§ 86

Aufbewahrungsfrist

(1) Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen sind, soweit im folgenden nicht anderes bestimmt ist, durch 7 Jahre hindurch sicher und geordnet aufzubewahren. Die Frist beginnt

• - mit Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnungsbelege beziehen,
• - bei Vorhaben, die sich über mehrere Jahre erstrecken (z. B. Bauvorhaben), nach vollständigem Abschluß des Vorhabens (z. B. Kollaudierung).

(2) Länger aufzubewahren sind:

• - Listen der offenen Gebarungsfälle, getrennt nach Jahren;
• - Unterlagen, für die aus Gründen der Beweissicherung, insbesondere zur Sicherung wichtiger dinglicher oder obligatorischer Rechte (z. B. Pfandbestellungsurkunden, Bankgarantien), eine längere Aufbewahrung geboten ist;
• - Unterlagen, wenn gegen Bedienstete oder sonstige Personen (z. B. Zahlungsempfänger) eine Untersuchung anhängig ist, und zwar bis zur vollständigen Erledigung des Verfahrens.

  Ist eine verlängerte Aufbewahrung aus den vorgenannten Gründen erforderlich, so ist die Landesbuchhaltung hievon von der kreditbewirtschaftenden Stelle in Kenntnis zu setzen.

(3) Ständig aufzubewahren sind:

• - Konten aller Verrechnungskreise getrennt nach Jahren (ausgenommen die Personenkonten),
• - Landesrechnungsabschlüsse mit sämtlichen Beilagen,
• - Lohnkonten.

(4) Die aufzubewahrenden Rechnungsbelege sind, soweit sie für die laufenden Amtsgeschäfte nicht mehr erforderlich und nicht nach besonderen Vorschriften an andere Dienststellen abzugeben sind, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in trockenen und versperrten Räumen aufzubewahren.

(5) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Verrechnungsunterlagen auszuscheiden. Vor ihrer Vernichtung sind sie dem Steiermärkischen Landesarchiv unter deren allgemeiner Beschreibung anzubieten, wenn sie der Vorstand der Landesbuchhaltung für historisch bedeutsam erachtet. Zur Vernichtung bestimmte Unterlagen und Aufschreibungen sind in einem Protokoll, das von dem mit der Ausscheidung betrauten Bediensteten zu fertigen ist, festzuhalten und dann unter Aufsicht zu vernichten.