer im Lohnzahlungszeitraum überwiegend zurückgelegt, mehr als 20 km beträgt und die Benützung eines Massenbeförderungsmittels zumutbar ist. Bei einer Fahrtstrecke von über 60 km waren im Berufungsjahr 15.840 S (1.151,14 €) jährlich zu berücksichtigen.

Der Bw. suchte im Berufungsjahr sein Büro in der Firma mindestens drei Mal in der Woche auf. Die Kilometergeldersätze wurden in der Regel vom Arbeitsort aus berechnet. Die Fahrtstrecke zwischen Wohnung und Geschäftsstelle betrug mehr als 60 Kilometer und die Benützung eines Massenbeförderungsmittels war zumutbar. Vom Arbeitgeber wurde lediglich das kleine Pendlerpauschale für eine Fahrtstrecke von 40 bis 60 Kilometer in Höhe von 10.560 S (767,43 €) berücksichtigt. Nachdem der Bw. im Berufungsjahr die Voraussetzungen für die Gewährung des kleinen Pendlerpauschales für eine Fahrtstrecke von über 60 Kilometern erfüllte, ist der Pauschbetrag mit 1.151,14 € (15.840 S) anzusetzen.

Vertreterpauschale

Gemäß § 1 Z 9 der Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die Aufstellung von Durchschnittssätzen für Werbungskosten von Angehörigen bestimmter Berufsgruppen, BGBl. Nr. 32/1993, können Vertreter anstelle des Werbungskostenpauschbetrages gemäß § 16 Abs. 3 EStG 1988 Werbungskosten in Höhe von 5 Prozent der Bemessungsgrundlage, im Berufungsjahr höchstens 30.000 S (2.180,19 €) jährlich als pauschale Werbungskosten in Anspruch nehmen. Gemäß dem weiteren Verordnungswortlaut muss der Arbeitnehmer ausschließlich eine Vertretertätigkeit ausüben. Zur Vertretertätigkeit gehört sowohl die Tätigkeit im Außendienst als auch die für konkrete Aufträge erforderliche Tätigkeit im Innendienst. Von der Gesamtarbeitszeit muss dabei mehr als die Hälfte im Außendienst verbracht werden.

Vertreter sind nach übereinstimmender Lehre (Hofstätter/Reichlel, Die Einkommensteuer - Kommentar, Tz 6 zu § 17 EStG) und Verwaltungsübung (LStRL Rz 406) Personen, die regelmäßig im Außendienst zum Zwecke der Anbahnung und des Abschlusses von Geschäften und zur Kundenbetreuung tätig sind. Eine andere Tätigkeit, deren vorrangiges Ziel nicht die Herbeiführung von Geschäftsabschlüssen ist, zählt nicht als Vertretertätigkeit (zB Kontrolltätigkeit oder Inkassotätigkeit).

Strittig ist, ob die Pauschalierungsvoraussetzungen im dargelegten Sinn vorliegen. Nach Überzeugung des Unabhängigen Finanzsenates wurden die Bedenken und Zweifel, die das Finanzamt zunächst nicht unbegründet hatte, auf Grund der persönlichen Aussagen des Bw und den ergänzend vorgelegten Unterlagen inzwischen glaubwürdig ausgeräumt. Dem Bw. oblag als Verkaufsrepräsentant im Geschäftsbereich Datenverarbeitung der Verkauf des gesamten Portfolios der Arbeitgeberin. Im Berufungsjahr betreute er einen stabilen Kundenkreis im Kundensegment "Bestandskunden Mittelstand", dem auch zahlreiche Großkunden zugehörten. Seine Tätigkeit umfasste die Betreuung und Beratung der Kunden in allen Phasen der Verkaufstätigkeit, von der Geschäftsanbahnung, der Anboterstellung, des Vertragsabschlusses bis zur laufenden Betreuung zur Sicherung der Geschäftsbeziehungen. Nach den Aufzeichnungen des Bw. hat er 1999 zumindest an 143 von 221 Arbeitstagen Außendienst verrichtet. Die vorgelegte Liste findet Deckung mit den ebenfalls vorliegenden Reisespesenabrechnungen und dem für den Arbeitgeber geführten Fahrtenbuch. Dem Finanzamt ist beizustimmen, dass diese Unterlagen nicht beweisen, dass der Bw. dabei auch mehr als die Hälfte der Arbeitszeit im Außendienst verbracht hat. Es ist aber nach Ansicht des Unabhängigen Finanzsenates glaubwürdig und nachvollziehbar, dass der Abschluss komplexer Aufträge ebenso wie die Sicherung der Kundenzufriedenheit bei auftretenden Problemen intensiver Beratung und Betreuung der Kunden vor Ort bedurfte. Ebenso erfordert die Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehungen regelmäßige Präsenz bei den Kunden. Der Unabhängige Finanzsenat sieht daher auch keinen Anlass, die Aussage des Bw. sowie die Arbeitgeberbestätigung, wonach die Tätigkeit des Bw. überwiegend im Außendienst ausgeübt werde, in Zweifel zu ziehen.

Der Unabhängige Finanzsenat ist deshalb in freier Beweiswürdigung zur Auffassung gelangt, dass der Bw. die Voraussetzungen für die Gewährung des Vertreterpauschales erfüllt. Der Berufung war daher auch in diesem Punkt stattzugeben.

Beilage: 1 Berechnungsblatt

Salzburg, am 10. Juni 2005

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