§ 7
Anbieten von Unterlagen

(1) Die Behörden und Dienststellen des Landes und der Gemeinden sowie die sonstigen öffentlichen Stellen nach § 5 Abs. 1 lit. b (anbietende Stellen) haben der Anstalt nach Ablauf der gesetzlich oder sonst festgelegten Aufbewahrungsfristen jene Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Besorgung ihrer laufenden Aufgaben nicht mehr benötigen. Sofern Schriftgut, das personenbezogene Daten enthält, aufgrund datenschutzrechtlicher Vorschriften zu löschen oder zu vernichten ist, hat es die Anstalt vor seiner Löschung oder Vernichtung auf seine Archivwürdigkeit (§ 3 lit. c) zu überprüfen; wird diese Eigenschaft festgestellt, ist das Schriftgut – unter Einhaltung der erforderlichen Datensicherheitsmaßnahmen – der Anstalt zu übergeben. Anzubieten sind auch solche Unterlagen, die aufgrund von Rechtsvorschriften Geheimhaltungsverpflichtungen unterliegen. Die Verpflichtung zum Anbieten von Unterlagen besteht nicht für Gemeinden und sonstige öffentliche Stellen, die selbst über entsprechende Einrichtungen zur Archivierung verfügen, wenn durch diese die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung der Unterlagen sichergestellt wird.

(2) Die Anstalt darf durch Vereinbarungen mit den anbietenden Stellen

1. a) auf das Anbieten von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung verzichten und
2. b) für den Fall der Anbietung automationsunterstützt verarbeiteter Informationen die Form der Datenübermittlung näher festlegen.

(3) Vor der Übernahme von Unterlagen haben die anbietenden Stellen Vertretern der Anstalt Einsicht in die anzubietenden Unterlagen sowie in die Fundbehelfe der Registraturen (Kataloge, Protokolle, Register, Indizes udgl.) zu gewähren.

(4) Wird der Anstalt die Übernahme von Unterlagen von Behörden und Dienststellen des Bundes angeboten, hat die Anstalt durch Vereinbarungen mit den anbietenden Stellen die nähere Vorgangsweise betreffend die Auswahl und die Übernahme der Unterlagen festzulegen.

(5) Werden der Anstalt archivwürdige Unterlagen von sonstigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts (§ 5 Abs. 2) oder private archivwürdige Unterlagen zur dauernden Aufbewahrung angeboten und besteht an deren Übernahme ein öffentliches Interesse, hat die Anstalt durch Vereinbarungen mit den anbietenden Stellen die nähere Vorgangsweise betreffend die Auswahl und die Übernahme der Unterlagen festzulegen. Im Rahmen dieser Vereinbarungen ist nach Möglichkeit sicherzustellen, daß für die Benützung übernommener Unterlagen die Benützungsregelungen für öffentliche Archivalien Anwendung finden.

12.03.2019