2. Teil

Gebarungsvollzug

1. Abschnitt

Bestellungen und Auftragserteilungen

§ 12

Verfahren bei Bestellungen und Auftragserteilungen

(1) Jeder Auftrag zur Erbringung einer Lieferung oder Leistung hat, soweit im folgenden nicht anderes bestimmt ist, schriftlich unter Beachtung des steiermärkischen Vergabegesetzes zu erfolgen. Die Vornahme einer schriftlichen Bestellung nach Einlangen der gegenständlichen Rechnung ist unzulässig.

(2) Bestellungen dürfen nur dann vergeben werden, wenn die Kosten des betreffenden Auftrages in den zugewiesenen Krediten ihre Bedeckung finden. Hiezu sind in den Kreditstandsvormerkungen der kreditbewirtschaftenden Stellen sowie deren nachgeordneten Dienststellen neben den Zahlungen auch alle Bestellungen, gleichgültig ob diese mit oder ohne Bestellschein erfolgt sind, als Verpflichtung vorzumerken.

(3) Die schriftlichen Bestellungen sind mit Bestellscheinformular oder Auftragsschreiben aufzugeben. Auftragsschreiben sind insbesondere dann auszufertigen, wenn besondere Vertragsbedingungen festgelegt werden müssen oder die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen einer eingehenden Beschreibung bedürfen. Die Auftragsschreiben sind vom Anordnungsbefugten bzw. von dem von ihm Bevollmächtigten zu unterfertigen.

(4) Bestellscheine (Auftragsschreiben) haben folgende Angaben zu enthalten:

• - Bezeichnung der bestellenden Dienststelle,
• - Ort, Datum und Geschäftszahl der Bestellung,
• - Name und Anschrift des Auftragnehmers,
• - die genaue Bezeichnung der bestellten Leistung und Qualität bzw. die genaue Beschreibung der aufgetragenen Arbeiten, nötigenfalls auch nähere Angaben, wo die Erbringung der Leistung zu erfolgen hat,
• - die Frist, innerhalb der die Leistung zu erbringen ist,
• - den Einzelpreis und das Gesamtentgelt in Übereinstimmung mit einem Kostenvoranschlag oder Tarif und allfällige Spesen, gegebenenfalls die voraussichtlichen Preise, wenn die genaue Preisangabe bei der Bestellung nicht möglich ist, sowie bei größeren Aufträgen einen Hinweis auf die in einem Leistungsverzeichnis zum Vertragsbestandteil gemachten Einheitspreise,
• - die Zahlungsfristen und Zahlungsbedingungen (Höhe der Teilzahlungen und deren Fristen, Preisnachlässe),
• - weitere Vertragsbedingungen (z. B. Pönale, Gewährleistungsfrist, Haftrücklaß).

(5) Sofern die Lieferbedingungen bereits in einem Angebot festgehalten sind, ist im Bestellschein (Auftragsschreiben) auf das Angebot Bezug zu nehmen.

(6) Die Nummer des Bestellscheines bzw. das Geschäftszeichen des Auftragsschreibens sind auf der Rechnung anzuführen.

(7) Der offizielle Bestellschein besteht aus drei Teilen. Die Bestellscheine sind in Bestellscheinheften fortlaufend paginiert und mit Durchschrift auszufüllen. Blatt 1 ist – in allen Teilen ausgefüllt – an den Auftragnehmer abzusenden. Blatt 2 ist der einlaufenden Firmenrechnung beizuschließen und Blatt 3 verbleibt als Kontrolle im Bestellscheinheft. Das Bestellscheinheft gilt als Bestellevidenz. Ausgefüllte und noch im Bestellscheinheft befindliche Bestellscheindurchschriften bedeuten, daß die Lieferung noch nicht oder noch nicht zur Gänze erfolgt ist. Bei Auftragsschreiben bzw. EDV-unterstützt erstellten Bestellformularen ist sinngemäß vorzugehen.

(8) Die schriftliche Bestellung kann entfallen

• - bei Bestellungen aller Art, sofern im Einzelfall die Wertgrenze von € 600 (ohne Umsatzsteuer) nicht überschritten wird,
• - beim sogenannten „Handeinkauf“ bzw. bei Anschaffungen, bei denen nach Handelsbrauch Sofortzahlung ohne besondere Formalitäten üblich ist (z. B. Einkauf auf Märkten, bei Landwirten, in Trafiken),
• - bei Gefahr im Verzug oder wenn aus anderen Gründen eine besondere Dringlichkeit zur Leistungserbringung geboten und eine rechtzeitige schriftliche Bestellung nicht möglich ist,
• - bei laufender Inanspruchnahme von Leistungen gegen periodische Abrechnung und Bezahlung (z. B. Energiebezüge, Telefon, Wasser, Reinigung, Lebensmittellieferungen).

  Geht die Berechtigung zur Ausnahme von der schriftlichen Bestellung aus der Rechnung nicht hervor, ist auf der Rechnung oder dem Zahlungsauftrag hiefür eine Begründung anzugeben.

Anm.: in der Fassung LGBl. Nr. 14/1999, LGBl. Nr. 24/2001