Protokoll
Unterlagen
Anstelle der Aussendung und Übermittlung schriftlicher Unterlagen hat sich die Einrichtung von elektronischen Ablagesystemen („share point“) bewährt und erleichtert dadurch die Aufbewahrung und den Zugang zu Dokumenten, die für den Aufsichtsrat relevant sind. Jedes Aufsichtsratsmitglied erhält elektronischen Zugang und kann jederzeit Unterlagen – auch früherer Sitzungen und vorangegangener Geschäftsjahre – abrufen. Allerdings kann und darf nicht zugemutet werden, dass jedes Mitglied des Aufsichtsrats regelmäßig die Bereitstellung von Post kontrolliert, zumal ja dieses System voraussetzt, dass ein Mitglied des Aufsichtsrats über die Einrichtungen verfügt, die ihm den Zugang ermöglichen. Es muss daher zusätzlich auf herkömmlichem Weg – soweit dies festgelegt ist: per E-Mail – die Bereitstellung von Einberufungsschreiben und Unterlagen mitgeteilt werden. Diese Zugangsmöglichkeit muss jedenfalls bis zum Ausscheiden aus dem Aufsichtsrat bestehen. Sie muss einem ausgeschiedenen Mitglied des Aufsichtsrats aber auch dann eingeräumt werden, wenn nach seinem Ausscheiden Ansprüche gegen ihn erhoben werden und die Unterlagen zur Abwehr derartiger Ansprüche, insbesondere auch in Gerichtsverfahren, als Beweismittel benötigt werden.