Aufbewahrung der Bücher und Belege

§ 68

(1) Bücher, Rechnungsbelege, Kontoauszüge, Scheckhefte usw sind gesichert aufzubewahren. Die Speicherung und Archivierung von Daten auf elektronischen Speichermedien ist zulässig, wenn die Daten unveränderbar gespeichert werden und jederzeit ausgedruckt werden können. Eine ebenfalls unveränderbare Kopie des Speichermediums ist an einem gesicherten Ort außerhalb des Gemeindeamtes (zB Banktresor, Bankschließfach) zu verwahren. Die Zugriffsberechtigungen zu den elektronisch erfaßten Daten oder Teilen davon sind vom Bürgermeister schriftlich zu erteilen.

(2) Die Verwahrung der im Abs 1 aufgezählten Unterlagen hat mindestens zehn Kalenderjahre zu erfolgen.

(3) Die Rechnungsabschlüsse sind dauernd aufzubewahren.

(4) Über die Ausscheidung und Vernichtung von Büchern, Buchungsbelegen, Kontoauszügen udgl nach Ablauf der im Abs 2 angeführten Frist sind Protokolle zu verfassen, die vom Bürgermeister und vom Kassenverwalter zu unterfertigen sind.