§ 55

Aufzeichnungen

(1) Alle Zahlungen (Einnahmen, Ausgaben) müssen belegt sein und sind zeitgeordnet in einem Kassabuch festzuhalten. Das Kassabuch hat die Bezeichnung der Dienststelle und die Blattnummern zu enthalten. Die Eintragungen müssen zumindest die fortlaufende Nummer, das Datum der Buchung, den Gegenstand und den Betrag der Ein- oder Auszahlung beinhalten.

(2) Das Kassabuch ist mit farbbeständigen Schreibmitteln in einer Weise zu führen, die eine dauernde Lesbarkeit, auch der Durchschriften, gewährleistet. Das Umbilden von Zahlen, das Ausschaben, Wegätzen, Überkleben oder eine andere Form der Unkenntlichmachung von Eintragungen ist unzulässig. Berichtigungen sind so durchzuführen, daß die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben. Sie von dem Bediensteten, der sie durchgeführt hat, mit Namenszeichen und Datum zu bestätigen. Richtigstellungen, die erst nach Abschluß der Aufschreibungen notwendig werden, sind durch Berichtigungsbuchungen vorzunehmen. Das Kassabuch ist fortlaufend und zusammenhängend zu führen; Zwischenräume sind unzulässig.

(3) Barzahlungen dürfen nur gegen Quittung erfolgen. Die Kassen haben für Barzahlungen die amtlichen Ein- und Auszahlungsquittungen zu verwenden. Bei Ausstellung einer Einzahlungsquittung ist das Original dem Einzahler auszuhändigen, die erste Durchschrift verbleibt der Kasse und ist von ihr als Beleg der Monatsabrechnung anzuschließen; die zweite Durchschrift verbleibt im Block.

(4) Beim Ausstellen einer Auszahlungsquittung behält sich die Kasse das Original als Beleg für die Monatsabrechnung, die erste Durchschrift ist dem Geldempfänger auszuhändigen und die zweite Durchschrift verbleibt im Block.

(5) Das Ausstellen einer Auszahlungsquittung kann unterbleiben, wenn die Auszahlung vom Empfangsberechtigten auf vorgelegten Belegen (Rechnungen, Sammellisten u. dgl.) bestätigt wird oder beim Einkauf handelsübliche Kassabons ausgefertigt werden.

(6) Die verantwortlichen Kassenorgane haben täglich die Übereinstimmung des Kassen-Sollbestandes mit dem Kassen-Istbestand (Kassenstandsprüfung) festzustellen. Ergibt sich dabei eine Differenz, so ist diese umgehend aufzuklären.

(7) Bei jeder Übergabe der Kassengeschäfte sind das Kassabuch durch Bildung der Summe der Ein- und Auszahlungen abzuschließen, die Übereinstimmung des tatsächlichen Bestandes an Barzahlungsmitteln mit dem sich aus dem Kassabuch ergebenden Stand festzustellen und dies unter Angabe des Datums sowohl vom Übergeber als auch vom Übernehmer im Kassabuch zu bestätigen. Bei Nichteinhaltung der Übergabevorschriften ist der übernehmende Bedienstete für etwaige Unstimmigkeiten verantwortlich.

(8) Die Kassenaufzeichnungen können unter sinngemäßer Einhaltung der Bestimmungen der Abs. 1 bis 7 auch EDV-unterstützt geführt werden.