§ 5

Archivierung von Archivgut des Landes

(1) Unterlagen, die bei den im § 3 Abs. 2 lit. a, b und c genannten Stellen anfallen und die nicht mehr benötigt werden, sind nach dem Ablauf einer in den jeweiligen Organisationsvorschriften festgelegten Frist, jedoch spätestens nach 30 Jahren, zur Archivierung bereitzustellen. Bis zu diesem Zeitpunkt sind die Unterlagen systematisch geordnet und sicher aufzubewahren. Die Archivwürdigkeit dieser Unterlagen ist in Zusammenarbeit mit dem Landesarchiv zu beurteilen. Zu diesem Zweck ist dem Landesarchiv ein vollständiger Einblick in die Unterlagen zu gewähren.

(2) Unterlagen, die bei einem Mitglied der Landesregierung oder beim Präsidenten oder Vizepräsidenten des Landtages in Ausübung ihrer Funktion anfallen und die nicht mehr ständig benötigt werden, sind nach dem Ausscheiden des jeweiligen Mitglieds der Landesregierung oder des Präsidenten oder Vizepräsidenten des Landtages aus dem Amt zur Archivierung bereitzustellen. Bis zu diesem Zeitpunkt sind die Unterlagen systematisch geordnet und sicher aufzubewahren. Die Archivwürdigkeit dieser Unterlagen ist vom ausscheidenden Mitglied der Landesregierung oder vom Präsidenten oder Vizepräsidenten des Landtages in Zusammenarbeit mit dem Landesarchiv zu beurteilen.

(3) Bestehen zwischen dem ausscheidenden Mitglied der Landesregierung oder dem Präsidenten oder Vizepräsidenten des Landtages und dem Landesarchiv unterschiedliche Auffassungen über die Archivwürdigkeit von Unterlagen, so hat die Behörde von Amts wegen einen Feststellungsbescheid über die Archivwürdigkeit der Unterlagen zu erlassen.

(4) Im Fall der Archivwürdigkeit der Unterlagen sind diese in der ursprünglichen Ordnung und mit den dazugehörigen Findmitteln dem Landesarchiv zu übergeben. Zu übergeben sind auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, die entweder der Amtsverschwiegenheit, datenschutzrechtlichen Regelungen oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften einschließlich solcher über Berufsgeheimnisse unterliegen oder nach einer Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten, wenn nicht die Speicherung der personenbezogenen Daten unzulässig war. Digitale Unterlagen, deren Übergabeformat nicht durch Organisationsvorschriften geregelt ist, sind in einem mit dem Landesarchiv abzustimmenden Format zu übergeben.

(5) Die übergebende Stelle ist auch nach der Übergabe an das Landesarchiv berechtigt, das Archivgut selbst jederzeit zu benützen.

28.12.2017