3. Teil

Verrechnung

1. Abschnitt

Grundsätze

§ 22

Allgemeine Grundsätze

(1) Die Landesbuchhaltung darf grundsätzlich nur dann Verrechnungen durchführen, wenn eine schriftliche Anordnung (Zahlungs- und Verrechnungsauftrag) vorliegt. Mündliche Anordnungen oder im Wege der Nachrichtenübermittlung sind unzulässig.

(2) Die Landesbuchhaltung hat Zahlungen, zu deren Annahme das Amt der Landesregierung nicht offenkundig unzuständig ist, auch dann entgegenzunehmen, wenn kein Auftrag vorliegt. In diesen Fällen entscheidet die Landesfinanzabteilung im Einvernehmen mit der kreditbewirtschaftenden Stelle über die Annahme und Verrechnung.

(3) Die Buchführung und Verrechnung muß so gestaltet sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle und über die finanzielle Lage des Landes vermitteln kann. Die Geschäftsfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

(4) Von den abgesendeten Geschäftsstücken sind Abschriften (Kopien) zurückzubehalten. Diese Abschriften sowie die empfangenen Geschäftsstücke sind geordnet aufzubewahren. Werden Daten auf elektronischem Weg übertragen, so muß ihre Lesbarkeit in geeigneter Form gesichert sein.

(5) Zur ordnungsgemäßen Buchführung und Verrechnung sowie zur Aufbewahrung der im Abs. 4 genannten Schriftstücke können elektronische Datenträger verwendet werden. Vor der Einführung und Veränderung von Datenverarbeitungsvorhaben, die zur automationsunterstützten Erledigung von Aufgaben der Haushaltsführung eingesetzt werden, ist das Einvernehmen mit der Landesbuchhaltung herzustellen.

(6) Bei Verwendung von elektronischen Datenträgern muß die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete, hinsichtlich der im Abs. 4 genannten Schriftstücke auch die urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen gemäß § 86 jederzeit gewährleistet sein. Soweit solche Unterlagen nur auf elektronischen Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftsgetreuen Wiedergabe.

(7) Bei der Anwendung eines Datenverarbeitungsverfahrens im Rahmen der Haushaltsführung ist sicherzustellen, daß

• - dokumentierte, freigegebene und gültige Programme verwendet werden,
• - die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung und Datenausgabe durch Kontrollen gewährleistet sind,
• - in den Verfahrensablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
• - Vorkehrungen gegen einen Verlust oder eine unkontrollierte Veränderung der gespeicherten Daten getroffen worden sind,
• - die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind,
• - bei Ausfall eines automationsunterstützten Verfahrens Vorkehrungen zur Fortführung der Aufgaben der Haushaltsführung im unbedingt notwendigen Ausmaß getroffen werden.