§ 16

Führung von Aufzeichnungen

(1) Eintragungen in die Aufzeichnungen sind deutlich lesbar, vollständig, richtig, rechtzeitig und geordnet vorzunehmen. Hiefür sind weiters schwer entfernbare Schreibmittel zu verwenden.

(2) Bei der Änderung von Eintragungen muss der ursprüngliche Inhalt weiterhin erkennbar bleiben. Änderungen sind durch Beifügen des Namenszeichens (Paraphe) der ändernden Person und des Datums der Änderung, allenfalls auch der Uhrzeit, zu bestätigen.

(3) Absetzungsbuchungen müssen als solche gekennzeichnet sein.

(4) Bei der Verwendung von Abkürzungen muss der Inhalt des Buchungstextes weiterhin allgemein verständlich bleiben.

(5) Bei der Eintragung von Zahlungen nach der Zeitfolge dürfen Zeilen nicht freigelassen und eine Zeile darf nicht für mehrere Buchungen verwendet werden.

(6) Eintragungen müssen vom Journal zum Beleg, Sachkonto und Kontoauszug oder Kassenabschlussbericht und in umgekehrter oder beliebiger Reihenfolge klar, lückenlos, einfach und rasch kontrollierbar sein (Buchungsnummer, Belegnummer).

(7) Für die Kontrolle sind Journalausdrucke zur Verfügung zu stellen, in denen die Gebarungsfälle analog der Belegablage geordnet sind (getrennte Belegkreise).

(8) Werden Aufzeichnungen auf losen Blättern geführt, so sind die Blätter seitenweise fortlaufend zu nummerieren.

(9) Nach einem regelmäßigen Abschluss (Tagesabschluss, Monatsabschluss, Jahresabschluss) dürfen Beträge in den Spalten der Journale, Sachkonten und Zahlungswegekonten nicht mehr geändert werden. Sind Eintragungen zu berichtigen, so ist der Unterschiedsbetrag durch eine neue Eintragung zu- oder abzusetzen. Bei den Berichtigungsbuchungen sind wechselseitige Hinweise anzubringen.

(10) Die Abs. 2 bis 7 und 9 gelten für die Verwendung von Datenträgern nach § 102 TGO sinngemäß.