§ 5

Allgemeiner Zahlungsverkehr

(1) Der Zahlungsverkehr ist nach Möglichkeit bargeldlos abzuwickeln. Bargeldgeschäfte sind auf das unerlässliche Maß zu beschränken.

(2) Der Bargeldbestand der Kassen ist möglichst niedrig zu halten und soll die Höhe der in den folgenden Tagen zu leistenden Barauszahlungen nicht übersteigen. Das nicht benötigte Bargeld ist auf ein Bankkonto der Gemeinde einzuzahlen.

(3) Der Kassier hat über die Bargeldgeschäfte eigene Aufzeichnungen (Kassenberichte) zu führen und den Kassenbestand täglich festzuhalten. Der Kassenbericht hat jedenfalls folgende Rubriken zu enthalten: laufende Nummer, Datum, Name des Einzahlers oder Empfängers, Betrag „Einzahlung“, Betrag „Auszahlung“ und Belegnummer.

(4) Zahlungen, die über ein Bankkonto der Gemeinde geleistet werden, sind mittels einer Durchschrift des Ein- oder Auszahlungsbeleges oder durch Protokolle der Datenübertragung (Sendeprotokoll, Nachweisliste, Datenträger-Überweisungsliste usw.) und durch einen vom Kreditinstitut (Bank) erstellten Kontoauszug nachzuweisen. Werden bei Einzahlungen von den Banken Sammelüberweisungen oder Umsatzlisten zur Verfügung gestellt, so hat die Gemeinde von der Bank die Einzelbelege anzufordern.

(5) Die Kontoauszüge sind gesondert abzulegen und dürfen nicht den Belegen angeschlossen werden. Bei Sammelüberweisungen ist dem Kontoauszug ein Nachweis über die einzelnen Posten (Zählstreifen, EDV-Ausdruck usw.) anzuschließen. Nach Durchführung der Buchungen sind die Belegnummern auf dem betreffenden Kontoauszug anzuführen.

(6) Verwendete Scheckhefte sind sicher zu verwahren. Über ausgestellte Schecks sind Verwendungsnachweise zu führen.

(7) Der Gemeinde übergebene oder übersandte Schecks sind in einem Schecküberwachungsbuch zu dokumentieren. Das Schecküberwachungsbuch hat die laufende Nummer, den Tag der Annahme des Schecks, den Namen des Einzahlers, die Nummer des Schecks und den Betrag zu enthalten.

(8) Wechsel dürfen nicht angenommen werden.

(9) Irrtümlich einer Kasse zugegangene Einzahlungen sind als Verwahrgelder zu behandeln und unverzüglich dem Empfangsberechtigten weiterzuleiten.